Sachbezugskarten für Mitarbeiter - Lieferung und Administration

Die Stadt Schönebeck (Elbe) beabsichtigt die Einführung eines alternativen Entgelt-Anreizsystems für ihre rund 250 nach TVöD (VKA) beschäftigten Mitarbeiter. Kernstück dieses Systems ist die Bereitstellung und Administration von Sachbezugskarten. Diese Karten sollen monatlich mit einem Betrag zwischen 0 und 50 EUR aufgeladen werden, wobei die Aufladung steuer- und sozialversicherungsfrei für die Beschäftigten erfolgen muss. Die Aufladung erfolgt jeweils zum Monatsende und die Beträge sind individuell durch den Auftraggeber festlegbar. Das System muss die Möglichkeit bieten, individuelle und monatlich variierende Beträge pro Person auf die Sachbezugskarte zu buchen. Der Zeitpunkt der monatlichen Aufladungen soll durch den Auftraggeber bestimmbar sein. Die Sachbezugskarten sollen als Zahlungsmittel in einer vom Auftraggeber frei wählbaren Wunschregion in Deutschland bei den Akzeptanzstellen des Dienstleisters einsetzbar sein. Die Wunschregionen sind auf die Postleitzahlengebiete 39, 38, 29, 19, 16, 14 und 06 begrenzt. Es wird ein breites Händlernetzwerk in diesen Regionen erwartet. Die Karten müssen den Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) und den Vorgaben des BMF-Schreibens vom 15.03.2022 entsprechen, um die Steuerfreiheit zu gewährleisten. Das System soll auch die Aufladung zu persönlichen Anlässen unter Berücksichtigung der steuerlichen Freigrenzen ermöglichen. Die Administration der Karten erfolgt über ein vom Unternehmen bereitgestelltes Onlineportal mit Landingpage sowie eine kostenlose App für Android und iOS. Eine Schnittstelle zum Personalabrechnungs- und Verwaltungsprogramm P&I LOGA3 ist zwingend erforderlich. Über das Portal und die App sollen die Beschäftigten ihr Guthaben, Transaktionen und Akzeptanzstellen einsehen können. Die Karten sind PIN-geschützt. Bei Ausscheiden eines Beschäftigten werden die Karten nach sechs Monaten technisch gesperrt. Bei Kartenverlust ist eine Nachbestellung durch den Auftraggeber möglich. Bargeldauszahlungen, Überziehung des Guthabens, Überweisungen des Guthabens oder der Erwerb von Devisen/Kryptowährungen sind nicht gestattet. Der Dienstleister muss die Karten personalisiert anbieten und sicherstellen, dass sie ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Die Karten müssen eine Ansparung des Guthabens ermöglichen und rechtlich sowie technisch den Vorgaben des § 37b Abs.1 und Abs.2 EStG entsprechen. Der Dienstleister ist für die Unterstützung bei der Einführung und für die Kundenbetreuung sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Beschäftigten verantwortlich. Die Kartenproduktion und der Versand erfolgen individuell bezeichnet. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich als digitale Sammelrechnung. Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 24 Monate, mit einer einmaligen Verlängerungsoption um 12 Monate, maximal jedoch 3 Jahre. Die erstmalige Lieferung der Karten ist bis zum 15. September 2025 vorgesehen, die Nutzbarkeit ab dem 01. Oktober 2025.