FamilienCard-Verfahren Ausstellung und Abrechnung Stuttgart

Die Landeshauptstadt Stuttgart beabsichtigt, die Abwicklung des FamilienCard-Verfahrens an einen externen Dienstleister zu vergeben. Die FamilienCard dient als geldwerte und Ausweiskarte für Gebührenermäßigungen in städtischen Einrichtungen wie Kindertageseinrichtungen und der Musikschule. Familien mit Kindern bis 16 Jahren und einem bestimmten Einkommenslimit, oder Familien mit mindestens vier Kindern, sind berechtigt, die FamilienCard zu erhalten. Der Auftragnehmer muss ein mobiles, technisch aktuelles Verfahren implementieren, das die Abbuchung von Guthaben an rund 230 Akzeptanzstellen mit etwa 300 Terminals ermöglicht. Die Abbuchungen sollen ab dem 01.01.2026 erfolgen, wobei das jährliche Guthaben pro Karteninhaber 60,00 EUR beträgt. Der Auftragnehmer ist für das gesamte Abrechnungsverfahren zuständig. Die technischen Anforderungen umfassen die Bereitstellung von 330 mobilen Terminals mit integrierten Kartenlesern, Bedienfeldern und Belegdruckern, sowie zehn Ersatzgeräten. Diese Terminals müssen mobil nutzbar sein, ohne direkte Kabelverbindung zur Stromversorgung oder zum Datennetzwerk. Die Datenübertragung soll bevorzugt über LAN, alternativ über Mobilfunknetze erfolgen. Die Terminals müssen Ethernet-, WiFi/W-Lan- und Mobilfunkschnittstellen besitzen, IPv6-fähig sein, frei konfigurierbare IP-Adressen haben und verschlüsselte Datenübertragung ermöglichen. Die Bedienersoftware muss vollständig deutschsprachig sein und jedes Terminal eine eindeutige ID/Seriennummer sowie dokumentierte MAC-Adressen aufweisen. Es werden 75 Terminals mit Aufladefunktion und 225 Terminals ohne Aufladefunktion benötigt, wobei der Auftraggeber die Aufladefunktion an allen Terminals aktivieren oder deaktivieren können muss. Die Terminals müssen eine Abbuchungsfunktion mit Belegdruck, eine freie Auswahl des Angebots, eine druckbare Guthabenabfragefunktion, ein druckbares Abbuchungsjournal und eine Stornofunktion für Transaktionen am selben Tag bieten. Spezielle Funktionen sind für Terminals an Ausgabestellen (Aufladefunktion) und Kassenbetrieben (fest hinterlegbare Angebote) erforderlich. Die Aufladung und Einlösung von Guthaben muss online und in Echtzeit erfolgen, wobei der gesamte Vorgang maximal 15 Sekunden dauern darf. Die Terminals müssen für einen dauerhaften Betrieb ausgelegt sein und technische Vorkehrungen gegen Abbuchungen auf nicht existierende Angebotsnummern beinhalten. Der Auftragnehmer muss deutsche Kurzanleitungen für die Terminals bereitstellen. Des Weiteren sind die Produktion und Lieferung von 50.000 FamilienCards für das Kalenderjahr 2026 bis zum 01.12.2025 vorgesehen, sowie jährlich 5.000 weitere Karten für Neuausstellungen und Ersatzausgaben. Nachlieferungen müssen innerhalb von vier Wochen erfolgen. Die FamilienCards sind als Scheckkarte mit einem wiederverwendbaren elektronischen Chip gestaltet, fälschungssicher, widerstandsfähig und mit einer eindeutigen Kartennummer versehen. Eine PIN-Authentifizierung ist nicht gewünscht. Die Möglichkeit zur sofortigen Kartensperrung und die Ermittlung des Restguthabens müssen gegeben sein. Das Aufladen des jährlichen Guthabens ist einmalig im Jahr möglich, wobei vorhandene Guthaben jeweils zum 31.12. verfallen. Der Auftragnehmer muss eine Verwaltungssoftware bereitstellen, die dem Auftraggeber die Auswertung von Karten-Transaktionen, Kartendetails, Angebotsnummern, Terminalstandorten und -daten, Benutzerverwaltung und Historie ermöglicht. Die Software muss Exportfunktionen in MS-Excel-lesbare Formate bieten. Die Verwaltung von Angebotsnummern muss die Zuweisung zu Kategorien, Gültigkeitszeiträume und Kontaktdaten umfassen. Schnittstellen zu gängigen Kassensystemen sind erwünscht, um die Integration in die Kassensysteme der Angebotspartner zu ermöglichen. Das Abrechnungsverfahren beinhaltet die Überweisung der eingelösten Guthaben an die entsprechenden Zahlungsempfänger durch den Auftragnehmer, regelmäßig zum 15. und letzten eines Monats. Die Abrechnung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber erfolgt zweimal monatlich. Der Auftragnehmer muss detaillierte Abrechnungen und Auswertungen in PDF- und importierbaren Dateiformaten bereitstellen. Ein technischer Support muss telefonisch erreichbar sein, und der Auftragnehmer übernimmt die Wartung, den Austausch und die Reparatur der Terminals/Drucker innerhalb von 24 Stunden nach Meldung einer Störung. Schulungsmaterial und Anleitungen in deutscher Sprache sind ebenfalls bereitzustellen. Die Vertragsdauer ist zunächst für den Zeitraum vom 01.01.2026 bis 31.12.2027 angesetzt, mit Optionen zur Verlängerung. Geheimhaltung und Datenschutz sind zu gewährleisten. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Stuttgart.