Digitale Postausgangslösung für Kommunalservice Jena

Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung und Implementierung einer softwarebasierten Postausgangslösung für den Kommunalservice Jena, die den gesamten Prozess von der digitalen Beauftragung bis zur postalischen Zustellung abdeckt. Die zu liefernde Softwarelösung muss die Annahme von Schriftstücken aus Textverarbeitungsprogrammen und Fachverfahren über einen virtuellen Druckertreiber oder ein konfigurierbares Übergabeverzeichnis ermöglichen. Eine server- oder webbasierte Oberfläche in deutscher Sprache ist erforderlich, um sämtliche Sendungsarten zu konfigurieren und zu versenden. Die Lösung soll die individuelle Zusteuerung von Deckblättern oder Anhängen sowie die Zusteuerung auf Basis vorkonfigurierbarer Kriterien (Anhang-Management) unterstützen. Es muss die Möglichkeit bestehen, organisationseinheitsspezifische Vorlagen (Briefpapiere) auf der Basis eines Rechte- und Rollenkonzeptes (Mehrmandantenfähigkeit) inklusive Kostenstellenverwaltung zu hinterlegen, auszuwählen und zu nutzen. Die Software soll eine Briefzusammenführung ermöglichen, bei der ein zu versendendes Schriftstück aus mehreren Dokumenten erstellt wird, mit der Option, Briefe vorschlagsbasiert oder automatisiert auf der Basis konfigurierbarer Kriterien zusammenzuführen. Eine vollständige Druckvorschau sämtlicher Schriftstücke inklusive Anhänge ist erforderlich, ebenso wie die Möglichkeit zur Einstellung des Drucktypus (einseitig & beidseitig), Farbtypus (schwarz-weiß & farbig) sowie Terminversand. Die Lösung muss die Auswahl verschiedener Sendungsarten (z.B. Standard, Einschreiben, PZA) ermöglichen und eine Ansicht des Versandstatus sämtlicher Schriftstücke (Verarbeitungs- und Versandstatus auf der Ebene der einzelnen Briefsendung) bieten. Ein Dashboard / eine Journalansicht (analog Postausgangsbuch) inkl. Archivfunktion ist ebenfalls gefordert. Der Auftragnehmer ist für die ausreichende Frankierung der Briefsendungen verantwortlich. Schnittstellen-Lösungen zur Integration in bestehende Fachanwendungen (u.a. enaioe, EMOS, SAGE 100) sind erforderlich. Die Lösung muss die Anbindung von mindestens 10 Büroarbeitsplätzen und 2 Administratorenzugängen für Konfiguration von Druckprofilen, Nutzerverwaltung und Statistikauswertungen ermöglichen. Customizing (Erweiterungsmöglichkeiten bzgl. der individuellen Anpassung) soll möglich sein. Vollumfängliche Administratoren- und Nutzerschulungen (Online-Seminar) sind durchzuführen. Ein Qualitätssicherungssystem zur Überprüfung der Brieflaufzeiten und Erhaltsquote wird gefordert, ebenso wie das Betreiben eines Reklamationsmanagements. Die Supporterreichbarkeit muss zu den Geschäftszeiten an Werktagen (außer samstags) zwischen 8-16 Uhr gewährleistet sein. Servicezeiten zur Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft nach Meldung bei betriebsverhindernd innerhalb von 8 Stunden und bei betriebsbehindernd innerhalb von 24 Stunden sind einzuhalten. Die Softwarevollpflege erfolgt auf Grundlage des EVB-IT Servicevertragsmusters.