Dienstrad-Leasing Rahmenvereinbarung für Verbandsgemeinden

Die Verbandsgemeinde Edenkoben strebt den Abschluss einer Rahmenvereinbarung für das Dienstrad-Leasing für ihre rund 330 Beschäftigten an. Ziel ist es, den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Fahrräder über eine Entgeltumwandlung zu leasen, was sowohl durch tarifliche Regelungen als auch durch landesrechtliche Bestimmungen für Beamte gedeckt ist. Die Rahmenvereinbarung soll eine Laufzeit von vier Jahren haben, mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr. Die Verbandsgemeinde Edenkoben wird als Leasingnehmer auftreten. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Bereitstellung und den Betrieb eines digitalen, personalisierbaren Kundenportals, über das der gesamte Leasingprozess abgewickelt wird. Dieses Portal muss browserbasiert und für mobile Geräte optimiert sein und Funktionen wie Antragsstellung, Genehmigung, Rücknahme- und Schadensmeldungen sowie Störfallmanagement umfassen. Qualitätskriterien für das Portal beinhalten klare Struktur, nachvollziehbare Navigation, Kompatibilität mit gängigen Webbrowsern und mobilen Endgeräten, Barrierefreiheit sowie Informationen zur Hotline und Support bei Anwenderfragen. Das Portal muss den Vorgaben der DSGVO entsprechen und der Auftragnehmer muss einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung vorlegen. Ein Arbeitgeberbereich muss die Verwaltung des Prozesses durch die Verbandsgemeinde ermöglichen, inklusive der automatischen Generierung von Verträgen und der Bereitstellung von monatlichen Abrechnungslinien. Ein Berichtswesen mit Daten zu Teilnehmenden, Preissegmenten, Fahrradtypen und Händlerstandorten ist ebenfalls gefordert. Im Mitarbeitendenbereich sollen sich die Beschäftigten selbstständig registrieren, informieren und den Prozess anstoßen können, inklusive eines Vergleichsrechners und einer Händlersuche. Der Auftragnehmer muss zudem persönliche Betreuung und Beratung telefonisch und per E-Mail anbieten und eine feste, entscheidungsbefugte Ansprechperson benennen. Die Kommunikation des Angebots an die Mitarbeitenden soll durch Teilnahme an Veranstaltungen und Bereitstellung von Informationsmaterial erfolgen. Die Fahrräder können individuell zusammengestellt werden, bis zu einem Wert von 7.000 Euro brutto inklusive Zubehör, Wartung und Versicherung. Es gibt eine Mindestbestellwertgrenze von 800 Euro. E-Bikes mit Geschwindigkeiten über 25 km/h (S-Pedelecs) sind ausgeschlossen. Das Händlernetz muss mindestens sechs Fahrradhändler im Umkreis von 30 km um Edenkoben umfassen. Die Übergabe der Fahrräder erfolgt durch die Mitarbeitenden, die eine Empfangsbestätigung unterzeichnen. Eine kostenlose Einweisung und die Sicherstellung der Verkehrssicherheit sind obligatorisch. Der Vertrag sieht eine Vollkaskoversicherung ohne Selbstbeteiligung und Bagatellschadensgrenze vor, die Diebstahl, Vandalismus, Unfälle und Materialfehler abdeckt. Ein Inspektionspaket mit jährlicher Überprüfung und zwei Inspektionen durch einen Fachhändler ist verpflichtend, ein optionaler Full-Service-Wartungsvertrag kann angeboten werden. Das Ausfallmanagement muss kostenfreie Rückgabemöglichkeiten bei bestimmten Störfällen wie Arbeitsverhältnisende, Langzeiterkrankung oder Tod gewährleisten, entweder durch Rücknahme oder eine Störfallversicherung. Die Leasingrate muss alle Kosten abdecken, einschließlich Wartung und Versicherung. Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich und muss detaillierte Informationen zu jedem Leasingvertrag enthalten. Der Auftragnehmer muss die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gewährleisten und eine ISO/IEC 27001-Zertifizierung vorlegen.