Digitalisierung von Ausländerakten in Arnsberg

Die zu erbringenden Leistungen umfassen die Digitalisierung von ca. 5.500 Akten der Ausländerbehörde, was geschätzten 1.375.000 Seiten im DIN A4 Format entspricht (75% einseitig, 25% doppelseitig). Die Akten sind in Schnellheftern abgeheftet. Der Dienstleister muss die Akten aufbereiten, d.h. ausheften, von Klammern befreien, Post-Its aufkleben und Heftstreifen entfernen. Das Scannen muss im Dateiformat PDF/A-1 (searchable) erfolgen, unter Einsatz einer OCR-Software gemäß BSI TR 03138. Die Auflösung soll 300-400 dpi betragen, mit automatischer Ausrichtung, Ultraschall-Doppelblatterkennung und Duplex-Scan. Die Aktenstruktur (Seitenreihenfolge) muss erhalten bleiben, jede Akte als ein PDF-Dokument gescannt und der Aktendeckel mitgescannt werden. Ein Transfervermerk ist automatisch zu generieren. Der Dateiname soll dem Aktenzeichen entsprechen. Die Bereitstellung der Digitalisate erfolgt auf einem sicheren Kommunikationsweg. Die Originalakten sind nach dem Scannen gemäß ISO/IEC 21964 Schutzklasse 2/Sicherheitsstufe P3 zu vernichten. Ein kleiner Teil der Akten ist in ursprünglicher Reihenfolge dem Stadtarchiv zurückzuführen. Der Transport der Akten muss in geeigneten Behältern erfolgen. Die Digitalisate der abgeholten Akten sind in der Folgewoche bereitzustellen. Die Abholung und der Transport müssen datenschutzkonform nach der DSGVO erfolgen. Der Auftragnehmer stimmt mit der Auftraggeberin einen Rhythmus für die Abholung und Übergabe der Akten ab. In dringenden Fällen muss der Auftragnehmer eine digitalisierte Akte bis zum nächsten Folgewerktag bereitstellen. Nicht scanbare Dokumente sind an den Auftraggeber zurückzuliefern.