Beratungsleistungen für Reinigungsausschreibung in Mönchengladbach

Die zu erbringenden Leistungen umfassen die Überarbeitung und Ergänzung aller Reinigungsausschreibungen, einschließlich der Aktualisierung der Grunddaten aus dem Raumbuch vor Ort. Das Leistungspaket beinhaltet alle Maßnahmen zur Vorbereitung, Ausschreibung, Submission, Prüfung und Wertung unter Berücksichtigung der städtischen Vorgaben. Die Kommunikation und Abstimmung mit den Nutzern zu den Leistungsbildern und Anpassungen ist ebenfalls Bestandteil. Die Raumbücher sind zu vervollständigen, wobei eine Vor-Ort-Erhebung von Datensätzen aus dem infrastrukturellen und technischen Gebäudemanagement erforderlich ist. Die Überarbeitung soll in strategischen Empfehlungen zur Verbesserung der Beschaffungs-, Abrechnungs- und Dokumentationsprozesse münden. Dies beinhaltet die Beratung hinsichtlich möglicher Losbildungen und die Erstellung vergabefertiger Leistungsverzeichnisse. Die Arbeitsergebnisse sind systematisch aufzubereiten und in einer Entscheidungsvorlage für politische Gremien darzustellen, die verschiedene Umsetzungsgrade und eine klare Empfehlung beinhaltet. Eine Umsetzungsstrategie unter Berücksichtigung vorhandener Personalkapazitäten und Finanzmittel ist zu entwickeln. Es soll aufgezeigt werden, wie die Reinigung künftig einem Controlling unterliegen kann und wie ein Qualitätsmanagement aufgebaut werden kann. Aspekte der Arbeitsplatzergonomie sind zu berücksichtigen und Optimierungspotentiale aufzuzeigen. Der Einsatz smarter Technologien oder Anpassungen unter dem Aspekt des New Works sollen, wenn möglich, ebenfalls aufgezeigt werden. Es soll analysiert werden, ob Engpasskapazitäten durch smarte Technologien aufgefangen werden können, wobei der technische Fortschritt das vorhandene Personal unterstützen soll. Die Ergebnisse dieser Einschätzung sollen die Grundlage für eine Konsolidierung der bisherigen Reinigungsaufwendungen bilden, wobei die Ermittlung von Kennzahlen zum Nutzerverhalten unerlässlich ist. Die Anpassung der Reinigungssatzung soll bis 2029 erfolgen, wobei die Ergebnisse dieser Beratung eine entscheidende Rolle spielen sollen. Der Weg zu einer ergebnisorientierten Reinigung soll aufgezeigt werden, wobei die künftig zu erfassenden Daten und deren Erfassungszeitraum zu definieren sind. Die Beratungsleistung soll dazu führen, dass ein umfassendes Bild über die künftig zu erbringenden Reinigungsleistungen entsteht und eine Entscheidungsgrundlage vorbereitet wird, die eine kaskadierende Entscheidung zulässt. Die Ergebnisse sind nach Reinigungsumfang nach gesetzlichen und technischen Mindestanforderungen, im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel, im Rahmen der aktuell eingesetzten Mittel, durch Optimierung der Anpassung der Zielvorgaben Personal/Finanzen innerhalb der mittelfristigen Planung und im Optimalfall zu staffeln. Die Festlegung der Reinigungsleistungen soll in einer Gruppierung je Gebäudeart erfolgen, wobei auf die unterschiedlichen Nutzungsarten und die sich so ergebenden Besonderheiten der Reinigung eingegangen werden soll. Ziel ist die Erstellung eines „Handbuchs“ für Reinigungsleistungen, in denen je nach Anforderung und Gebäudecluster eine Empfehlung ausgesprochen und zur Beratung vorgelegt werden kann. Insgesamt umfasst die Gebäudereinigung in Mönchengladbach rund 300 Gebäude mit ungefähr 650.000 m2 zu reinigender Fläche, die derzeit in 61 Lose unterteilt sind. Die zeitliche Wechselwirksamkeit der Baumaßnahmen und zugehöriger Interimsanmietungen sind zu beachten und zu bewerten. Der Auftraggeber ist in der Umsetzungsstrategie ökonomisch zu beraten und die erforderlichen Personalkapazitäten für die Steuerung der Dienstleistungen im Gebäudemanagement sind daran zu bemessen. Am Grundsatz der verrichtungsorientierten Reinigung des Gebäudemanagements soll festgehalten werden. Vorgaben, die sich aus dem Haushaltsrecht und/oder der wirtschaftlichen Steuerung ergeben, sind bei den Neuausschreibungen zu berücksichtigen und zu optimieren. Die neue Leistungsverzeichnisse sind unter Berücksichtigung relevanter Rahmenbedingungen vergaberechtskonform auszuschreiben. Dies schließt die Vorbereitung aller entsprechenden Vordrucke und Kostenkalkulation zur Vorbereitung der Vergabe mit ein. Erforderliche Prüf- und Wertungskriterien sind zu definieren und abzustimmen. Der Auftragnehmer hat im Zuge der Ausschreibung und der Submission den Auftraggeber zu beraten und mögliche Aufklärungsgespräche zu unterstützen. Die Prüfung- und Wertung der Angebote erfolgt durch den Auftragnehmer, die zu dokumentieren sind und dem Auftraggeber ein Vergabevorschlag zu unterbreiten ist.