Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen mit automatisierter Texterkennung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung von Lösungen für die Verarbeitung und Archivierung von Eingangsrechnungen, einschließlich automatisierter Beleglesung und eines Rechnungsfreigabe-Workflows. Das CISPA nutzt SAP S/4HANA und ist verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß E-Rechnungs-Gesetz und Verordnung entgegenzunehmen. Die angebotene Lösung soll die automatische Erfassung, Verarbeitung und revisionssichere Archivierung von Rechnungen ermöglichen, mit einer Workflow-Integration für Prüfung und Freigabe. Dies umfasst die Anbindung an das OZG-RE Portal, E-Mail und Dateiablagen, die automatische Datenextraktion und Verknüpfung mit SAP-Bestellungen, sowie die manuelle Nachbearbeitung fehlerhafter Daten. Die Zuordnung von Verantwortlichen für die Rechnungsprüfung und -freigabe soll weitgehend automatisiert erfolgen, basierend auf Bestellungen und SAP-Kontierungen. Das geschätzte Rechnungsvolumen beträgt etwa 12.000 Rechnungen pro Jahr, mit der Notwendigkeit variabler Aufstockungsmöglichkeiten. Die Leistungserbringung erfolgt vor Ort am CISPA in Saarbrücken und ggf. remote. Die Systeme müssen bis spätestens 13.09.2025 betriebsbereit sein. Die Ausschreibung umfasst die Verarbeitung von E-Rechnungen, Archivierung, automatisierte Beleglesung, Workflow für Rechnungsfreigabe, Migration und Schulung. Mindestanforderungen beinhalten die Kompatibilität mit SAP S/4HANA, die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen (DSGVO) und rechtlichen Vorgaben (GoBD). Bei Hosting-Lösungen muss der Standort des Rechenzentrums im EU-DSGVO-Geltungsbereich liegen und entsprechende Zertifizierungen nachgewiesen werden. Der Auftragnehmer muss Softwarewartung und laufenden Support gewährleisten. Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate nach Produktivstart, mit Optionen zur Verlängerung um jeweils ein Jahr, bis zu einer maximalen Laufzeit von 48 Monaten.