eForms – Die Zukunft der digitalen Ausschreibungen in Deutschland

Die Digitalisierung öffentlicher Ausschreibungen ist ein zentraler Bestandteil der Modernisierung des öffentlichen Sektors in Deutschland und Europa. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung sind die sogenannten "eForms", die neuen EU-Standardformulare für elektronische Ausschreibungen. Dieser Artikel erklärt, was eForms sind, wie sie funktionieren und welche Vorteile sie für die öffentlichen Vergabeverfahren bieten.

Was sind eForms?

eForms sind digitale Formularvorlagen, die von der Europäischen Kommission entwickelt wurden, um Ausschreibungsverfahren in der EU zu harmonisieren. Sie dienen dazu, den gesamten Ausschreibungsprozess zu digitalisieren und zu standardisieren, wodurch der Austausch von Daten und Informationen zwischen Auftraggebern, Auftragnehmern und öffentlichen Vergabestellen vereinfacht wird.

Rechtsgrundlagen und Einführungspflichten von eForms

Die Einführung der eForms beruht auf klaren rechtlichen Vorgaben der Europäischen Union. Rechtsgrundlage ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 und ihre Erweiterung 2022/2303, die festlegt, dass ab dem 25. Oktober 2023 ausschließlich eForms für EU-weite Vergabeverfahren verpflichtend zu verwenden sind. Damit ersetzt diese Verordnung die bisherigen Standardformulare und regelt detailliert, welche Datenfelder in den elektronischen Formularen verpflichtend, optional oder national anpassbar sind. In Deutschland wurde die Umsetzung durch entsprechende Anpassungen im Vergaberecht, insbesondere mit der Einführung des § 10a Vergabeverordnung (VgV), sichergestellt. Damit ist die Nutzung von eForms für alle Bekanntmachungen oberhalb der EU-Schwellenwerte verbindlich vorgeschrieben.

Warum wurden eForms entwickelt?

Die Einführung von eForms basiert auf der Notwendigkeit, öffentliche Vergabeverfahren in der EU transparenter und effizienter zu gestalten. Traditionelle papierbasierte Prozesse sind oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit eForms wird der gesamte Ausschreibungsprozess digital und standardisiert, wodurch ein einheitlicher Rechtsrahmen für alle Beteiligten geschaffen wird. So verbessert sich die Geschwindigkeit und Genauigkeit von Vergabeentscheidungen erheblich.

Die Vorteile von eForms für Ausschreibungen in Deutschland

eForms bieten eine Vielzahl von Vorteilen, insbesondere für Unternehmen und Behörden in Deutschland:

1. Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Digitalisierung der Prozesse entfallen viele manuelle Arbeitsschritte, was sowohl Zeit als auch Kosten spart.
2. Transparenz und Vergleichbarkeit: eForms erleichtern die standardisierte Erfassung und Darstellung von Ausschreibungsinformationen, was den Vergleich von Angeboten vereinfacht und die Transparenz erhöht.
3. Einheitliche Datenstruktur: Durch den Einsatz von eForms wird sichergestellt, dass Informationen in einem einheitlichen Format bereitgestellt werden, was eine reibungslose Integration in bestehende IT-Systeme und Datenbanken ermöglicht.

So funktionieren eForms in der Praxis

In der Praxis nutzen Vergabestellen eForms, um Ausschreibungen zu veröffentlichen. Unternehmen, die an einem Vergabeverfahren teilnehmen möchten, können ihre Angebote ebenfalls digital über eForms einreichen. Die Formulare sind dabei so gestaltet, dass sie den gesamten Ausschreibungsprozess von der Bekanntmachung über die Angebotsabgabe bis zur Vergabe abdecken. Jeder Prozessschritt ist standardisiert, was die Verwaltung und Auswertung erheblich vereinfacht.

Die Rolle von eForms im europäischen Vergabewesen

eForms wurden im Rahmen der EU-weiten Bemühungen zur Förderung des digitalen Binnenmarktes entwickelt. Ziel ist es, öffentliche Vergabeverfahren innerhalb der EU zu vereinheitlichen und zu digitalisieren. Dies stärkt nicht nur den Wettbewerb, sondern sorgt auch dafür, dass Unternehmen in der gesamten EU Zugang zu den gleichen Ausschreibungsinformationen haben.

Einführung und Zeitplan von eForms in Deutschland

Die Umsetzung von eForms in Deutschland erfolgt in mehreren Phasen. Zunächst werden die Formulare in Testphasen implementiert und optimiert. Anschließend werden die bisherigen nationalen Ausschreibungsformulare schrittweise durch eForms ersetzt. Dieser Prozess soll sicherstellen, dass alle Beteiligten ausreichend Zeit haben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen und die technischen Voraussetzungen zu schaffen.

Weiterentwicklung und Änderungsprozesse von eForms

Die eForms unterliegen einem kontinuierlichen Weiterentwicklungsprozess, um neue rechtliche Anforderungen, technische Standards und Nutzerbedürfnisse zeitnah zu berücksichtigen. Änderungsanträge am eForms-Standard können von verschiedenen Interessengruppen eingebracht werden und werden im Rahmen eines strukturierten Änderungsmanagements geprüft und umgesetzt. Dadurch bleibt das System flexibel und kann auf nationale oder europäische Anpassungen sowie Praxiserfahrungen reagieren. Über aktuelle und geplante Änderungen, neue Versionen oder Anpassungen des eForms-Standards wird regelmäßig transparent informiert, sodass alle Beteiligten rechtzeitig auf Neuerungen vorbereitet sind.

Fazit

eForms markieren einen entscheidenden Schritt in Richtung einer modernen, digitalen und effizienten öffentlichen Vergabe in Deutschland und Europa. Sie bieten nicht nur Vorteile für öffentliche Auftraggeber, sondern erleichtern auch Unternehmen den Zugang zu öffentlichen Aufträgen. Mit ihrer einheitlichen Struktur und den digitalen Prozessen schaffen eForms mehr Transparenz, Effizienz und Vergleichbarkeit im Ausschreibungswesen.