Organisation von zwei Statusseminaren in Köln 2025-2026

Die Ausschreibung umfasst die Organisation und Durchführung von zwei Statusseminaren in Köln in den Jahren 2025 und 2026. Die Konferenzen sollen als hybride Veranstaltungen mit etwa 150 Teilnehmern in Präsenz stattfinden, wobei die genaue Anzahl der Online-Teilnehmer noch offen ist. Der Veranstaltungsort ist Köln, Nordrhein-Westfalen. Die erste Veranstaltung ist für den 14.–15.10.2025 geplant, inklusive eines halbtägigen Auf- und Techniktags am 13.10.2025. Die zweite Veranstaltung findet am 28.–29.10.2026 statt, mit einem halbtägigen Auf- und Techniktag am 27.10.2026. Die Konferenzen sind vertraulich, daher ist eine Trennung/Schutz vor Publikumsverkehr während der Vorträge erforderlich. Die Nutzung eines DSVGO-konformen Tools für die Technik ist notwendig. Es wird Wert auf eine umfassende Betreuung gelegt, die Räume, Catering und Technik aus einer Hand bietet. Die Konferenz soll in hybrider Form mit ca. 150 Teilnehmern in Präsenz stattfinden. Die Anzahl der hybriden Teilnehmer ist noch offen. Veranstaltungsort: Köln. Ein halbtägiger Aufbau- und Techniktag ist vorgesehen. Tag 1: Konferenz mit ca. 150 Personen in Präsenz, von 9:00–18:00 Uhr, anschließend Get-Together und Abendessen am Veranstaltungsort (bis 22:00 Uhr). Registrierung ab 8:00 Uhr / Einwahl in die Web-Konferenz ab 8:30 Uhr. Tag 2: Konferenz mit ca. 150 Personen in Präsenz, von 8:30–16:30 Uhr, Ausklang bis 17:00 Uhr. Registrierung ab 7:30 Uhr / Einwahl in die Web-Konferenz ab 8:00 Uhr. Benötigt werden ein Veranstaltungsraum mit Tageslicht/Fenster für ca. 150 Personen, möglichst mit parlamentarischer Bestuhlung, eine Bühne für Vortragende, passend für 1 Rednerpult und 8 Konferenzsessel für Diskussion mit Tischchen für Wasser, davon 1 Sessel mit separatem Tisch und Laptop für Moderator:in, 1 Vorschaumonitor für Referent:in und 1 weiterer Vorschaumonitor (für Diskussionsteilnehmer, auf Sessel ausgerichtet), ausreichende Stromanschlüsse für Laptops/Technik an Teilnehmerplätzen im Saal, Fläche für Catering: Stehtische und Barhocker (vereinzelt) für ca. 150 Personen, am Abend etwas festlicher mit z. B. Blumenschmuck und Hussen, Raum für Garderobe / Servicekraft für Garderobe, 2 separate Räume für Besprechungen (Tag 1 und 2), Platz für Registrierung/Ausgabe Namensschilder/Tagungsunterlagen, 1-2 Tische oder Registrierungsdesk, 2 Stühle. In allen Räumen soll eine stabile W-LAN-Verbindung (auch Gastzugang) vorhanden sein. An beiden Tagen sollen Getränke wie Kaffee, Tee, Mineralwasser, Säfte, Softdrinks ganztägig zur Verfügung stehen. Tag 1: (08:00–18:00 Uhr) ab 8:00 Uhr Begrüßungskaffee mit kleinen Snacks (z. B. Croissants natur/Schoko), 2 Kaffeepausen (1x vormittags und 1x nachmittags) mit Kleingebäck (herzhaft/süß), Obst o.ä., Mittagsbuffet: Auswahl an 2-3 Vorspeisen/Salat, Hauptgang: Fleischvariante und vegetarische/vegane Variante, Auswahl an 2 Desserts. Bitte Kosten für Getränkepauschale (tagsüber) separat ausweisen. Abendcatering Tag 1 (Get-Together ca. 18:00–22:00 Uhr) Zusätzlich zu o. g. Getränken: Kölsch (auch alkoholfrei), Weiß- und Rotwein. Bitte Kosten für Getränkepauschale Abendcatering separat ausweisen. Abendessen: Auswahl an 2-3 Vorspeisen/Salat, Hauptgang: Fleischvariante und vegetarische/vegane Variante, Auswahl an 2 Desserts. Tag 2 (07:30–17:00 Uhr) ab 7:30 Uhr Begrüßungskaffee, 2 Kaffeepausen (1x vormittags und 1x nachmittags) mit Kleingebäck (herzhaft/süß), Obst o.ä., Mittagsbuffet: Auswahl an 2-3 Vorspeisen/Salat, Hauptgang: Fleischvariante und vegetarische/vegane Variante, Auswahl an 2 Desserts, 16:30 Uhr Ende der Veranstaltung, Ausklang bis 17:00 Uhr. Bitte Kosten für Getränkepauschale (tagsüber bis 17:00 Uhr) separat ausweisen. Die warmen Speisen sollen bitte vom Servicepersonal ausgegeben werden. Bitte Beispiele/Vorschläge für die Speisen angeben. Die genaue Auswahl der Speisen erfolgt nach Auftragserteilung. Bitte genügend Servicepersonal einkalkulieren für Buffet eindecken, Geschirr eindecken/abräumen, Servieren/Austeilen der Speisen etc. – hier wird auf die Erfahrungswerte des Caterers eingegangen. Das Programm der Konferenz besteht aus Vorträgen und Diskussionen. Pro Session befinden sich vier bis sieben Referent:innen + ein/eine Moderator:in auf der Bühne. Präsentationen nur durch Präsenzteilnehmer (keine extern zugeschalteten Referenten). DSVGO-konformes Tool für Web-Konferenz-Stream durch die Technik. Die Präsentationen sollen durch die Technik gestartet werden, nicht per USB von den Referenten selbst. Hybrid: bis 500 Teilnehmer / alternativ bis 1000 Teilnehmer. Moderierte Diskussionen Fragen Präsenzteilnehmer:innen: Mikros werden vom ISI jeweils herangetragen. Fragen Online-Teilnehmer:innen: Kamera und Mikro ständig ausgeschaltet (passive Teilnahme). Fragen werden in den Chat geschrieben. Diese werden durch die Moderator:innen (mit Unterstützung durch Co-Moderator vom Fraunhofer ISI) gesammelt bzw. aufgegriffen. Es sollte die Möglichkeit bestehen, einzelne Personen live dazu schalten zu können (bei komplexeren Fragen oder Weitergabe der Frage an eine/einen Online-Teilnehmer:in). Auch hier kann das ISI unterstützen. Benötigt werden eine große Projektionsfläche, für Format 16:9 geeignet, 3 Headsets für Moderator:innen im Wechsel, 5 Handmikros für Referent:innen für Diskussion, 3 Mikros für Diskussion/Fragen im Plenum, Laptop für Moderator:in, Laptop für ISI-Mitarbeiter (zur Unterstützung der Technik, themenbezogenes Anzeigen einzelner Folien bei Fragen/Diskussionen), 2 Vorschaumonitore, ausreichende Stromanschlüsse im Saal, leistungsstarkes WLAN für alle Teilnehmer mit eigener WLAN-Kennung und Zugangsdaten. Weitere notwendige Ausstattung/Geräte (wie Kameras etc.) nach den Erfahrungswerten der Technik bitte anbieten.