Empfangsdienstleistungen Polizeidirektion Itzehoe

Gegenstand der Ausschreibung ist die Erbringung von Empfangsdienstleistungen für die Polizeidirektion Itzehoe. Dies beinhaltet die durchgehende Besetzung des separaten Empfangsbereichs des Dienstgebäudes mit einer qualifizierten Person. Die Arbeitszeiten sind von Montag bis Freitag festgelegt, wobei die täglichen Arbeitsstunden variieren: bis zum Auszug der Polizeidirektion Itzehoe von 08:00 bis 16:00 Uhr und danach von 09:00 bis 16:00 Uhr. Gesetzliche Feiertage in Schleswig-Holstein sind von der Dienstleistung ausgenommen. Ein wesentlicher Bestandteil der Dienstleistung ist die Dokumentation von Besucherbewegungen, wobei Besucher und geladene Personen Passierscheine erhalten, die beim Verlassen des Gebäudes abzugeben sind. Zusätzlich sind Hinweise der Hausverwaltung, Vorkommnisse, Übergaben und Besonderheiten zu dokumentieren. Zu den konkreten Aufgaben gehören der erste Kontakt für Gäste und Mitarbeiter, die Erteilung von Auskünften und Informationen sowie die Überwachung und Regelung von Personenbewegungen mithilfe eines Kamera- und Zutrittskontrollsystems. Die telefonische Anmeldung von Besuchern bei den jeweiligen Beschäftigten des Hauses ist ebenfalls Teil der Aufgaben. Die Ausgabe und Verwaltung von Passierscheinen sowie die Entgegennahme von Fundsachen, deren Dokumentation und Weiterleitung an die Innere Verwaltung des Hauses, gehören ebenso zum Leistungsumfang wie die Annahme und Weiterleitung von Post und Paketsendungen. Das eingesetzte Personal muss bestimmte Befähigungen vorweisen, darunter eine Sachkundeprüfung nach §34a GewO, Berufserfahrung im Empfangsdienst und eine gültige Ersthelferausbildung. Darüber hinaus werden die Bereitschaft zur Einarbeitung in fremde Arbeitsabläufe, Teamfähigkeit, Verantwortungsbereitschaft sowie ein sicheres und verbindliches Auftreten erwartet. Eine gute Verständigung in deutscher Sprache in Wort und Schrift ist unerlässlich. Die eingesetzten Mitarbeiter müssen der nutzenden Verwaltung namentlich bekannt sein und vor Aufnahme ihrer Tätigkeit vorgestellt werden. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers haben sich gegenüber Mitarbeitern, der nutzenden Verwaltung und Gästen freundlich und zuvorkommend zu verhalten. Die Mitarbeiter sind mit einheitlicher, dem Einsatzzweck angepasster Berufskleidung auszustatten, aus der die Firmenzugehörigkeit hervorgeht, sowie mit einem Namensschild der beauftragten Firma. Ein Dienstplan für den Folgemonat muss 14 Tage vor Monatsbeginn der nutzenden Verwaltung vorliegen. Die eingesetzten Mitarbeiter müssen ein Führungszeugnis ohne Eintragungen vorlegen und eine polizeiliche Zuverlässigkeitsüberprüfung durchlaufen. Die beauftragte Firma benennt eine Objektleitung, die als Ansprechpartner für die nutzende Verwaltung fungiert, inklusive einer Vertretungsregelung für Krankheit und Abwesenheit. Bei Ausfall von Mitarbeitern muss innerhalb von 120 Minuten personeller Ersatz vor Ort sein. Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Basis eines Stundensatzes und vorgelegter Stundennachweise, wobei nicht geleistete Stunden nicht in Rechnung gestellt werden können.