Digitalisierung von Bauakten für die Kreisverwaltung Gütersloh

Die zu erbringenden Leistungen umfassen im Detail die Vorbereitung von 17.200 Akten bis zum Format A4 sowie A3 bis A0, inklusive Einlegen von Trennblättern, Umkopieren bei Bedarf, Glätten von Blättern und Einheften bzw. Entklammern. Die Akten befinden sich in ca. 1183 Leitz-Ordnern, wobei jede Akte etwa 40 Blatt enthält und auf einem Heftstreifen befestigt ist; vereinzelt sind Dokumente in Klarsichthüllen. Die Unterlagen umfassen sowohl Schwarz/Weiß- als auch Farbdokumente. Für die Verarbeitung sind ca. 694.880 Seiten bis A4 und 516 Seiten im Format A3 bis A0 vorgesehen. Dies beinhaltet Schwarz/Weiß- oder Farbscans mit bis zu 24bit Farbtiefe, doppelseitigen Scan, eine Auflösung von 300 dpi, OCR-Volltextrecherche, Eliminierung von Leerseiten, Ausrichtung (Leserichtung), Qualitätssicherung, Dateinamenerzeugung laut Indexierung, MRC MixedRasterContent Komprimierung und die Ausgabe im Dateiformat PDF/A-1a oder höher. Die Erzeugung der Datei sowie die Protokollierung gemäß Transfervermerk lt. TR-Resiscan sind ebenfalls Bestandteil der Leistung. Die Abholung der 17.200 Akten erfolgt im Kreishaus Rheda-Wiedenbrück, wobei die Akten in Pappkartons verpackt und im Transportfahrzeug transportiert werden. Die Bereitstellung des Verpackungsmaterials (Kartons, Aufkleber, Klebeband) ist ebenfalls erforderlich. Eine Projektleitung seitens des Dienstleisters ist ebenso gefordert wie der Datentransfer per SFTP-Server, gesichert mit Zugang und Passwort, wobei die Zugangsdaten dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen sind. Die Speicherung der Daten soll für 6 Monate erfolgen. Die Lagerung der 17.200 Akten ist für mindestens 6 Monate zur Qualitätskontrolle durch den Auftraggeber vorgesehen. Abschließend ist eine zertifizierte Vernichtung nach ISO DIN 66399 Vernichtung P3 (Sieblochgröße 25mm) Sicherheitsstufe P-4 (Verwirbelung und Verpressung) durchzuführen. Zusätzlich sind Mehraufwendungen aufgrund der Aktenbeschaffenheit (Alter, brüchiges Papier, umheften von Notizzetteln, Schimmelbefall etc.) zu berücksichtigen, die nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden. Bei Bedarf ist die Bereitstellung der Originalakte innerhalb von 48 Stunden zu gewährleisten. Abschließend ist zu beachten, dass eventuell "Archiv" Akten zurück zum Auftraggeber gesendet werden müssen.