Externe Vergabedienstleistungen für Universität Potsdam

Die Universität Potsdam (UP) beabsichtigt den Abschluss eines Rahmenvertrages für externe Vergabedienstleistungen. Der Vertrag richtet sich an die Unterstützung bei der Durchführung von nationalen und europaweiten Vergabeverfahren. Das durchschnittliche jährliche Auftragsvolumen für die Vergabedienstleistungen wird auf ca. 58.000 € brutto geschätzt, wobei dieser Wert als Orientierung dient und kein Anspruch auf Beauftragung in dieser Höhe besteht. Die Vergabedienstleistungen müssen formal und materiell rechtlich dem Vergaberecht entsprechen, insbesondere der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie Verfahren nach dem Vergaberecht oberhalb der Schwellenwerte (VgV). Landesspezifische Vorgaben des Landes Brandenburg sind ebenfalls zu beachten. Es wird ein Auftragnehmer für eine Grundlaufzeit vom 01.09.2025 bis zum 30.08.2026 vertraglich gebunden. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, sofern er nicht fristgerecht gekündigt wird, mit einer maximalen Laufzeit von vier Jahren bis zum 30.08.2029. Der Auftragnehmer muss einen dauerhaft verantwortlichen Ansprechpartner benennen. Die Hauptaufgaben umfassen die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Vergabeverfahren. Dies beinhaltet das Verfassen aller Vergabevorlagen mit rechtssicherer Beurteilungs- und Ermessensdokumentation, die Erstellung von Leistungsbildern, die Auswahl und Zusammenstellung relevanter Vergabeunterlagen, die Auswahl, Prüfung und Wertung von Teilnehmern sowie die Unterstützung bei der Erstellung und Optimierung von fachlichen Inhalten der Verträge. Weiterhin gehört die Mitwirkung bei der Optimierung von Projektabläufen und die Einstellung von Vergaben auf der eVergabe-Plattform cosinex VMS zu den Aufgaben. Der Auftragnehmer ist für die Zusammenstellung fachlicher Nachforderungen und Bieterfragen zuständig und übernimmt die Kommunikation auf der eVergabe-Plattform in Abstimmung mit der Vergabestelle. Empfehlungen und Teilnahme an Präsentationen zu betreuten Vergabeverfahren sind ebenfalls Teil der Leistung. Pro Vergabe wird ein Abrufauftrag ausgelöst, und die Rechnungsstellung erfolgt pro Abrufauftrag mit einem Stunden-Kostennachweis. Bei Bedarf an externen Kanzleien, Sachverständigen oder Fachplanern ist dies vom Auftragnehmer im Rahmen des jeweiligen Abrufauftrages zu beauftragen und abzurechnen. Zu den organisatorischen Leistungen zählen die kontinuierliche Information aller Beteiligten, die Führung des Schriftverkehrs, die Terminierung, Vorbereitung und Teilnahme an Besprechungen, Protokollführung, die laufende Bereitstellung relevanter Unterlagen, die Formulierung von Texten wie Leistungsbeschreibungen und die Wahrnehmung der Funktion der Projektanlaufstelle. Die Erstellung und Überarbeitung von intelligenten Mustervorlagen für Vergabe- und Tabellenformate ist ebenfalls gefordert, wobei diese in das Eigentum der UP übergehen. Die Klärung von Fragen zu Vergabe- und Vertragsinhalten unter Anwendung aktueller Normen und Verwaltungsvorschriften, insbesondere des Landes Brandenburg, ist ebenfalls Teil der Leistung. Optimierungsaufgaben beinhalten die Beratung des Auftraggebers bei der Entwicklung, Organisation und Optimierung von Vergabeverfahren, das Monitoring zur Planung von Vergaben und die regelmäßige Kontrolle von Formblättern. Das Terminmanagement umfasst die Koordination, Organisation und Durchführung aller notwendigen Schritte sowie die Erstellung und Pflege eines Terminplans. Die Aufbereitung, Sichtung und Bewertung von Bewerbungen und Angeboten, einschließlich der Erstellung von Begründungen für die Punktevergabe und inhaltlicher Zuarbeit zu Ausschluss- oder Absageschreiben, gehört ebenfalls zum Leistungsumfang. Der Abschluss und die Dokumentation des Verfahrens, einschließlich der Erstellung des Zuschlagsanschreibens, sind ebenfalls vom Auftragnehmer zu erbringen. Für die Leistungserbringung muss ein qualifiziertes Team vorgesehen werden, wobei mindestens zwei Mitarbeiter inhaltlich mit dem Thema der jeweiligen Vergabe vertraut sein müssen, um eine Vertretung zu gewährleisten. Die Erarbeitung der formalen Bedingungen von Verfahren, sowohl mit als auch ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungen, ist ebenfalls gefordert. Dies beinhaltet die Mitwirkung bei der Festlegung von Eignungsanforderungen, Kriterienkatalogen, Bewertungsmatrizen und Zuschlagskriterien. Bei EU-Verfahren ist die Formulierung und Abstimmung der vergabefachlichen Teile des Entwurfs der Bekanntmachung sowie der fachlichen Anforderungen zu erbringen. Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Präsenzveranstaltungen finden in der Regel in Potsdam statt. Die einzuhaltenden Richtlinien umfassen unter anderem das GWB, BrbVG, VgV, UVgO, VOB/A, HOAI, AHO-Hefte, LHO und deren Verwaltungsvorschriften sowie UP-interne Vorgaben. Ein umfassendes Selbstausführungsgebot gilt für kritische Aufgaben, wobei Eignungsleihe oder Subunternehmereinsatz in diesen Bereichen nicht zugelassen sind. Die Bewertung der Angebote erfolgt nach den Zuschlagskriterien Preiskalkulation (60%) und Teamvorstellung inklusive Unternehmensreferenzen und Umsetzungskonzept (40%).