Laborverbrauchsmaterial für Fachhochschule Erfurt

Gegenstand der Ausschreibung ist die Etablierung einer Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Laborverbrauchsmaterial. Die Lieferung soll an zwei Standorte der Fachhochschule Erfurt erfolgen: Altonaer Straße 25, 99085 Erfurt und die Forschungsstelle für gartenbauliche Kulturpflanzen, Kühnhäuser Straße 101, 99090 Erfurt. Die Auftragserteilung erfolgt direkt von den jeweiligen Bereichen, die über eigene Auftragsnummern verfügen. Das geschätzte jährliche Auftragsvolumen liegt bei ca. 55.000 €, basierend auf Erfahrungswerten der Vorjahre. Die Erfahrungswerte der letzten zwei Jahre deuten auf eine Abnahme von über 221.000 € hin, bei deren Erreichen der Vertrag beendet wird und eine Neuausschreibung erfolgt. Eine halbjährliche Verbrauchsstatistik im Excel-Format, die nach Kernsortiment und sonstigem Sortiment gegliedert ist, wird vom Auftragnehmer unaufgefordert zur Verfügung gestellt. Diese Statistik muss Liefermenge, Einzelpreis, Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Besteller und Bestelldatum enthalten und sowohl pro Anlieferungsstelle als auch gesamt aufgeführt sein. Das Kernsortiment ist im Leistungsverzeichnis (LV) aufgeführt und bildet die Grundlage für den Preisvergleich. Bieter können ein alternatives Produktportfolio für Laborverbrauchsmaterial anbieten, aus dem weitere Artikel neben dem Kernsortiment bestellt werden können. Alternativprodukte müssen als solche gekennzeichnet und mit gleicher Qualität angeboten werden. Die Gleichwertigkeit wird anhand der im LV definierten Artikeleigenschaften geprüft. Produktdatenblätter sind beizufügen und die fachliche Eignung ist nachzuweisen. Auf Wunsch sind alternative Produkte kostenfrei zur Austestung zur Verfügung zu stellen, eine Teststellung ist für die 28. bis 29. KW 2025 vorgesehen. Die angebotene Ware muss deutschen und EU-weiten Sicherheitsnormen entsprechen. Vollständig ausgefüllte Leistungsverzeichnisse sind zwingend erforderlich. Angebote sind ausschließlich über die vorgegebene Excel-Tabelle einzureichen. Der Auftragnehmer hat jeden Abruf einzeln zu verpacken und zu beschriften. Die Lieferung muss innerhalb einer angemessenen Frist von Arbeitstagen nach Eingang des Abrufs vollständig und mängelfrei erfolgen. Bei Falschlieferungen ist ein Umtausch innerhalb von fünf Werktagen zu gewährleisten. Lieferungen erfolgen frei bis zur Verwendungsstelle, auch für Klein- und Kleinstmengen. Für Bestellungen über einen Webshop ist ein Online-Einkaufsportal mit einem fest verpreisten Kernsortiment und dem Vollsortiment bereitzustellen, wobei eine Filterfunktion nach Kernsortiment möglich sein sollte. Die Bedarfsstellen sind in die Nutzung des Webshops einzuweisen. Offenbare Fehler oder fehlende Angaben im LV sind dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich vor Angebotsabgabe mitzuteilen. Der Vertrag beginnt am 01.08.2025 und endet am 31.07.2027, mit der Option auf Verlängerung um ein Jahr bis 31.07.2028. Der angebotene Qualitätsstandard muss für die gesamte Vertragslaufzeit gewährleistet sein. Alternativvorschläge sind während der Vertragslaufzeit direkt mit der Bedarfsstelle abzusprechen. Erläuterungen zu Artikeln sind als gesonderte Anlage beizufügen. Die Abgabe von Kleinstmengen muss gewährleistet sein; Mindermengenzuschläge oder Aufwandspauschalen werden nicht akzeptiert. Die Preise sind Endpreise und beinhalten alle Kosten für Lagerhaltung, Versand und Abwicklung. Die im LV genannten Verpackungseinheiten müssen eingehalten werden. Nettopreise je Artikel pro Verpackungseinheit sind einzutragen und ggf. umzurechnen, falls abweichende Verpackungseinheiten angeboten werden. Preisanpassungen sind frühestens 12 Monate nach Vertragsbeginn mit einer Vorlaufzeit von 2 Monaten und schriftlicher Begründung zu beantragen und bedürfen der Genehmigung. Eine Bagatellgrenze von 5 % der geltenden Vergütung gilt für Kostenänderungen, wobei der Auftragnehmer an Mehrkosten beteiligt wird. Bei Nichteinigung über Preise im Falle einer Preiserhöhung können beide Parteien den Vertrag mit einer sechsmonatigen Kündigungsfrist kündigen. Grundsätzlich sind umweltfreundliche Artikel anzubieten und Artikel mit dem Deutschen Umweltzeichen sind zu kennzeichnen. Für Verpackungen sind umweltfreundliche Materialien zu verwenden, Folien und entbehrliche Umverpackungen sind zu vermeiden. Transportverpackungen sind bei Lieferung oder später zurückzunehmen. Online-Shops/Kataloge können mittels OCI Standard an die vorhandene Software (MACH AG) angebunden werden, Offline-Kataloge mittels BMEcat Standard importiert werden.