EVT-Tagung 2026 - Organisation und Durchführung einer internationalen Tagung für Nutztierwissenschaften und Tierzucht in Hamburg

Gegenstand der Ausschreibung ist die umfassende Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der EVT-Tagung 2026, einer fünftägigen internationalen Tagung im Bereich der Nutztierwissenschaften und Tierzucht. Die Veranstaltung findet vom 7. bis 10. September 2026 im Congress Center Hamburg (CCH) statt und richtet sich an etwa 1.000 bis 2.000 Wissenschaftler, Verwaltungsangehörige und Wirtschaftsvertreter aus aller Welt. Die Leistungen umfassen die Erstellung und Abstimmung eines Zeit- und Organisationsablaufplans, die Gestaltung und den Aufbau einer Anmelde-Webseite sowie die Realisierung des Online-Auftritts. Des Weiteren sind die Erstellung einer Broschüre und Beschilderung, die Planung und Koordinierung der EAAP Study Commission Sessions (sieben halbtägige Blöcke mit parallelen Sessions) und der EAAP Plenary Session (ein halbtägiger Block) sowie die Planung und Koordinierung von Postersessions mit bis zu 700 Poster-Stellwänden gefordert. Die Organisation und Abwicklung des Caterings, die Bereitstellung von Personal (Hostessen, Hosts, Ordnungspersonal, Garderobenpersonal) mit Deutsch- und Englischkenntnissen (mind. A2 GER), die Gewährleistung eines WLAN-Zugangs sowie die Organisation der Registrierung inklusive Selbstregistrierungsscannern und die Aushändigung von Tagungsmaterialien gehören ebenfalls zum Leistungsumfang. Spezifische Seitenveranstaltungen wie die ERFP General Assembly (5.-6. September), ein Workshop zu Scientific Writing (5.-6. September), die Welcome Ceremony und Reception (7. September), ein Country-Evening (8. September) und ein Gala Dinner (10. September) müssen geplant und koordiniert werden. Hierbei sind die Auswahl von Örtlichkeiten, die Organisation von Rahmenprogrammen und die Kostenabwicklung durch den Auftragnehmer zu übernehmen. Mindestens drei, voraussichtlich maximal zehn Exkursionen am 11. September sind zu organisieren, inklusive der Auswahl von Busunternehmen und der Koordination des Transports. Die Datenverarbeitung von Vorträgen und Postern, einschließlich der Vorbereitung eines Raumes für Referenten zum Hochladen von Präsentationen und der Sammlung digitaler Poster, ist ebenfalls Teil der Leistung. Die optische Ausgestaltung der Räumlichkeiten, insbesondere mit nachhaltiger Blumendekoration, ist gefordert. Die Einhaltung des Leitfadens für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen ist obligatorisch. Die Kommunikation mit dem Auftraggeber erfolgt primär elektronisch, und es sind regelmäßige Abstimmungsgespräche sowie ein Abschlussbericht zu erstellen. Die Projektleitung und deren Stellvertretung müssen über spezifische Qualifikationen und Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement verfügen, einschließlich guter Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. B2 GER). Die Vertragsdauer erstreckt sich von der Zuschlagserteilung bis zur vollständigen Erbringung und Abnahme aller vertraglichen Pflichten.