CRM-System für Zweckverband eGo-MV

Die Ausschreibung betrifft die Einführung eines Customer Relationship Management (CRM) Systems, das auch die Vertragsverwaltung ermöglicht, für den Zweckverband Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern (eGo-MV). Ziel ist die effizientere Bearbeitung von Aufgaben, insbesondere die Organisation von Kundendaten und Vertragsbeziehungen. Das System muss die Erfassung vielfältiger Eigenschaften ermöglichen und die Einbindung zugehöriger Unterlagen sowie Daten zur Fristenüberwachung unterstützen. Die Anforderungen an das zu beschaffende System sind detailliert in verschiedenen Anlagen aufgeführt, darunter ein Kriterienkatalog für Cloudleistungen, ein Leistungsverzeichnis, ein Preisblatt und die EVB-IT-Vertragsbedingungen. Die fachlichen Anforderungen umfassen unter anderem die Übernahme von Altdaten aus Excel, eine Dublettenprüfung und -zusammenführung, eine umfassende Kunden- und Mitgliederverwaltung mit individuellen Feldern, ein Vorgangsmanagement mit Workflow-Unterstützung, ein Terminmanagement mit Kalenderfunktionen und Outlook-Synchronisation, ein Veranstaltungsmanagement, ein Dokumentenmanagement mit Anbindung an ein bestehendes CCECM-System, eine anpassbare Benutzeroberfläche mit Dashboard-Funktionalität, ein Informationsmanagement mit geschütztem Zugang und die Möglichkeit zur Erstellung von Serienbriefen und -mails. Des Weiteren sind Reporting-Funktionen, eine detaillierte Benutzer- und Rechteverwaltung, mobile Zugänglichkeit über iOS und Android sowie Schnittstellen zu E-Mail, Kalender, MS Office und weiteren Systemen wie audatis und Claudya gefordert. Die Vertragsverwaltung soll die Anlage von Vertragsakten, die Speicherung zugehöriger Dokumente, einen Erinnerungs-Workflow, die Erfassung von Finanzdaten und die Terminüberwachung umfassen. Ein Ticketsystem zur Aufnahme und Bearbeitung von Anfragen sowie Projektmanagement-Instrumente zur Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten sind ebenfalls Bestandteil der Anforderungen. Die IT-Sicherheit und der Datenschutz gemäß DSGVO sind von zentraler Bedeutung, mit spezifischen Anforderungen an die TOMs (technische und organisatorische Maßnahmen) für den Anbieter und das Rechenzentrum. Die Eignung der Bieter wird anhand von Kriterien wie Projektreferenzen, Personalprofilen, Service- und Supportorganisation sowie der Leistungsfähigkeit und Klassifizierung des Rechenzentrums bewertet.