Checkliste für eine erfolgreiche Ausschreibungsabgabe

Die Abgabe einer Ausschreibung ist ein entscheidender Moment im Prozess. Selbst wenn ein überzeugendes Angebot ausgearbeitet wurde, können kleine Fehler oder das Übersehen wichtiger Details das gesamte Projekt gefährden. Um sicherzustellen, dass das Angebot den Anforderungen entspricht und die Chancen auf den Zuschlag maximiert werden, ist eine sorgfältige Überprüfung unerlässlich. Hier ist eine Checkliste, die Unternehmen dabei hilft, Ausschreibungsunterlagen perfekt vorzubereiten.

1. Alle Anforderungen der Ausschreibung erfüllt?

Der erste und wichtigste Punkt: Sicherstellen, dass das Angebot alle Anforderungen der Ausschreibung vollständig erfüllt. Gehe die Vergabeunterlagen sorgfältig durch und überprüfe, ob alle geforderten Informationen und Dokumente eingereicht wurden.

Tipp:

Markiere in den Ausschreibungsunterlagen alle Punkte, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, und überprüfe diese systematisch. Eine Checkliste oder eine Tabelle mit allen Anforderungen kann dabei helfen, den Überblick zu behalten.

2. Vollständigkeit der Dokumente

Überprüfe, ob alle geforderten Unterlagen beigefügt sind. Dazu gehören technische Beschreibungen, Preislisten, Referenzen und eventuell Nachweise über Qualifikationen. Es ist wichtig, dass keine Dokumente fehlen, da dies zum Ausschluss führen kann.

Tipp:

Erstelle eine Checkliste mit allen geforderten Dokumenten und hake diese ab, sobald sie beigefügt wurden. Ein zweites Paar Augen zur Überprüfung ist ebenfalls hilfreich.

3. Formale Anforderungen geprüft?

Viele Ausschreibungen haben spezielle formale Vorgaben, wie die Formatierung, die Anzahl der Kopien oder den Umfang der Unterlagen. Ein Verstoß gegen diese Vorgaben kann die Abgabe ungültig machen.

Tipp:

Lies die formalen Anforderungen der Ausschreibung sorgfältig und überprüfe, ob das Angebot alle Vorgaben erfüllt. Wenn möglich, verwende eine Formatvorlage, die sicherstellt, dass alles den Regeln entspricht.

4. Preiskalkulation und Wirtschaftlichkeit

Eine sorgfältige und fehlerfreie Preiskalkulation ist entscheidend. Stelle sicher, dass alle Preise und Kosten korrekt berechnet und übersichtlich dargestellt sind. Es ist wichtig, dass die Preisstrategie sowohl wettbewerbsfähig als auch wirtschaftlich sinnvoll ist.

Tipp:

Lass die Kalkulation von einer weiteren Person gegenprüfen, um Rechenfehler zu vermeiden. Achte dabei darauf, dass die Preise klar aufgeschlüsselt sind und keine versteckten Kosten enthalten.

5. Unklarheiten rechtzeitig klären

Im Verlauf der Angebotserstellung tauchen häufig Fragen zu einzelnen Anforderungen oder Formulierungen in den Vergabeunterlagen auf. Unklarheiten sollten so früh wie möglich direkt mit der Vergabestelle geklärt werden – idealerweise schriftlich und über die vorgesehenen Kommunikationswege der Vergabeplattform. Dadurch lassen sich Missverständnisse und Fehler im Angebot vermeiden. Zudem empfiehlt es sich, regelmäßig die Plattform auf neue Informationen oder Antworten zu prüfen, da Rückfragen und deren Antworten oft allen Bietenden zur Verfügung gestellt werden. So wird sichergestellt, dass das eigene Angebot auf dem aktuellen Stand ist und keine wichtigen Hinweise übersehen werden.

6. Rechtschreibung und Grammatik

Ein Angebot mit Rechtschreib- und Grammatikfehlern wirkt unprofessionell und kann das Vertrauen des Auftraggebers mindern. Nimm dir die Zeit, das Angebot auf sprachliche Fehler zu prüfen.

Tipp:

Verwende Rechtschreib- und Grammatikprüfungen, aber verlasse dich nicht ausschließlich darauf. Ein menschliches Lektorat ist unverzichtbar, um eine hohe sprachliche Qualität sicherzustellen.

7. Fristen im Blick behalten

Die Einhaltung der Abgabefrist ist unerlässlich. Selbst das beste Angebot wird nicht berücksichtigt, wenn es zu spät eingereicht wird. Plane genügend Zeit für unvorhergesehene Verzögerungen ein, zum Beispiel technische Probleme beim Hochladen der Unterlagen.

Tipp:

Erstelle eine interne Deadline, die mindestens einen Tag vor der tatsächlichen Frist liegt. So hast du einen Puffer, falls es kurz vor der Abgabe noch Probleme gibt.

Pro-Tipp: Mit unserem iCal-Export-Feature kannst du wichtige Ausschreibungsfristen direkt in deinen Kalender exportieren, wodurch du mühelos den Überblick über alle wichtigen Termine deiner Ausschreibungen behältst.

8. Abgabeprozess geprüft

Je nach Vorgabe muss das Angebot digital oder physisch eingereicht werden. Überprüfen den Abgabeprozess und stelle sicher, dass alle Schritte korrekt ausgeführt werden, sei es das Hochladen auf eine Vergabeplattform oder der rechtzeitige Versand per Post.

Tipp:

Wenn das Angebot physisch eingereicht werden muss, kalkuliere genügend Zeit für den Versand ein und dokumentiere die Abgabe (z.B. mit einem Einlieferungsbeleg). Bei digitalen Abgaben sollte eine Empfangsbestätigung angefordert werden.

9. Vergabepilot.AI als digitale Unterstützung nutzen

Mit digitalen Tools wie Vergabepilot.AI lassen sich relevante Ausschreibungen schneller finden, Anforderungen gezielt filtern und die eigene Checkliste effizient abarbeiten – so wird der gesamte Prozess der Ausschreibungsabgabe transparenter und zeitsparender gestaltet.

Fazit: Mit der richtigen Checkliste auf der sicheren Seite

Die Abgabe einer Ausschreibung ist keine Kleinigkeit, aber mit einer strukturierten Checkliste kann sichergestellt werden, dass nichts Wichtiges übersehen wurde. Eine sorgfältige Vorbereitung und Überprüfung kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem verlorenen Angebot ausmachen. Nutze die Checkliste als Werkzeug, um Stress zu reduzieren und die Chancen auf einen Zuschlag zu erhöhen.

Bleibe organisiert, strukturiert und effizient – so steht einer erfolgreichen Ausschreibungsabgabe nichts mehr im Wege!