Software für automatisierte Dienstplanung in Stralsund

Die Wohlfahrtseinrichtungen der Hansestadt Stralsund gGmbH (WFE) betreiben fünf stationäre Pflegeeinrichtungen, eine Kurzzeitpflegeeinrichtung und ein Hospiz. Alle Einrichtungen arbeiten im Dreischichtbetrieb. Die aktuelle Dienstplanungssoftware ist starr und unflexibel bei Personalfluktuation und kurzfristigen Ausfällen, was zu zeitintensiven manuellen Anpassungen führt und die Berücksichtigung individueller Mitarbeiterwünsche erschwert. Ziel ist die Einführung einer modularen Softwarelösung zur automatisierten Personaleinsatzplanung, die durch Digitalisierung, Optimierung und Entlastung der Dienstplanprozesse eine effizientere Personalplanung ermöglicht. Die Software soll auf Basis von Regelwerken oder KI-gestützt optimale Dienstpläne erstellen und auf Personalausfälle reagieren können. Der Leistungsumfang beinhaltet die Bereitstellung einer lauffähigen Anwendung, Funktionalität zur elektronischen Zeiterfassung, vollständige Konfiguration, Stammdatenübernahme aus dem Altsystem, Anbindung relevanter Schnittstellen (Entgeltabrechnung, eAU, Pflegedokumentation), technische und fachliche Begleitung der Inbetriebnahme, Schulung der Dienstplanverantwortlichen, laufende Wartung, Updates und Support sowie die Bereitstellung eines individuellen Zugangs zu einem Webportal oder einer App für jeden Beschäftigten zur Dienstplaneinsicht und Hinterlegung von Dienstwünschen. Die Software muss eine umfassende und vollständig integrierte Funktionalität zur automatisierten Erstellung von Dienstplänen bieten, die regelkonform ist und Aspekte wie Mitarbeiterqualifikation, Arbeitszeitgesetze, organisatorische Anforderungen, Mitarbeiterpräferenzen, Arbeitszeitguthaben, arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse, Stammarbeitsplatz, Fairness und Kompatibilität zwischen Beschäftigten berücksichtigt. Die Software soll eigenständig Schichten planen und Mitarbeiter zuordnen, einen anwendbaren Dienstplanentwurf liefern, manuelle Anpassungen ermöglichen und bei Regelverstößen Warnungen ausgeben. Sie muss bei Personalengpässen oder Ausfällen automatisch Alternativen ermitteln und Vorschläge generieren. Die Erfassung von Zeitdaten soll manuell durch Dienstplanverantwortliche möglich sein, mit der Option zur späteren Anbindung an Terminals zur elektronischen Zeiterfassung. Ein webbasiertes Mitarbeiterportal soll die Einsicht in Dienstpläne und die Hinterlegung von Wunschdiensten ermöglichen, idealerweise mit einer Antragsfunktion für Urlaubs- und Fortbildungsanträge. Die Software muss in einem Rechenzentrum innerhalb Deutschlands oder der EU gehostet werden und deutsche Gesetzesvorgaben (DSGVO, BDSG, NiS2) erfüllen. Daten müssen verschlüsselt und durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden. Die Software muss verschiedene Benutzerrollen mit spezifischen Zugriffsrechten unterstützen, Mehrfaktorauthentifizierung ermöglichen und sicherheitsrelevante Ereignisse protokollieren. Regelmäßige Backups sind erforderlich, und eine hohe Verfügbarkeit (95%-99,9%) wird erwartet. Eine geprüfte und funktionierende Schnittstelle zum SAGE-System für Personalverwaltung und Entgeltabrechnung ist zwingend erforderlich, ebenso wie die Möglichkeit zur Übernahme von erfassten Zeiten von Datafox-Geräten. Die Software muss eine flüssige und verzögerungsfreie Nutzung ermöglichen, mit intuitiver und barrierearmer Bedienung. Die Konfiguration organisatorischer Änderungen soll ohne Programmieraufwand möglich sein. Eine vollständige, verständliche und aktuelle Dokumentation ist erforderlich. Ein deutschsprachiger Kundensupport mit definierten Reaktionszeiten muss gewährleistet sein. Der Auftragnehmer soll die Einführung, Schulung und fortlaufende Betreuung professionell begleiten, inklusive Projektplanung, Meilensteindefinition und Schulungsmaterialien. Referenzen von mindestens drei vergleichbaren stationären Pflegeeinrichtungen sind gefordert. Ein Risikomanagement für Datenschutz, IT-Sicherheit, Datenmigration, KI und Betriebsausfälle wird erwartet. Bei Datenverarbeitung im Auftrag ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Die Vertragslaufzeit beträgt zwei Jahre mit automatischer Verlängerung um ein weiteres Jahr, sofern nicht gekündigt. Preisänderungen müssen sechs Monate im Voraus angekündigt und begründet werden. Ein Mustervertrag ist dem Angebot beizufügen. Rechnungen sind digital an rechnungseingang@wfehst.de zu senden. Die Vergabeentscheidung erfolgt auf Basis von 40% Preis und 60% Konzept, wobei maximal 500 Punkte erreicht werden können.