Digitales Rechnungseingangs- und Beschaffungs-Tool für das Deutsche Institut für Urbanistik

Die Ausschreibung beinhaltet die Beschaffung einer Softwarelösung für das Deutsche Institut für Urbanistik (Difu), die sowohl den Rechnungseingang als auch die Beschaffung digitalisiert und in die bestehende Systemlandschaft integriert. Das Ziel ist die Schaffung einer einheitlichen Datengrundlage zur aktiven Überwachung und Steuerung der Geschäftsprozesse in den genannten Bereichen. Die Software soll den gesamten Prozess von der Bedarfsanmeldung bis zur Rechnungsbegleichung abbilden und administrative Tätigkeiten reduzieren. Die Lösung muss eine nahtlose Anbindung an die ERP-Software Sage 100 gewährleisten, die derzeit im Rechnungswesen eingesetzt wird. Die Software soll die Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen für alle Beschäftigten ermöglichen, auch für diejenigen, die keinen direkten Zugriff auf Sage 100 haben. Die finale Ablage der Belege soll im DMS-System Sage 100 erfolgen, wobei die Software die Rechnung inklusive der Dokumentation des Freigabeprozesses im Archiv von Sage 100 ablegen muss. Die Software muss alle gängigen x-Rechnungsformate verarbeiten können und analoge sowie digitale Rechnungen über OCR-Erkennung les- und verarbeitbar machen. Die Lösung soll eine automatisierte Rechnungsprüfung durchführen und die Möglichkeit bieten, Rechnungen zu splitten und Teilsummen automatisch auszulesen. Die Software muss auf Stammdaten in Sage 100 zugreifen können und eine flexible Rechte- und Rollenverwaltung bieten. Die Lösung soll Freigabeprozesse für feste Verfahren definieren können und die zusätzliche Einbindung von Personen im Freigabeprozess ermöglichen. Die Software muss rollenbasierte Bedienoberflächen bieten und flexible Such-, Filter- und Sortierfunktionen ermöglichen. Die Lösung soll online-basierte Hilfen für die internen Nutzer in deutscher Sprache zur Verfügung stellen und die Möglichkeit bieten, Erinnerungen zu erfassen und Nutzer per E-Mail zu benachrichtigen. Die Software muss die Möglichkeit bieten, mit anderen Nutzern zu kommunizieren, ohne dass dies Bestandteil der offiziellen Vorgangsdokumentation wird. Die Lösung muss ein Lizenzmodell anbieten, das auf der tatsächlichen Größe der Difu bzw. der Nutzer basiert, und es darf hinsichtlich des Datenvolumens keine Begrenzung geben. Die Software muss unter einem virtualisierten Serverbetriebsystem und einem Datenbanksystem MS-SQL oder SQL-basierter Datenbank funktionieren. Die Lösung muss eine praxiserprobte Schnittstelle zu Sage 100 bieten und Datenexporte in den Formaten .xlsx oder csv ermöglichen. Die Software muss eine automatisierte Rechnungsprüfung durchführen und die Möglichkeit bieten, Rechnungen zu splitten und Teilsummen automatisch auszulesen. Die Lösung muss die Möglichkeit bieten, Budgets je Kostenträger und Sachkonto zu hinterlegen und Datenimporte für die Budgetkontrolle zu ermöglichen. Die Software muss die Einbindung von Kompetenzstellen ermöglichen und die Abbildung von verschiedenen Verfahrensarten unterstützen. Die Lösung muss eine rechtssichere Dokumentation gewährleisten und die Möglichkeit bieten, Beschaffungsvorgangsdaten in die Rechnungseingangsbearbeitung zu überleiten. Die Software muss Standardauswertungen ermöglichen und sicherstellen, dass Reports nur Daten enthalten, auf die der Nutzer berechtigt ist. Die Lösung muss eine marktübliche Schnittstelle aufweisen, die es ermöglicht, ein Vertragsmanagement-Tool anzubinden, und individuelle Anpassungen der Workflows ermöglichen. Die Software muss eine Nutzer-Dokumentation, eine IT-Dokumentation und eine Umsetzungs-Dokumentation bereitstellen.