Transportdienstleistungen für Wahlmöbel und Wahlkoffer zur Kommunalwahl 2025 in Köln

Die Ausschreibung umfasst die Transportdienstleistungen für die Kommunal- und Integrationsratswahl 2025 sowie eine mögliche Stichwahl zum*zur Oberbürgermeister*in in Köln. Es geht um den Transport von ca. 1.650 Wahlurnen, 1.100 Tischwahlkabinen, 230 Papptüten und 750 Wahlkoffern für die Hauptwahl sowie ca. 550 Wahlurnen, 1.100 Tischwahlkabinen, 230 Papptüten und 550 Wahlkoffern für die Stichwahl. Die Transporte umfassen die Anlieferung der Wahlmöbel (Urnen, Kabinen, Tüten) und Wahlkoffer vom Außenlager zu den ca. 503 Wahlräumen in ca. 180 Wahlgebäuden sowie den Rücktransport der Wahlmöbel von den Wahlräumen zum Außenlager und der Wahlkoffer von den Bezirksrathäusern zum Außenlager. Der Auftragnehmer muss einen Tourenplan erstellen, der mit dem Wahlamt abgestimmt wird. Die Übergabe und Rücknahme der Materialien müssen quittiert werden. Die Tischwahlkabinen werden auf Europaletten bereitgestellt und müssen entsprechend gesichert transportiert werden. Die Wahlkoffer sind nach der Auszählung von den Bezirksrathäusern abzuholen und ins Außenlager zu transportieren. Erschwernisse bei den Anfahrten, wie enge Straßen und Baustellen, sind zu berücksichtigen. Es dürfen nur Fahrzeuge mit einem zulässigen Gesamtgewicht von maximal 3,49 Tonnen eingesetzt werden, die über eine grüne Plakette verfügen. Der Auftragnehmer ist für alle Schäden verantwortlich. Eine schriftliche Lieferinformation muss an die Empfänger der Wahlgebäude versendet werden. Eine Clearingstelle muss während der Transporttage eingerichtet werden, um Fragen zu beantworten und Fehllieferungen zu beheben. Qualitätssichernde Maßnahmen sind durchzuführen, um einen störungsfreien Ablauf zu gewährleisten. Der Auftragnehmer benennt eine verantwortliche Person in leitender Position, die als Ansprechpartner für das Wahlamt fungiert und für die Erstellung des Tourenplans und die Qualitätskontrolle verantwortlich ist.