Multifunktionssysteme und Full-Service für Verbandsgemeindeverwaltung Wirges

Die Verbandsgemeindeverwaltung Wirges plant die Beschaffung von dreizehn digitalen Multifunktionssystemen zur Miete, inklusive eines Full-Service-Vertrags mit einer Laufzeit von 48 Monaten. Die Ausschreibung umfasst die Lieferung, Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme der Geräte, sowie deren Abholung bei Vertragsende. Die angebotenen Geräte müssen fabrikneu sein und den aktuellen Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien entsprechen. Es werden Druckertreiber für Windows 11 und Windows Server 2019 benötigt, um die Einbindung in das bestehende Unternehmensnetzwerk zu gewährleisten. Die Geräte sollen automatisiert Zählerstand-, Toner- und Wartungsmeldungen an den Auftragnehmer und den Auftraggeber senden. Ein wesentlicher Bestandteil der Ausschreibung ist die Möglichkeit, Druck- oder Kopieraufträge verschiedenen Kostenstellen zuzuordnen und Druckaufträge erst nach Eingabe einer Kennung am Display zu aktivieren. Zudem soll ein Kopier-/Drucklimit für s/w- und Farbseiten pro Mitarbeiter/Kostenstelle einstellbar sein. Der Zugriff auf die Gerätefunktionen soll über eine Printmanagementlösung mit Chip-Authentifizierung erfolgen, idealerweise auch über mobile Endgeräte. Im Hinblick auf den Zugriffs- und Informationsschutz sind Sicherheitsvorkehrungen wie Schutz vor unautorisiertem Zugang, automatische Datenüberschreibung auf der Festplatte und verschlüsselte Datenübertragung gefordert. Die Spezifikationen der Geräte variieren: Ein Farbystem soll ca. 70 Seiten/Minute drucken, elf Farbsysteme ca. 40 Seiten/Minute (mit Großraumkassette) und ein Gerät ca. 30 Seiten/Minute (ohne Großraumkassette). Alle Geräte müssen farbig kopieren, drucken und scannen können, verschiedene Papierformate und -grammaturen unterstützen, Duplexdruck/-kopie ermöglichen und über ausreichend RAM und Festplattenspeicher verfügen. Die Scanauflösung muss mindestens 600 DPI betragen, und verschiedene Scanmethoden wie Scan to Email und Scan to Network sind erforderlich. Der Full-Service-Vertrag beinhaltet die Stellung aller Systeme, Verbrauchsmaterialien, Ersatz- und Verschleißteile sowie deren Entsorgung. Zudem sind Funktionsprüfungen, Schulungen und Serviceleistungen wie Reparaturen, Wartung und die Stellung von Ersatzgeräten inkludiert. Ein Hotline-Support und Kundendienst müssen während der üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein, und die Reaktionszeit für Störungsbeseitigungen soll einen Arbeitstag nicht überschreiten. Optional werden Kosten für Folgekopien und Vergütungen für Minderkopien berücksichtigt. Die Anlieferung der Geräte erfolgt an verschiedenen Standorten der Verbandsgemeinde Wirges, und die Installation ist zu dokumentieren. Nach Vertragsende sind die Maschinen durch den Auftragnehmer abzubauen.