Rahmenvertrag digitale Ausgangspost und Briefversand für Jobcenter Stralsund

Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe der Dienstleistungen für die digitale Ausgangspost des Eigenbetriebs Jobcenter Vorpommern-Rügen. Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über vier Jahre mit Option auf Verlängerung um ein weiteres Jahr. Das geschätzte jährliche Auftragsvolumen beträgt rund 200.000 Dokumente, die werktäglich in Produktionsläufen verarbeitet werden sollen. Dies umfasst Massensendungen, Dokumente mit und ohne Anlagen sowie Dokumente mit Postzustellungsurkunde. Der Dienstleister soll die digitalen Dokumente (PDF-Dateien) abrufen, drucken, kuvertieren, frankieren und dem Empfänger zustellen. Ein geschlossener Prozess für Druck und Kuvertierung ist zwingend erforderlich, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten. Erwartete Leistungen umfassen eine einmalige Systemintegration, Datenaufbereitung, Dokumentenproduktion und Versand sowie Portoservice. Die Software muss eine umfangreiche Nutzerverwaltung mit hierarchischer Struktur, Unterteilung in Fachgebiete und mehrstufigen Freigaben ermöglichen. Eine 30-tägige Archivierung der versendeten Dokumente mit anschließender automatischer Löschung ist vorgesehen. Die Software muss mit aktuellen Windows-Betriebssystemen kompatibel sein und eine automatische Formaterkennung für die Aufteilung von Sendungssammlungen bieten. Die Datenübergabe vom Auftraggeber an den Auftragnehmer soll automatisiert, sicher und verschlüsselt erfolgen, wofür Druckertreiber zur Verfügung gestellt werden müssen. Alle Ressourcen wie Schriften und Bilder müssen in den Druckdatenstrom eingebunden werden. Die Datenübermittlung soll über mehrere Zustellkanäle in gängigen Formaten möglich sein und transparent dokumentiert werden. Eine sichere Rückübermittlung archivierter Daten in die Systeme des Auftraggebers muss gewährleistet sein. Im Rahmen der Datenverarbeitung sind automatisierte Prüfungen der Sendungen erforderlich, wie Layout-Prüfung, Seitenzahl-Schwellwertprüfung, Portokostenoptimierung und Adressgültigkeitsprüfung. Nutzer sollen über nicht verarbeitungskonforme Dokumente informiert werden, und es muss eine Möglichkeit zur automatisierten Erkennung und Korrektur von Adressfeldern bestehen. Der Druck soll auf mindestens 80g weißem Papier mit einem Weißegrad nach CIE 85 in schwarz/weiß erfolgen, wobei umweltfreundliches Papier mit dem Gütezeichen „Blauer Engel“ oder gleichwertige Zeichen bevorzugt wird. Grenzwerte für mineralölbasierte Farben und Isopropanol sind zu beachten. Druckeinstellungsmöglichkeiten wie Simplex/Duplex müssen vorhanden sein. Die Kuvertierung erfolgt mit passenden Briefumschlägen, wobei eine automatische Aufteilung nach postalischen Basisformaten National möglich sein muss. Die Zustellung sollte im Regelfall innerhalb von 2 Werktagen erfolgen, und Postrückläufer sind innerhalb von 5 Werktagen zurückzusenden oder ersichtlich zu machen. Der Grundsatz der ökologischen Nachhaltigkeit ist bei der Vertragsgestaltung und Angebotsbewertung zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer ist für die Softwarewartung verantwortlich und muss den Auftraggeber mindestens 5 Tage im Voraus über Einschränkungen informieren. Bei Systemstörungen muss ein Support innerhalb der Betriebszeiten erreichbar sein und die Störung innerhalb von 24 Stunden behoben werden. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, die Funktionalität der angebotenen Komponenten in seiner Systemumgebung zu testen. Die Datenübertragung muss über eine verschlüsselte Verbindung erfolgen und die Mindestsicherheitsanforderungen des BSI erfüllen. Die physische Briefverarbeitung muss durch qualifiziertes Personal erfolgen, und die Zustellung muss durch einen nach dem Postgesetz zugelassenen Dienstleister erfolgen. Die Abrechnung erfolgt monatlich nach tatsächlichem Briefaufkommen. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach den Kriterien Preis (60%), Funktionalität/Service (30%) und Nachhaltigkeit (10%). Eine Testphase des Systems ist für 4 Wochen geplant.