Digitales Zeitwirtschaftssystem mit Projektabrechnung für Leibniz-Institut Bamberg

Das Leibniz-Institut für Bildungsverläufe (LIfBi) beabsichtigt die Beschaffung einer Personalsoftware für die elektronische Zeiterfassung und integrierte Projektabrechnung. Die Software soll als SaaS-Lösung angeboten werden und eine Vertragslaufzeit von vier Jahren ab dem 1. März 2026 bis zum 28. Februar 2030 haben, mit einer einseitigen Option zur Verlängerung um zwei weitere Jahre bis zum 28. Februar 2032. Die Leistung ist nicht in Lose aufgeteilt. Die Software muss verschiedene Arbeitszeitmodelle für rund 240 Tarifbeschäftigte nach Tarifrecht der Länder (TV-L) und ca. 70 Angestellte nach MiLoG unterstützen. Sie soll eine integrierte Fehlzeitenverwaltung mit Erfassung von Urlaubs- und Gleitzeitanträgen, Dienstreiseanträgen sowie Krankmeldungen ermöglichen. Des Weiteren ist eine Projektzeiterfassung auf Kostenträgerebene für Drittmittelprojekte erforderlich. Ein automatisierter Datenaustausch über Schnittstellen zur Personalverwaltungssoftware fidelis.Personal ist zwingend notwendig, um Stammdaten, Soll-Arbeitszeiten, Abwesenheitsinformationen und Krankmeldungen zu synchronisieren. Die Software muss über ein flexibel konfigurierbares Workflow-Management verfügen, das mindestens zwei Hierarchie-Ebenen und Vertretungsregelungen unterstützt. Der Auftrag umfasst die Ersteinrichtung, Inbetriebnahme, Anpassung, Einweisung und Schulung der Key User. Die Software muss als Cloud-Lösung ohne zusätzliche Benutzer-Clients nutzbar sein und eine responsive Web-Anwendung darstellen, die auf verschiedenen Geräten funktioniert. Die Kommunikation muss über TSL verschlüsselt sein und eine Anmeldung mittels Benutzername und Passwort erfolgen. LDAP-Integration und Authentifizierung über Microsoft 365 (M365) sind erforderlich. Die Software muss Unicode-Standard unterstützen und variable Ausgabeformate für Berichte und Datenexporte (PDF, Excel, CSV) bieten. Die Schnittstellen müssen Industriestandards entsprechen und gängige Formate wie CSV, DAT, XLS(X), TXT oder XML unterstützen. Die Stammdatenpflege erfolgt durch den Auftraggeber, mit Ausnahme der erstmaligen Übernahme. Die Häufigkeit des Datenimports wird abgestimmt, mindestens täglich. Fehlzeitenschlüssel werden manuell angelegt, eine Schnittstelle ist nicht erforderlich. Für Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Fehlzeiten ist eine bidirektionale Schnittstelle erforderlich, mit mindestens stündlicher Aktualisierung. Kostenstellen- und Kostenträgerdaten müssen importierbar sein, mit manueller Ergänzungsmöglichkeit. Die Benutzeroberfläche muss intuitiv, übersichtlich und interaktiv sein. Ein digitales Archiv für Arbeitszeitaufzeichnungen ist erforderlich, das mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden kann. Die Software muss verschiedene gesetzliche Grundlagen wie ArbZG, BUrlG und TV-L unterstützen. Die Arbeitszeiterfassung muss über PC/Laptop oder mobile Geräte erfolgen, mit Möglichkeit zur Projektzeiterfassung und Nachbuchungen. Korrekturbuchungen müssen innerhalb eines definierten Zeitfensters möglich sein. Die Anzeige von Zeitsalden und die Erstellung von Berichten durch Beschäftigte sind erforderlich. Plausibilitätsprüfungen für Arbeitszeiten sind zwingend. Arbeitszeitmodelle und Pausenzeiten müssen flexibel definierbar sein. Die Projektzeiterfassung muss die Zuweisung von Stunden zu Projekten und die Erstellung von projektbezogenen Berichten ermöglichen. Die Fehlzeitenverwaltung muss Urlaubs-, Sonderurlaubs- und Gleitzeitanträge sowie Krankmeldungen und Dienstreisen unterstützen, inklusive Workflows und Stellvertretungsregelungen. Ein integriertes Workflow-Management mit flexibler Erstellung, mehrstufigen Genehmigungsprozessen und Vertretungsregelungen ist gefordert. Das Berechtigungs- und Rollenmanagement muss individuell konfigurierbar sein, mit verschiedenen Benutzergruppen und granularen Rechten. Eine umfassende Änderungshistorie und Protokollierung aller Aktivitäten ist erforderlich. Warn- und Fehlermeldungen für Doppelbuchungen, fehlende Buchungen, Überschreitungen von Arbeitszeitgrenzen und andere Unregelmäßigkeiten sind notwendig. Die Dienstleistung umfasst die Grundeinrichtung, Inbetriebnahme, Schnittstelleneinrichtung und Verwaltung von Zugriffsrechten. Wartung und Support müssen in deutscher Sprache erfolgen, mit einer Reaktionszeit von vier Stunden und fachlicher Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden. Schulungen für Key-User sind erforderlich. Die Systemverfügbarkeit muss der Verfügbarkeitsklasse VK 1 gemäß HV-Kompendium des BSI entsprechen. Die Software muss für alle Beschäftigten verfügbar sein, mit drei inkludierten Fachadministratoren-Lizenzen. Ausschlusskriterien umfassen die fehlende Beilegung der geforderten Konzepte, des EVB-IT Vertrags, des Datenschutzkonzepts, der Auftragsverarbeitungsvereinbarung, der Geheimhaltungsvereinbarung, die fehlende Schnittstellenfunktionalität, die Nichtumsetzung gesetzlicher Anforderungen, ein nicht vorhandenes Rechte-Rollen-Konzept sowie fehlende Supportleistungen und Wartung. Das Rechenzentrum muss sich innerhalb Europas oder im Geltungsbereich der DSGVO befinden und über eine Zertifizierung nach ISO 27001 bzw. IT-Grundschutz verfügen.