Zeitschriftenversand Denkmalpflege in Westfalen

Gegenstand der Ausschreibung ist der Postversand der Zeitschrift "Denkmalpflege in Westfalen-Lippe" (DiWL), inklusive aller damit verbundenen Leistungen. Die Zeitschrift wird zweimal jährlich versendet (Ende April/Anfang Mai und Ende November/Anfang Dezember). Es handelt sich um drahtgeheftete Broschüren im Format 30 x 17 cm mit einem Umfang von 48 bis 64 Seiten und einem Gewicht von ca. 230 g. In Ausnahmefällen kann es Sonderausgaben geben, die dicker sind (bis 84 Seiten) und eine Faden- oder Klebeheftung aufweisen (bis 7 mm Rückenstärke, bis 320 g Gewicht). Muster können angefordert werden. Die Zeitschrift wird in Pappkartons verpackt von der Druckerei direkt zum Auftragnehmer geschickt. Der Auftraggeber übermittelt ca. zwei bis drei Wochen vor jedem Versand eine aktuelle Adressdatei (Excel). Für jeden Einzelauftrag wird vorab ein verbindlicher Termin- und Ablaufplan erstellt und abgestimmt. Zusätzlich können unregelmäßig wechselnde Beilagen (Flyer) beigefügt werden. Diese müssen vom Auftragnehmer bei der LWL-Denkmalpflege abgeholt und den Zeitschriften beigefügt werden. Die Position der Einlage ist mit dem Auftraggeber abzustimmen. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Erstellung eines Termin- und Ablaufplans, die Umsetzung der Adressdateien in sein Programmformat, ggf. Aktualisierung von Adressen, die Adressierung der Versandtaschen (mit Absenderzeile), das Kuvertieren der Zeitschriften, die Bereitstellung der Versandtaschen aus legaler und nachhaltiger Waldbewirtschaftung (Nachweis erforderlich), die portooptimierte Versendung und die Postauslieferung. Die Zeitschriften sind werktäglich zuzustellen. Innerhalb Deutschlands soll die Zustellung im gleichen PLZ-Gebiet in der Regel am übernächsten Werktag, ansonsten innerhalb von max. 4 Werktagen erfolgen. Rückläufer gehen direkt an die LWL-Denkmalpflege. Mangelhafte Sendungen sind aus dem Versand zu nehmen und dem Auftraggeber zu übergeben.