E-Procurement-Plattform für den Zentralen Einkauf Bad Honnef

Die Stadt Bad Honnef plant die Einführung einer zentralen, webbasierten E-Procurement-Plattform für 120 Benutzer und 30 Lieferanten, mit optionalen Erweiterungen. Das System soll den gesamten Beschaffungsprozess digital abbilden, von der Bedarfserfassung bis zur Rechnungsprüfung. Die Plattform soll optional Funktionen zur Durchführung von Ausschreibungen, Angebotsvergleichen und Rechnungsfreigabe bieten. Die Realisierbarkeit dieser Funktionen ist als zukünftige Option darzustellen. Der Auftragnehmer ist für die Installation und Konfiguration der Lösung verantwortlich, einschließlich der technischen Bereitstellung, Parametrisierung, Einrichtung der Organisationsstruktur, Einspielung von Katalogdatensätzen und Anlage von Benutzerkonten. Die Plattform soll modular aufgebaut und bis zu 300 Benutzer skalierbar sein. Die Lösung soll als SaaS in Deutschland gehostet werden und Standardschnittstellen zu Drittsystemen bieten. Sie soll dynamische Genehmigungsworkflows abbilden, Kataloge verwalten, mandantenfähig sein und SSO unterstützen. Eine optionale mobile Nutzung mit App-Funktionen ist vorgesehen. Die Plattform soll konfigurierbare Kontierungslogik und Regeln bieten sowie ein Schulungs- und Supportkonzept beinhalten. Optional sind Vertragsmanagement und Dokumentation. Die Lösung muss die geltenden Datenschutzbestimmungen einhalten und Reporting-Funktionen bieten. Die Plattform soll auf marktüblichen Technologien basieren und auf Windows- oder Linux-Servern mit relationaler Datenbank lauffähig sein. Es werden Open Standards, TLS 1.2+ Verschlüsselung, ISO 27001 zertifiziertes Hosting und regelmäßige Backups gefordert. Der Bieter muss einen qualifizierten Support gemäß SLA gewährleisten, inklusive garantierter Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Monitoring und Logging mit Alert, Patch- und Release-Management sowie Dokumentation der Betriebsprozesse. Das System muss eine intuitive Bedarfserfassung ermöglichen, mit flexiblen Genehmigungsworkflows und Statusanzeige. Es soll die Integration von Lieferantenkatalogen unterstützen und Artikel mit Langtexten, Daten und Bildern anreichern können. Das System soll Bestellungen verwalten, Wareneingänge erfassen und automatische Mahnungen versenden. Optional soll es Ausschreibungen durchführen, Angebote vergleichen und Lieferanten verwalten können. Ebenfalls optional sind Funktionen für Vertragsmanagement und Reporting. Administratoren sollen Benutzerrollen, Genehmigungsregeln und Kataloge konfigurieren können. Die optionale App soll operative Prozesse wie Bedarfserfassung und Wareneingang unterstützen. Die Lösung muss eine hohe Verfügbarkeit, Performance und Skalierbarkeit gewährleisten. Es ist ein Backup- und Wiederherstellungskonzept vorzulegen, mit täglichen Backups und definierten Wiederherstellungszeiten. Das System muss über ein proaktives Monitoring verfügen und Sicherheitsvorfälle melden. Ein Release- und Update-Management-Prozess ist erforderlich. Die Lösung soll standardisierte Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung, Katalogen, Ausschreibungsplattformen, Reporting- und Archivsystemen sowie zur Benutzerverwaltung unterstützen. Die Lösung muss sämtliche Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit erfüllen, insbesondere die DSGVO. Es sind technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, Verschlüsselung und Datensicherheit zu gewährleisten sowie Sicherheitsvorfälle zu melden. Das System muss ein differenziertes, rollenbasiertes Benutzer- und Berechtigungskonzept unterstützen. Ein strukturierter Projektverlauf mit definierten Meilensteinen ist erforderlich, einschließlich eines Einführungs- und Migrationskonzepts. Es sind Schulungsmaßnahmen und eine umfassende Dokumentation bereitzustellen. Ein verbindliches Supportkonzept mit definierten Service Levels ist vorzulegen.