Full-Service Agentur für DRK-Mailingprogramm und Spendenbriefe

Das Deutsche Rote Kreuz (DRK) beabsichtigt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer Full-Service-Agentur, die für die Durchführung seiner Mailing-Programme zuständig sein wird. Diese Programme umfassen die Konzeption, Kreation, Produktionsabwicklung und Projektsteuerung von Spendenbriefen. Das Hauptziel ist die Stärkung der Spenderbindung und die Gewinnung neuer Spenderinnen und Spender. Die Agentur soll bestehende Mailingkonzepte weiterentwickeln und dabei die spezifischen Anforderungen des DRK, wie die Einhaltung des DZI-Spendensiegels und Datenschutzbestimmungen, berücksichtigen. Das DRK versendet jährlich über 65 Mailings mit einer durchschnittlichen Gesamtauflage im mittleren einstelligen Millionenbereich, wobei die Auflagen je nach Zielsetzung und Zielgruppe variieren. Die Agentur muss über nachweisbare Erfahrungen im Dialogmarketing für den Non-Profit-Sektor verfügen, einschließlich Kenntnissen des Spendenmarktes und der relevanten Zielgruppen. Erforderlich sind zudem Schnittstellenerfahrungen mit anderen Dienstleistern der Dialogmarketingkette wie Datendienstleistern, Lettershops und Druckereien. Eine besondere Anforderung ist die Bereitschaft zur Katastrophenhilfe, was eine ganzjährige Erreichbarkeit zur Unterstützung von Katastrophenmailings einschließt. Die Agentur muss in der Lage sein, die gesamte Prozesskette unter Berücksichtigung des Datenschutzes zu managen und gegebenenfalls Subunternehmen entsprechend den DSGVO-Vorgaben einzusetzen. Die Zusammenarbeit ist auf eine langfristige Partnerschaft ausgelegt, die auf kontinuierlichem Erfolg basiert. Das DRK legt Wert auf eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit sowie auf eine flexible und zeitnahe Umsetzung von Anpassungen. Die Agentur soll auch Kompetenzen in der strategischen Weiterentwicklung von Mailingprogrammen und der Vernetzung von Online- und Offline-Fundraising-Aktivitäten mitbringen. Die Rahmenvereinbarung ist für die Jahre ab 2026 geplant und hat eine Laufzeit von drei Jahren mit der Option auf Verlängerung um ein weiteres Jahr. Das geschätzte Auftragsvolumen liegt bei 13 Millionen Euro brutto, mit einer Obergrenze von 14 Millionen Euro brutto. Die Agentur wird für die Konzeption, Kreation, Produktionsabwicklung und Projektsteuerung der DRK-Mailingprogramme verantwortlich sein. Dies beinhaltet die Themenrecherche, das Briefing, die Erstellung von Texten und Grafiken sowie die Koordination der Druck- und Versandprozesse. Die Agentur muss die Einhaltung der DRK-Grundsätze und des DZI-Spendensiegels sicherstellen. Die Agentur soll auch Vorschläge für Mailingtests zur Optimierung laufender Programme unterbreiten und im Katastrophenfall schnell reagieren können. Die Agentur muss über ein Kernteam verfügen, das für die Auftragsdurchführung zuständig ist, einschließlich eines Projektleiters mit relevanter Berufserfahrung. Die Agentur muss auch die Einhaltung des Datenschutzes gemäß DSGVO nachweisen können. Die Agentur soll die Fähigkeit besitzen, Neuspender zu binden und abwandernde Neuspender zu reaktivieren. Die Agentur soll Ideen zur Neuspendergewinnung entwickeln, die über Fremdadressmailings hinausgehen. Die Agentur soll auch Spender, die in Katastrophenfällen gespendet haben, langfristig binden und für andere DRK-Themen begeistern können. Die Agentur muss auf unerwartete Verzögerungen im Ablauf reagieren und Lösungen zur Einhaltung von Versandterminen anbieten können. Die Agentur muss Kontinuität in Bezug auf Text, Grafik und Produktionsabwicklung sicherstellen, auch bei Fluktuation oder Abwesenheit von Personal. Die Agentur soll die strategische Weiterentwicklung von Mailingprogrammen unterstützen und die Vernetzung von Online- und Offline-Fundraising-Aktivitäten fördern. Die Agentur muss die Einhaltung der DRK-Styleguides und der DZI-Richtlinien in ihren Entwürfen berücksichtigen.