Locationmanagement für Veranstaltungsräume und Studios München

Die zu beschaffende Dienstleistung umfasst die umfassende Betreuung von Veranstaltungsräumen, Sitzungssälen und Studios des Bayerischen Rundfunks. Die Räumlichkeiten variieren in ihrer Größe und Ausstattung und bieten Platz für 25 bis 600 Personen. Die Betreuung erstreckt sich über verschiedene Standorte, darunter Freimann, Unterföhring und das Funkhaus in München. Zu den zu betreuenden Räumen in Freimann gehören der Veranstaltungssaal des Servicecenters mit zugehörigem Foyer, der Showroom und der Kantinenbereich 4. In Unterföhring sind die Studios 3 und 4 (Probenräume Klangkörper) Teil des Leistungsumfangs. Im Funkhaus München fallen der große und kleine Sitzungssaal mit Foyer sowie der Veranstaltungssaal im Hochhaus unter die Betreuung. Die Dienstleistung beinhaltet sowohl den Regelbetrieb durch ein festes Orgateam als auch die individuelle Betreuung spezifischer Veranstaltungen. Das Orgateam ist für die Umsetzung aller Aspekte des Regelbetriebs und die Durchführung einzelner Veranstaltungen verantwortlich. Die Betriebsbereitschaft der in den Räumen vorhandenen Technik muss durch regelmäßige Wartung und Pflege gewährleistet werden. Die erforderliche Technik wird mit Vertragsbeginn in die Verantwortung des Auftragnehmers übergeben. Das Orgateam übernimmt im Regelbetrieb Aufgaben wie die Besetzung des Betriebsbüros, die Übernahme der Verantwortlichkeit für Veranstaltungstechnik, die Teilnahme an Jour Fixe Terminen und Vorbesprechungen, die Erstellung technischer Pläne und Gefährdungsbeurteilungen, die Disposition von Hardware und Personal, die Pflege der Räumlichkeiten und die Bereitstellung von Ausstattung und Verbrauchsmaterial. Zusätzlich zu den allgemeinen Aufgaben fallen in den einzelnen Räumen spezifische Tätigkeiten an, wie z.B. die Inbetriebnahme von Beleuchtung, der Umbau von Licht- und Konferenztechnik, die Bedienung von Maschinenzügen, der Auf- und Abbau von Podesten und Bestuhlung. Die individuelle Betreuung von Veranstaltungen umfasst die technische Planung und Betreuung, die Bereitstellung von Konferenz- und Videotechnik, die Teilnahme an Vorbesprechungen und Begehungen, die Erstellung von Protokollen, die Angebotserstellung bei zusätzlichen Anforderungen, die technische Einweisung von Kunden und die Teilnahme an Brandabnahmen. Das Personal des Auftragnehmers muss über entsprechende Qualifikationen verfügen, wie z.B. Meister für Veranstaltungstechnik oder Fachkraft für Veranstaltungstechnik. Zudem ist eine Schulung auf Crestron-Systeme erforderlich, um einen reibungslosen Betrieb der vorhandenen Systeme zu gewährleisten. Der Auftragnehmer ist für die sichere Bedienung der Beschallungstechnik (Yamaha und d&b) und den Austausch defekter Komponenten verantwortlich. Bei Defekten an der Obermaschinerie stehen Ersatzteile und Leihmaterial zur Verfügung. Die jährlich geforderten Zugprüfungen werden durch die Gerätetechnik des BR durchgeführt, während die Prüfungen nach DGUV dem Auftragnehmer obliegen. Die Veranstaltungsräume werden dem Auftragnehmer übergeben, und es werden geeignete Lagerräume bereitgestellt. Der Auftragnehmer wird in die Handhabung der fest eingebauten Medien- und Veranstaltungstechnik eingewiesen. Der Auftragnehmer übernimmt die in den Räumen verbaute und vorhandene Veranstaltungstechnik sowie das standardmäßig eingesetzte Mobiliar. Es erfolgt eine sechswöchige Einarbeitung des Orgateams durch die Produktionskoordination und den aktuellen Dienstleister. Ansprechpartner für das Location Management ist die zuständige Produktionskoordination Veranstaltungen des BR.