Dokumentationssoftware für den Landkreis Eichsfeld

Gegenstand der Beschaffung ist eine Dokumentationssoftwarelösung für die Liegenschaften des Landkreises Eichsfeld. Die Software soll für die Dokumentation in den Bereichen Brandschutz, Arbeitssicherheit, Facility Management und allen angrenzenden Bereichen eingesetzt werden. Ziel ist eine durchgängige, rechtssichere und medienbruchfreie digitale Dokumentation aller prüfpflichtigen Objekte sowie eine effektive Maßnahmenverfolgung im Rahmen gesetzlicher Betreiberverantwortung. Die Software muss offline-fähig sein und eine rechtssichere Datensynchronisation ermöglichen. Eine datenbankbasierte Client-Server-Struktur (On-Premises-Betrieb) mit zentraler Speicherung aller Daten auf unternehmenseigenen Systemen ist zwingend erforderlich. Die Software muss eine automatisierte, kontrollierte Synchronisation zwischen Offline-Geräten und zentralem System ermöglichen. Weiterhin wird ein modularer Aufbau mit konfigurierbaren Vorlagen gefordert, der frei konfigurierbare Formulare, Checklisten und Berichtsvorlagen erlaubt. Die Software muss es ermöglichen, Mängel automatisch aus Formularergebnissen zu generieren, inklusive Status, Zeitstempel, Benutzerzuweisung und Historie. Alle prüfpflichtigen Objekte müssen in einer zentralen Datenbank abgebildet werden können, inklusive Verknüpfung von Wartungs-, Prüf- und Kontrollintervallen mit automatischer Erinnerungsfunktion. Bauteiltypen (z. B. Feuerlöscher, Türen, Fluchtwege, Brandschutzklappen etc.) müssen anpassbar und unbegrenzt in Struktur und Anzahl pflegbar sein. Zudem wird eine QR-Code-basierte Mängelfreimeldung direkt am Objekt gefordert, über die Mängel vor Ort per Scan aufgerufen und rechtssicher freigemeldet werden können. Der Freimeldeprozess muss revisionssicher im System dokumentiert werden. Die Software soll medienspezifische Berichte und PDF-Erstellung ermöglichen, inklusive der Erzeugung von standardisierten und individuellen Berichten (z. B. Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmenprotokolle) mit Firmenlogo und Formatvorlagen. Die Ausgabe soll als dynamisches PDF-Dokument aus einer HTML-basierten Vorlage erfolgen. Es werden flexible Lizenzmodelle und Datenschutzkonformität gefordert, wobei die Software sowohl als Einzelplatzlösung als auch in einer Floating- oder Mehrplatzumgebung betrieben werden können muss. Die Software muss die DSGVO-Anforderungen vollständig erfüllen, insbesondere bei On-Premises-Betrieb ohne dauerhafte Cloudabhängigkeit. Eine Herstellerdatenbank, in der schon fertige Bauteile/Objekte zum Import angeboten werden, ist ebenfalls erforderlich. Es wird ein gleichzeitiger Zugang und bis zu 4 Benutzer-IDs benötigt.