Personalbedarfs- und Geschäftsprozessanalyse für Stadtverwaltung Hoyerswerda

Die Große Kreisstadt Hoyerswerda, mit ca. 31.000 Einwohnern und einer Verwaltung von 322 Mitarbeitern (ohne Auszubildende und geringfügig Beschäftigte), sucht eine externe Personalbedarfs- und Geschäftsprozessanalyse. Die Verwaltung ist in vier Fachbereiche, vier Stabsstellen und einen Regiebetrieb gegliedert. Hoyerswerda nimmt als Große Kreisstadt sowohl kreisangehörige als auch Landkreisfunktionen wahr, darunter Aufgaben im Bereich Gewerbe-, Gaststätten-, Straßenverkehrsordnung und Ordnungswidrigkeiten, sowie als Untere Bauaufsichtsbehörde und Leistungserbringer im Rettungsdienst und der Integrierten Regionalleitstelle Ostsachsen. Leistungen in Kindertagesstätten, Horten, Zoo und Kultur sind ausgegliedert. Die Personalentwicklung wird durch demografischen Wandel, Strukturwandel, gesetzliche Aufträge, kommunalpolitische Ziele, Haushaltsaspekte und Digitalisierung geprägt. Ein Personalentwicklungskonzept wurde 2023 erstellt. Aufgrund einer Verpflichtung zur Aufstellung eines Haushaltsstrukturkonzepts wurde eine erhöhte Stellenzahl in der Kernverwaltung festgestellt, was die Notwendigkeit regelmäßiger Personalbedarfsbemessungen zur Personalplanung unterstreicht. Der Stadtrat hat am 25.03.2025 die Durchführung einer umfassenden, externen Analyse des Personalbestandes und der Arbeitsabläufe beschlossen, um Optimierungspotenziale und mögliche Überkapazitäten zu identifizieren. Die Ergebnisse sollen in einem strategischen Konzept zusammengefasst werden, das Empfehlungen zur Personalreduzierung, Umstrukturierung von Arbeitsbereichen und -abläufen enthält. Ziel ist die Zukunfts- und Leistungsfähigkeit der Stadt, die Erfüllung moderner Verwaltungsanforderungen und die Senkung von Personalkosten. Ein besonderer Fokus liegt auf der Prüfung der Notwendigkeit eines neuen Fachbereichs „Stadtentwicklung“ und dessen möglicher Umsetzung durch Aufgabenumverteilung und Prozessoptimierung ohne zusätzliches Personal. Beschlüsse des Stadtrats vom 24.06.2025 betreffen Geschäftsprozessmanagement, transparente Ermittlung des Personalbedarfs und die Personalstruktur im Fachbereich Bau. Die Untersuchung erstreckt sich auf alle Verwaltungsbereiche mit Ausnahmen für fördermittelfinanzierte Mitarbeiter (Wirtschaftsförderung, Projektmanager Bildungskommune), Personal der Integrierten Regionalleitstelle Ostsachsen und des Rettungsdienstes, Personal der Wachabteilungen der Feuerwehr, Personalratsvorsitzende und Wahlbeamte. Der Regiebetrieb Baubetriebshof und Stadtgrün wird nur eingeschränkt betrachtet, da bereits ein Gutachten aus 2020 vorliegt. Die zu untersuchenden Bereiche umfassen das Sekretariat des OB, die Stabsstellen Büro des OB, Wirtschaftsförderung/Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Rechnungsprüfung, Bildung, Jugend und Sport, den Fachbereich Innerer Service und Finanzen, Fachbereich Bau, das Sekretariat des BM und den Fachbereich Bürgeramt, sowie den Verwaltungsbereich des Fachbereichs Feuerwehr. Die Gesamtzahl der zu untersuchenden Mitarbeiter beträgt 155 (ohne Regiebetrieb). Die Auftragserteilung ist für Ende 2025 geplant, der Projektauftakt im ersten Quartal 2026. Erste Zwischenergebnisse werden 6 Monate nach Projektauftakt erwartet, das abschließende Konzept 12 Monate nach Projektauftakt. Die Leistungsinhalte umfassen die Entwicklung konkreter, praxistauglicher Lösungs- und Handlungsvorschläge mit Darstellung der finanziellen Auswirkungen. Die Ergebnisse müssen auf realen Gegebenheiten wie Fachkräftemangel, Mitarbeiterqualifikationen und Bürgerfreundlichkeit basieren. Eine Fortschreibungsfähigkeit der Ergebnisse, insbesondere bei der Personalbedarfsermittlung und Geschäftsprozessanalyse, ist essenziell. Die Geschäftsprozessanalyse soll mit der PICTURE-Plattform und dem kostenfreien Modul des Freistaates Sachsen durchgeführt werden. Die Mitarbeiter und Vorgesetzten sind aktiv einzubinden. Ein Zwischenbericht für politische Gremien und ein Vortrag im Stadtrat sind vorgesehen. Die Arbeitsstunden sind getrennt nach Inhalt, Art und Ort der Leistungserbringung mit Preisen zu untersetzen. Anerkannte, schlüssige und praxisbezogene Untersuchungsmethoden sind zu beschreiben, ebenso die Gesamt-Zeitplanung und die Art der Zuarbeiten. Die Kompetenzen und Bildung des Projektteams sind nachzuweisen, mit mehrjähriger Erfahrung in der Analyse öffentlicher Verwaltungs prozesse. Zwei Referenzen anderer Gebietskörperschaften sind beizufügen. Als Grundlage dienen das Personalentwicklungskonzept 2023, das Haushaltsstrukturkonzept, die Bevölkerungsfortschreibung des Statistischen Landesamtes (mittlere Variante), das „Gesamtstädtische und regionale Entwicklungs- und Handlungskonzept“ (GeREHK) sowie Auszüge aus dem Aufgabengliederungsplan und Stellenbeschreibungen. Die Geschäftsprozessanalyse konzentriert sich auf 15 ausgewählte Prozesse mit hoher Priorität (hohe Fallzahlen, Budget, Anpassungsbedarf, Personalalter, Optimierungsbedarf, Personalausstattung). Die Analyse umfasst Kostenreduktion, Bürgerzufriedenheit, Qualität, Mitarbeitermotivation, Transparenz und Effizienzgewinne durch Digitalisierung. Die Darstellung erfolgt mit der Software Picture. Eine Aufgabenkritik und Empfehlungen zur Aufbau- und Ablauforganisation sind ebenfalls gefordert. Die Personalbedarfsermittlung beinhaltet quantitative und qualitative Erhebungen, Abgleich mit Benchmarks und die Ermittlung von Soll-Werten in Vollzeitäquivalenten. Eine Sonderanalyse Stadtentwicklung soll einen fundierten Lösungsvorschlag zur Beurteilung neuer Strukturen oder personeller Neubesetzungen unter Einbeziehung des GeREHK und des Strukturwandels erarbeiten.