CRM-System mit KI-Integration für Nordseebad Carolinensiel-Harlesiel

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung eines investiven CRM-Systems mit KI-Integration, bezeichnet als Power-Caro-CRM, für die Nordseebad Carolinensiel-Harlesiel GmbH. Ziel ist die digitale Transformation und Optimierung der Gästebetreuung und Prozesse im Tourismusbereich. Das System soll als zentrale Softwarelösung für die Verwaltung, Analyse und Optimierung aller Stakeholder-Beziehungen und -Interaktionen dienen. Dies beinhaltet die zentrale Speicherung und Verwaltung von Kundendaten, Kommunikationsverläufen, Buchungen und Feedback zur Ermöglichung personalisierter Angebote und zeitgemäßer Kundenbetreuung. Die Pflege langfristiger Beziehungen durch gezielte Kommunikation, schnelle Reaktionszeiten und Bereitstellung relevanter Informationen über verschiedene Kanäle ist zentral. Das CRM soll auch die Automatisierung von Marketingkampagnen, die Auswertung von Feedback und die Optimierung interner Prozesse zur Steigerung der Stakeholderzufriedenheit und -bindung unterstützen. Die Integration verschiedener Datenquellen und Plattformen soll eine ganzheitliche Kundensicht fördern und effiziente Arbeitsabläufe ermöglichen. Die grundlegenden, nicht-KI-gestützten Anforderungen (Pflichtumfang) umfassen ein Basis-CRM mit Gastgeberprofilen und Buchungsmanagement, die Verwaltung von Gastgeberdaten, das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Profilen sowie die Erstellung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Buchungen mit übersichtlicher Darstellung aktueller und vergangener Buchungen. Ebenso gefordert ist eine standardisierte Kontaktverwaltung zur Pflege von Kunden- und Kontaktdaten sowie zur Nachverfolgung der Kommunikation. Eine Kalenderintegration zur Synchronisation mit gängigen Systemen wie Google Calendar und Outlook ist ebenfalls erforderlich. Eine Multi-Tenant-Architektur zur Unterstützung mehrerer Mandanten und eine Blockchain-basierte Datensicherheit für Personendaten, sofern technisch möglich, sind weitere Kernanforderungen. Grundlegende Berichte und Auswertungen zu Buchungen, Auslastung und Umsätzen sowie die Einhaltung der DSGVO sind ebenfalls zwingend erforderlich. Optionale, KI-gestützte Anforderungen beinhalten einen NLP-Chatbot für 24/7-Gästekommunikation, der Anfragen in natürlicher Sprache versteht und beantwortet. Predictive Maintenance zur Vorhersage von Wartungsbedarf an Infrastrukturkomponenten, dynamische Preisanpassungsalgorithmen basierend auf Nachfrage und anderen Parametern sowie die automatisierte Generierung von Social-Media-Kampagnen auf Basis von Nutzerdaten und Ereignissen sind ebenfalls gewünscht. Besondere Anforderungen umfassen explizit die Blockchain-basierte Datensicherheit für Personendaten und die Multi-Tenant-Architektur für regionale Subsysteme. Die Integration mit gängigen Kalendersystemen ist ebenfalls als besondere Anforderung aufgeführt. Technische Anforderungen legen Wert auf API-basierte Integration als Grundlage für den automatisierten Datenaustausch, um Buchungen, Kundeninformationen und Verfügbarkeiten in Echtzeit zu synchronisieren. Automatisierte Synchronisation von Buchungen, Stornierungen und Änderungen zur Reduzierung manueller Eingaben und Fehlerquellen ist essenziell. Sichere Authentifizierungsmethoden wie OAuth oder M2M-Authentifizierung sind für einen geschützten Zugang und Datenaustausch erforderlich. Eine konsistente Datenhaltung mit einheitlicher Datenstruktur und eindeutigen Identifikatoren zur Vermeidung von Duplikaten und Inkonsistenzen ist ebenfalls wichtig. Erweiterte Fehlerbehandlung und Monitoring zur schnellen Identifizierung und Behebung von Problemen sowie die Unterstützung für verschiedene Buchungsplattformen und die Nutzung flexibler Konnektoren und Middleware zur Vereinfachung der Integration sind weitere technische Spezifikationen. Weitere Anforderungen betreffen die Planung von Projektphasen in fünf Schritten (Bedarfsermittlung, Core-System-Implementierung, KI-Modul-Entwicklung, User Acceptance Testing, Rollout-Planung), das Projektmanagement mit Fokus auf Agilität und Risikobewertung bei der Datenqualität sowie eine Supportkonzeption mit Eskalationsmanagement und Dokumentationsqualität. Die Kostenaufstellung soll transparent die einmaligen Kosten für Software/Lizenz, Infrastruktur, Installation, Beratung, Konzeption und Einführung sowie für Entwicklungstätigkeiten und Schulungen detailliert darstellen. Laufende Kosten für Software/Lizenz und Support sowie weiterer Beratungsbedarf während der Vertragslaufzeit sind ebenfalls aufzuführen.