Digitalisierung von Bauakten im Landkreis Wittmund

Der Landkreis Wittmund plant die Digitalisierung seiner Bauaktenbestände, die derzeit in Pendelheftern und Ringordnern gelagert sind. Ziel ist es, die Akten durch ein externes Unternehmen aufarbeiten und digitalisieren zu lassen. Dabei sollen sämtliche Dokumente innerhalb einer Bauakte, unabhängig von ihrer Größe (von kleinen Klebezetteln bis zu DIN-A0-Zeichnungen), in Farbe und mit einer Auflösung von mindestens 200 dpi eingescannt werden. Die Scans müssen OCR-fähig sein, die Leserichtung der Dokumente berücksichtigen und in der Reihenfolge ihrer ursprünglichen Position innerhalb der physischen Akte erfolgen. Die digitalisierten Dokumente sind als PDF/A-Dateien zu archivieren, wobei leere Seiten vor der Archivierung zu entfernen sind. Für jeden Pendelhefter bzw. Ringordner ist eine separate PDF/A-Datei zu erstellen. Da die Bauakten bereits EDV-technisch erfasst sind, ist eine zusätzliche Erfassung von Metadaten nicht erforderlich. Das beauftragte Unternehmen ist für die Bereitstellung von Transportkisten verantwortlich, in denen die Mitarbeiter des Landkreises die zu digitalisierenden Akten verpacken können. Zudem obliegt dem Unternehmen die zeitnahe Abholung gefüllter und die Anlieferung leerer Behältnisse sowie der sichere Transport der Akten. Es besteht keine vertragliche Bindung hinsichtlich der Gesamtauftragsmenge oder der Häufigkeit der Lieferungen. Der Landkreis Wittmund wird das Unternehmen nach Bedarf mit der Digitalisierung von Akten beauftragen. Eine durchschnittliche Akte umfasst etwa 60 Seiten bis DIN-A3 sowie fünf DIN-A0-Zeichnungen. Die Abrechnung erfolgt pro Lieferung nach Freigabe der Vernichtung der Originalakten durch den Auftraggeber. Die geplante Auftragsvergabe erstreckt sich über den Zeitraum vom 01.01.2026 bis zum 31.12.2028. Alle Mitarbeiter des Unternehmens, die mit den Bauakten in Berührung kommen, müssen zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Es muss sichergestellt sein, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Akten haben. Nach der Digitalisierung werden die Bauakten durch das Unternehmen vernichtet. Die Vernichtung muss zertifiziert erfolgen, und es ist ein Vernichtungsnachweis auszustellen. Für alle geschäftlichen Angelegenheiten muss den Mitarbeitern des Landkreises Wittmund eine direkte Ansprechperson beim Unternehmen zur Verfügung stehen.