Tagungsräume und Catering für 250 Teilnehmer in Mannheim

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Anmietung einer geeigneten Veranstaltungsstätte für die Kommunaltagung des Bundesministeriums des Innern (BMI) in Mannheim vom 03. bis 04. November 2025. Die Location soll mit öffentlichen Verkehrsmitteln vom Hauptbahnhof Mannheim aus in maximal 30 Minuten erreichbar sein. Die geforderten Leistungen umfassen die Bereitstellung von Räumlichkeiten, Mobiliar, Catering sowie Konferenz- und Bühnentechnik. Ein großer Plenarsaal für bis zu 250 Teilnehmende und Aktive wird benötigt, der flexibel als Kinobestuhlung genutzt werden kann. Zusätzlich sind separate Räume für bis zu sieben parallele Workshops erforderlich, wobei einer der Workshopräume am Vormittag für eine Leitungssitzung mit ca. 30 Personen genutzt werden soll. Die Workshopräume müssen mindestens 25 Personen im Stuhlkreis fassen können. Eine Ausstellungsfläche für 10 Ausstellende mit Stehtischen, Barhockern, Pinnwänden und Monitoren ist ebenfalls erforderlich. Das Catering umfasst Getränke, Mittagessen (Fingerfood und Snacks), Konferenzgebäck und ein Abendbuffet mit Getränken. Die Speisen sollen überwiegend aus regionalen Produkten bestehen und vegetarische sowie vegane Optionen anbieten. Die Location muss ein geschlossenes WLAN für alle Teilnehmenden bereitstellen und barrierefrei sein, einschließlich der Bühne und des Rednerpults. Ein Produktionsraum als Organisationsbüro für ca. 10 Crew-Mitglieder ist ebenfalls erforderlich. Die Detailplanungen und Absprachen erfolgen nach der Beauftragung zwischen dem Auftragnehmer und der Agentur.