Dienstplansoftware für die Feuerwehr Schwedt/Oder

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung einer Dienstplansoftware zur Unterstützung der Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung bei der Feuerwehr Schwedt/Oder. Die Software soll ein kombiniertes, modular aufgebautes Programm sein, das sowohl die Erstellung von Dienstplänen als auch das Führen von Arbeitszeitkonten ermöglicht. Die Software muss die Erfassung von Mitarbeiterstammdaten inklusive Personalnummer, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch, Mailadresse, Geburtsdatum, Entgeltgruppe, Schichtzuordnung, Funktionen, Qualifikationen, Dienstgruppe und Vertragsdaten ermöglichen. Ebenso ist die Erfassung von Fehlzeiten mit unterschiedlichen Wertungen (z.B. Urlaub, Fortbildung, Krankheit) erforderlich. Die Software soll die Erfassung von Qualifikationen und Funktionen zur Zuordnung an Mitarbeiter (z.B. Truppmann, Schichtführer) sowie die Erfassung individueller Schichtlisten für die tägliche Einsatzplanung unterstützen. Ein einfacher Wechsel zwischen verschiedenen Dienstplanmodellen (z.B. Bremer Modell, Dresdner Modell) muss möglich sein. Zusätzlich soll die Software die Erfassung von Lehrgängen und Untersuchungen ermöglichen und an Untersuchungstermine erinnern. Die Abbildung der Organisationsstruktur mit Hauptwache, Verwaltungs-/Tagesdienstkräften und Wachabteilungen ist erforderlich. Eine Benutzerverwaltung mit flexibler Rechtevergabe und ein Benutzerrollenkonzept sind notwendig. Die Software muss TVöD-Einstellungen berücksichtigen und eine Grundlage für den Datenexport an das Lohnprogramm bieten. Die Umsetzung und Überwachung rechtlicher Anforderungen (z.B. TVöD, Arbeitszeitgesetz) ist sicherzustellen. Die Software soll Grundfunktionen der Dienstplanung wie Autoplan, Stundenerfassung, monatliche Übersicht, Stundenausgleich und Jahresüberträge bieten. Eine zusätzliche manuelle Erfassung von Arbeitszeiten sowie eine Jahresanwesenheitsübersicht sind erforderlich. Die Software muss Tauschmöglichkeiten unter den Mitarbeitern mit Dokumentation, Überplanung der Schichtstärke und Vorschläge für Vertretungen ermöglichen. Statistische Auswertungen, das Absetzen von Stunden und die Darstellung von Grundplan und Änderungshistorie sind ebenfalls gefordert. Der Nutzerzugriff soll über WebClient, optional in Verbindung mit einer Cloud-Lösung, und idealerweise auch per App möglich sein. Benachrichtigungen und Kommunikationsmöglichkeiten unter den Mitarbeitern sind erwünscht. Antragswege für Urlaub und Zeitgutschriften sollen über einen Workflow abgebildet werden können. Die Software soll die Möglichkeit bieten, Kalendereinträge für Android- und iOS-Geräte zu generieren und eine detaillierte Stundenerfassung mit Saldenanzeige sowie eine Übersicht über Zeitzuschläge bieten. Schnittstellen für dateibasierte Exporte, Excel-Im- und Export, PDF-Export und CSV-Export mit individueller Spaltendefinition sind erforderlich. Die Software muss einen passwortgeschützten Zugang für jeden Mitarbeiter, HTTPS-Verschlüsselung, flexible Rechteverwaltung, Datensicherung und idealerweise eine BSI-Zertifizierung bieten. Alle Eingaben und Anforderungen im Dienstplan müssen protokolliert werden. Support in deutscher Sprache innerhalb von 48 Stunden sowie ein Schulungsprogramm in deutscher Sprache sind erforderlich. Zusätzliche Anforderungen umfassen regelmäßige Datensicherung, Such-, Filter- und Druckfunktionen, eine Schnittstelle zum Datenexport und -import an das Lohnprogramm LOGA von P&I, einen modularen Aufbau, Lizenzen für 40 Mitarbeiter, eine Chatfunktion und die Anbindung an ein Zeiterfassungsterminal.