Agenturleistungen für Veranstaltungen der Helmholtz-Geschäftsstelle

Die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren sucht eine erfahrene Veranstaltungsagentur zur Organisation und Durchführung ihrer Veranstaltungen für den Zeitraum 2025 bis 2029. Der Auftrag wird als Rahmenvertrag vergeben, mit der Option auf Verlängerung. Die Agentur soll die Helmholtz-Gemeinschaft bei verschiedenen Veranstaltungsformaten unterstützen, darunter der jährliche Neujahrsempfang für Stakeholder aus Politik, Wissenschaft und Wirtschaft in Berlin, die Helmholtz-Jahrestagung (zukünftig Helmholtz Insights) zur Präsentation des Leistungsspektrums der Gemeinschaft, und die Konferenz "Inspired by Talents" zur Förderung des Austauschs über Arbeitgeberidentitäten. Zusätzlich werden Ad-hoc-Einsätze und Sonderformate wie die Ausstattung von Veranstaltungen, Unterstützung bei Videoaufnahmen und Transportleistungen abgedeckt. Die Agentur soll höchste Qualitätsstandards einhalten und die Corporate Identity der Helmholtz-Gemeinschaft berücksichtigen. Ein zentraler Aspekt ist die Förderung von Nachhaltigkeit, mit dem Ziel der Klimaneutralität und Orientierung an der ISO-Norm für Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement. Expertise in digitalen Veranstaltungsformaten und Film-/Videoproduktion ist ebenfalls gefragt. Die Agentur wird bei der Entwicklung von Veranstaltungskonzepten, Raumplanung, Koordination mit Dienstleistern, Technik und Ausstattung, Programmgestaltung, Catering, Akkreditierung und Empfang, Logistik und Nachbereitung eingebunden. Die Helmholtz-Gemeinschaft behält sich Anpassungen der Veranstaltungen aufgrund von Budgetplanungen und Vorstandswechseln vor. Die Agentur muss die Einhaltung von Umweltschutzaspekten, Barrierefreiheit und einheitlichen visuellen Erscheinungsbildern gewährleisten.