Beratungsleistung für Büromöbel-Ausschreibung in Kiel

Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH) sucht einen Berater zur Unterstützung bei der anstehenden Ausschreibung von Mobiliar, Teeküchen, Drehstühlen und Besucherstühlen. Der Berater soll bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen mitwirken, einschließlich der Ausarbeitung von Leistungsverzeichnissen für neue Produktgruppen, der Formulierung fachlicher, technischer und nachhaltiger Anforderungen sowie der Entwicklung von Wertungsmatrizen. Weiterhin ist die Beratung bei der Straffung des bestehenden Portfolios und der Erstellung technischer Beschreibungen gefordert. Der Berater muss an Arbeitsgruppentreffen teilnehmen, die überwiegend als Videokonferenz stattfinden, und die Vorbereitung sowie Unterstützung bei der Bemusterung und der anschließenden Wertung und Bietergesprächen leisten. Die aus dieser Zusammenarbeit resultierenden Unterlagen bilden die Grundlage für die nachfolgende Möbel-Ausschreibung, die über die E-Vergabeplattform des Landes Schleswig-Holstein veröffentlicht wird. Der Berater muss die Vorgaben des Energiewende- und Klimaschutzgesetzes des Landes berücksichtigen, insbesondere im Hinblick auf ökologische Zertifizierungen, RC-Materialien und umweltfreundliche Materialien. Es wird die Teilnahme an einem kostenfreien Startgespräch in Kiel erwartet. Des Weiteren sind die relevanten Normen, Verordnungen und ökologischen Standards für alle Produktkategorien zu benennen. Die Erstellung von Katalogen und Leistungsverzeichnissen mit textuellen und bildlichen Beschreibungen, Grundrissen und Isometrien für bestehende und neue Lose sowie die Optimierung und Definition neuer Artikel sind ebenfalls Teil der Leistung. Die Formulierung technischer Anforderungen soll funktional und neutral erfolgen, ohne Nennung von Referenzprodukten. Eine Bewertungsmatrix für Produkteigenschaften muss für alle Lose erstellt werden, inklusive Vorschlägen zur Wertung. Die Vorbereitung der Bemusterung, die fachliche Prüfung von Angeboten und die Erstellung von Checklisten zur Bewertung durch die Arbeitsgruppe gehören ebenfalls zum Leistungsumfang. Die Bemusterung selbst wird voraussichtlich acht Tage dauern und überwiegend in Präsenz stattfinden. Die Termine mit Bietern während der Bemusterung müssen geleitet werden, wobei Abweichungen geklärt und die Ergebnisse in die Bewertungsmatrix eingearbeitet werden. Die vom Berater genannten Referenzen dürfen nicht direkt mit Aufträgen der GMSH zusammenhängen und sollten die auszuschreibenden Produktbereiche sowie die Größe der Verfahren widerspiegeln. Die Stundensätze für Remote- und Präsenzarbeit sind netto anzugeben und beinhalten alle anfallenden Kosten. Der Vertrag beginnt mit der Zuschlagserteilung und endet mit der Bezuschlagung der Büromöbel-Ausschreibung, voraussichtlich im Juli 2026.