RFID-Konvertierung für 400.000 Medien

Die zu beschaffende Leistung beinhaltet die Konvertierung von 400.000 Medien mit RFID-Etiketten in der Zentralbibliothek der UB JCS. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Einhaltung des vorgegebenen Zeitrahmens von maximal 12 Wochen ab Startzeitpunkt. Innerhalb von zwei Wochen nach Zuschlag erstellt der Auftragnehmer einen konkreten Zeit-, Personal- und Organisationsplan in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Der Auftragnehmer stellt die benötigte Anzahl an mobilen Konvertierungsstationen sowie das notwendige Personal und die Hardware für die Konvertierung der Medien zur Verfügung. Es wird eine verantwortliche Ansprechperson vor Ort benötigt, die Montag bis Freitag erreichbar ist und Deutsch auf C1-Niveau spricht. Täglich ist ein schriftliches Feedback zum Arbeitsfortschritt zu liefern, und wöchentlich findet ein Jour Fixe statt. Die Auftragsdurchführung erfolgt anhand der Anleitung des Auftraggebers, und das Personal des Auftragnehmers wird entsprechend geschult. Die Einhaltung von Arbeitszeiten nach deutschem Arbeitsrecht ist sicherzustellen. Der Leistungsumfang umfasst das Einbringen von RFID-Etiketten nach Vorgaben des Auftraggebers in die Medien. Die konvertierten Bände sind ordnungsgemäß ins Regal zurückzustellen. Das Beschreiben der RFID-Chips erfolgt nach den Vorgaben des Auftraggebers, wobei die Buchnummern/Mediennummern über Barcode, OCR oder manuell erfasst werden. Die gleichzeitige Sicherung der Medien mit einer Erfolgsquote von 98% ist erforderlich. Der Auftragnehmer markiert den Bearbeitungsstand auf einem Übersichtsplan und ist für die laufende Kontrolle zuständig. Die Konvertierung erfolgt im Magazin der Zentralbibliothek, wobei die zu konvertierenden Medien sich auf zwei Untergeschosse verteilen. Der Zugang zum Magazin erfolgt ausschließlich über den Dienstaufzug. Die einzubringenden RFID-Etiketten werden vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Die Entsorgung der Abfallprodukte erfolgt durch den Auftragnehmer. Die Konvertierung ist während der definierten Rahmenarbeitszeit direkt an den Regalen durchzuführen, wobei der laufende Magazinbetrieb Vorrang hat. Unklare Fälle werden vor der Konvertierung mit dem Auftraggeber besprochen. Der Auftraggeber führt fortlaufend Qualitätskontrollen durch. Die Abrechnung erfolgt pro erfolgreich konvertiertem Medium, wobei die Leistung innerhalb von 4 Wochen nach Fertigstellung kontrolliert wird. Die eingesetzten Geräte müssen den aktuellen ISO-Normen genügen, und die Barcode-Scanner müssen die gängigen Formate verarbeiten können. Die Mediennummern werden automatisiert erfasst und in einer .xlsx-Datei zur Verfügung gestellt. Ein Signal über den Erfolg/Misserfolg der Konvertierung ist erforderlich. Der Auftragnehmer garantiert Stillschweigen über die Bestände und örtlichen Gegebenheiten.