Druck, Kuvertierung und Versand von Briefsendungen mit Software und Service

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock sucht einen Dienstleister für einen Rahmenvertrag, der den Druck, die Kuvertierung und den Versand von Briefsendungen sowie zugehörige Services umfasst. Der Auftrag ist in zwei Lose aufgeteilt. Los 1 konzentriert sich auf die Datenübertragung, das Versenden und das Sammeln von Behördenpost mit identischen Empfängeradressen, sowohl national als auch international. Dies beinhaltet den Druck auf A4-Papier (80 g/m²) ein- oder beidseitig, mit Sendungen, die bis zu vier Blätter A4 (beidseitig bedruckt, maximal 50g) enthalten. Bescheide mit gleicher Adresse sollen gesammelt und wöchentlich versendet werden, während andere Behördenpost tagaktuell versendet werden kann. Los 2 deckt die Datenübertragung, den Druck, die Kuvertierung und den Versand von Behördenpost speziell für den Bereich Hundesteuer ab. Hierbei wird auf A4-Papier (120 g/m²) ein- oder beidseitig gedruckt, mit ähnlichen Sendungsinhalten wie in Los 1. Zusätzlich muss in Los 2 die Möglichkeit bestehen, individuelle Zusatzmaterialien wie wetterfeste Hundesteuerausweise (z.B. durch Perforierung, Laminierung oder aus recycelbarem Kunststoff) in das Kuvert zu integrieren, gesteuert durch vordefinierte Kriterien. Die Datenbereitstellung erfolgt durch den Auftraggeber in PDF-Form, wobei die Daten aus verschiedenen, nicht zentral gekoppelten Systemen stammen. Die Datenübertragung zum Dienstleister muss über gesicherte Verbindungen (SFTP, FTPS, HTTPS) erfolgen. Eine Bündelung von Sendungen für denselben Empfänger ist vorgesehen, falls mehr als fünf Dokumente vorliegen. Der Dienstleister muss über moderne Drucktechnik und vollautomatisierte Kuvertierung verfügen und eine Kapazität von mindestens 3.000 Dokumenten pro Woche und bis zu 60.000 in Spitzenzeiten aufweisen. Der Versand muss über zertifizierte Postdienstleister erfolgen, und es wird ein Verteilernetz in Deutschland und weltweit benötigt. Die Zustellung soll an allen Werktagen, einschließlich Samstag, erfolgen. Sendungsverfolgung ist wünschenswert. Besondere Anforderungen umfassen den Datenschutz und die Vertraulichkeit, wobei die Verarbeitung ausschließlich in Deutschland oder der EU stattfinden darf und ein Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen ist. Die Klimaneutralität der Produktion und Zustellung ist durch Nachweis des CO2-Abdrucks, eigener Kompensationsmaßnahmen und Darstellung der THG-Emissionen zu belegen. Die Bieter müssen ein Konzept vorlegen, das die technische Anbindung, Datenübertragung, Sendungssteuerung, Stornierungsmöglichkeiten, Bündelung von Sendungen, operative Einführung und den Umgang mit Rückläufern beschreibt. Die Vertragslaufzeit ist vom 01.11.2025 bis zum 31.10.2027 vorgesehen, mit einem Beginn der Ausführung ab dem 01.01.2026.