Büromaterial-Rahmenvereinbarung für die Martin-Luther-Universität

Die Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg schreibt einen Rahmenvertrag zur Lieferung von Büromaterialien aus. Die Lieferung soll als Schreibtischbelieferung über einen bietereigenen Online-Shop erfolgen. Der Vertrag beginnt voraussichtlich am 01.10.2025 und läuft zunächst 12 Monate mit der Option auf dreimalige Verlängerung um je 12 Monate. Es sind ca. 410 Lieferstellen in Halle (Saale), Merseburg, Wettin-Löbejün und Leipzig zu beliefern. Der Kernsortimentskatalog umfasst ca. 142 Artikel, die Grundlage für die Bestellung von Büromaterialien bilden. Der Online-Shop muss übersichtlich sein und das Kernsortiment gesondert kennzeichnen. Eine Suchfunktion, Warenkorbfunktion, Verfügbarkeitsanzeige und Favoritenliste sind erforderlich. Eine Online-Hilfe soll den Bestellprozess unterstützen. Nutzer sollen Bestellungen im Warenkorb speichern und auf abgeschlossene Aufträge zugreifen können. Administratoren benötigen Zugriff auf alle laufenden und abgeschlossenen Bestellungen. Der Auftragnehmer richtet Nutzer und Zugriffsrechte sowie Kostenstellen-Budgets ein und pflegt diese. Für Kostenstellen muss eine Bestellfreigabe eingerichtet werden können. Ein Online-Stempelgenerator zur Erstellung und Bestellung individualisierter Stempel ist erforderlich. Die erste Zeile des Stempels ist vorgegeben. Der Stempel muss zwischen 2 und 7 Zeilen enthalten können. Ein mehrstufiger Freigabeprozess ist abzubilden. Der gesamte Erstellungs- und Freigabeprozess muss webbasiert und benutzerfreundlich sein. Alle Eingaben, Freigaben und Bearbeitungsschritte müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein. Die Zustellung des Kernsortiments erfolgt innerhalb von maximal 2 Werktagen versandkostenfrei an den Schreibtisch des Bestellers. Die Lieferung aus dem Randsortiment soll innerhalb von 5 Werktagen erfolgen. Die Lieferung der Stempel soll innerhalb von 7 Werktagen erfolgen. Es gibt keine Mindestbestellmenge. Für Eillieferungen und Sonderbelieferungen an nicht registrierte Lieferanschriften dürfen Lieferentgelte erhoben werden. Die Kommissionierung und Adressierung der Waren erfolgen nutzerbezogen. Jede Versandeinheit ist mit einem Adressetikett zu versehen. Jedem Auftrag ist ein Lieferschein beizufügen. Es ist auf eine umweltfreundliche, möglichst wiederverwertbare Verpackung zu achten. Die Anlieferung der Waren erfolgt direkt und frei an die jeweilige Bedarfsstelle. Der Versand mittels Paketdienst ist nicht zugelassen. Die Zufahrt zu den Lieferstellen ist nur von Lieferfahrzeugen bis zu einer Größe eines Kleintransporters möglich. Die Belieferung erfolgt zweimal wöchentlich (Dienstag und Donnerstag). Der Auftragnehmer erstellt Einzelrechnungen je Kostenstelle und Lieferung. Rechnungen sind als reguläre E-Rechnung einzureichen. Je Bestellung im Onlineshop muss ein für HISFSV importierbarer Festlegungsdatensatz erzeugt werden. Monatliche Sammelrechnungen je Kostenstelle sind zu erstellen. Der Auftragnehmer erstellt Berichte zur erbrachten Leistung in digitaler Form. Der Auftragnehmer sichert eine kostenlose Schulung aller registrierten Nutzer zu. Der Auftragnehmer richtet eine Service-Hotline ein.