Labor-Informations- und Management-System (LIMS) für das Fraunhofer-Institut

Der Fachbereich Qualitätsprüfung- und Bewertung (QA) des Fraunhofer-Instituts für Holzforschung, Wilhelm-Klauditz-Institut WKI, benötigt ein Labor-Informations- und Management-System (LIMS) mit Ankopplung des Qualitätsmanagementsystems (QMS). Das LIMS soll die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von gelenkten Dokumenten wie Audit- und Prüfberichte, Bescheinigungen und Zertifikate ermöglichen. Weiterhin soll es die Angebots- und Vertragsabwicklung unterstützen. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des QMS, einschließlich Prüfmittelüberwachung, Material- und Chargenverwaltung, Lieferantenbewertung, Schulungsplan, Qualifikationsmatrix, 8D-Reports, Prozessmanagement und Beschwerdemanagement. Die bisher verwendete Software soll durch eine ganzheitliche Lösung abgelöst werden. Der Auftragnehmer ist für die Einrichtung, den laufenden Betrieb und die Betreuung des Systems zuständig. In Workshops sollen die Inhalte und die Nutzung konkretisiert werden. Es sollen Lizenzen für bis zu 30 Nutzer erworben werden können. Die Kosten sollen in einmalige Kosten für die Bereitstellung und monatlich wiederkehrende Kosten für die laufende Nutzung aufgeteilt werden. Die Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre. Die Software muss die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement-System und die Inhalte der ISO/IEC 17065 und ISO/IEC 17025 erfüllen. Das System muss Desktop-Endgeräte mit Windows 10/11 und gängigen Browsern unterstützen, idealerweise als browserbasierte Anwendung ohne Clientinstallation. Mobile Endgeräte mit iOS und Android sollen ebenfalls unterstützt werden. Eine SSO-Anmeldung mittels SAML oder OpenIDConnect (KeyCloak) ist erforderlich. Das System soll eine Offline-Fähigkeit für mobile Geräte bieten. Ein zertifizierter Betrieb nach ISO 27001 ist notwendig, und die Datenhaltung muss innerhalb von Deutschland bzw. der EU erfolgen. Der Zugriff auf Datenbanken sowie die Speicherung der Datenbanken und Backups muss verschlüsselt erfolgen. Es sind stündliche inkrementelle Backups für 3 Tage vorzusehen, und es muss die Möglichkeit für automatisierte Vor-Ort-Backups bestehen. Das System soll einen eingeschränkten Lesezugriff für Externe ermöglichen und in deutscher Sprache verfügbar sein. Es sind Funktionen für die Definition individueller Nutzerrechte, die Einrichtung verschiedener Nutzergruppen und die Zuweisung der Nutzerrechte erforderlich. Die Dokumentenverwaltung soll die Erstellung von Dokumenten im Corporate Design der FhG, die Mitschreibung der Dokumentenhistorie, die automatische Nummerierung und die Dokumentensuche ermöglichen. Die automatische Erstellung von Bescheinigungen/Zertifikaten, Audit- und Prüfberichten sowie Rechnungen und Verträgen ist ebenfalls gefordert. Das System soll die Auftragsbearbeitung, die Zuweisung von Proben und Spezifikationen, die Auswertung von Ergebnissen und die automatische Berichtserstellung unterstützen. Module für die Messgeräteanbindung und regelmäßige Rundversuchsprüfungen mit statistischer Datenauswertung sind erwünscht. Die Überwachungsstelle benötigt mobile Endgeräte für Audits vor Ort, und die Zertifizierungsstelle benötigt eine zentrale Zusammenführung und Verarbeitung aller Ergebnisse. Das QM-System soll Funktionen für die Prüfmittelüberwachung, Dokumentenlenkung, Material- und Chargenverwaltung, Lieferantenbewertung, Schulungsplan, Qualifikationsmatrix, 8D-Reports und Prozessmanagement bieten. Weitere Features umfassen Importschnittstellen für Messdaten, Proben, Kunden und Aufträge sowie Exportschnittstellen für verschiedene Formate. Das System soll Warnsysteme für verschiedene Ereignisse, Suchfunktionen und Filterfunktionen bieten.