Migration des Intranets in Confluence-Instanz für das BKG

Die Ausschreibung beinhaltet die Migration des Intranets des Bundesamtes für Kartographie und Geodäsie (BKG) in die bestehende Confluence-Instanz. Aktuell nutzt das BKG zwei separate Systeme: OfficeNet für das Intranet (Mitarbeiterportal) und Confluence für interne Zusammenarbeit und Wissensmanagement. Das Ziel ist es, diese beiden Systeme in Confluence zu vereinen, um Synergieeffekte zu erzielen und die Anzahl der internen Kommunikationskanäle zu reduzieren. Das Intranet dient zur Verwaltung und Veröffentlichung von Dienstvereinbarungen, Hausmitteilungen, Stellenausschreibungen und zur Darstellung der Organisationsstruktur. Es bietet zudem Schnellzugriffe auf wichtige Anwendungen und standortspezifische Informationen. Das Confluence Wiki wird seit 2021 für die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement genutzt. Die Migration soll unter Verwendung der App „Linchpin Intranet Suite“ erfolgen, um die Funktionen des Intranets in Confluence abzubilden. Bestehende Intranet-Inhalte sollen in einen eigenen Bereich innerhalb von Confluence migriert werden. Die Startseite soll einen übersichtlichen Einstieg in Intranet- und Wiki-Bereiche ermöglichen. Die ausgeschriebene Leistung umfasst die Beratung und Feinkonzeption zur Erweiterung der Confluence-Installation, die Beschaffung und Installation der benötigten Erweiterungen, die Einrichtung der Erweiterungen zur Umsetzung der Intranet-Funktionalitäten, die Migration der Daten von OfficeNet nach Confluence, die Erstellung einer Dokumentation zur technischen und redaktionellen Administration sowie die Durchführung von Schulungen und Workshops für BKG-Mitarbeiter. Das Grobkonzept sieht die Erstellung eines eigenen Bereichs für das Intranet in Confluence vor, mit klarer Definition des Zusammenspiels zwischen Intranet- und Wiki-Bereich. Es soll eine konfigurierbare Bereichsübersicht und Startseite geben, konfigurierbare standortspezifische Angaben, AD-gestützte Benutzerprofile, die Möglichkeit zur Definition von Ansprechpartnern, ein konfigurierbares Organigramm, Mitarbeiterübersichten, konfigurierbare Templates, Übersichtsseiten zu Meldungen und konfigurierbare Menüleisten. Eine Suchfunktion mit Filteroptionen sowie ein Rollen-/Rechte-Konzept sind ebenfalls erforderlich. Barrierefreiheit und Dokumentationen sind zu berücksichtigen. Die Feinkonzeption muss vollständig, klar, verständlich und machbar sein, die Zielerreichung nachweisen, eine Ressourcenplanung und Risikoanalyse enthalten, einen realistischen Zeitplan aufweisen und die Stakeholder-Beteiligung dokumentieren. Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Nachhaltigkeit sind zu berücksichtigen. Die App „Linchpin Intranet Suite“ soll für mindestens 2 Jahre beschafft und installiert werden, mit der Option auf dreimalige Verlängerung um je ein Jahr. Die Startseite des Intranets muss Neuigkeiten, Events, Schnellzugriffe auf Anwendungen und allgemeine Informationen standortspezifisch anzeigen können. Die Suchfunktion muss die Möglichkeit bieten, den zu durchsuchenden Bereich festzulegen. Das Active Directory (AD) muss eingebunden und die Mitarbeiterdaten täglich aktualisiert werden. Der neue Bereich „Intranet“ soll initial die gleiche Struktur wie das aktuelle Intranet haben. Nur bestimmte Mitarbeitergruppen sollen neue Seiten erstellen und Dokumente hochladen können. Die Organisationsstruktur soll automatisiert erstellt werden, und Ansprechpartner sollen mit Bild, Telefonnummer, E-Mailadresse und Raumnummer angezeigt werden. Die Inhalte sollen vom Intranet (OfficeNet) nach Confluence migriert werden, wobei vorhandene Verknüpfungen nach Möglichkeit erhalten bleiben sollen. Es sind Dokumentationen für die neu installierten Erweiterungen zu erstellen, die den Administratoren beschreiben, wie sie Anpassungen und Wartungen vornehmen können. Schulungen sollen für Redakteure und Administratoren durchgeführt werden, um sie in die Lage zu versetzen, die Seiten eigenständig zu konfigurieren und den Intranet-Bereich inhaltlich zu bearbeiten und zu erweitern.