Offenes Verfahren – Definition und Bedeutung im Vergaberecht

Das Offene Verfahren ist eine zentrale Methode im öffentlichen Vergaberecht, die es Auftraggebern ermöglicht, Beschaffungsprozesse transparent und wettbewerbsorientiert zu gestalten. Diese Art des Verfahrens findet Anwendung in Deutschland bei der Vergabe öffentlicher Aufträge ab einem bestimmten Schwellenwert und ermöglicht es einer unbegrenzten Anzahl von Unternehmen, ein Angebot abzugeben. Hier erfährst du, was das Offene Verfahren ist, wie es funktioniert, und welche Vor- und Nachteile es für Auftraggeber und Auftragnehmer bietet.

Was ist das Offene Verfahren?

Das Offene Verfahren ist eine Vergabeart im öffentlichen Beschaffungswesen, bei der ein öffentlicher Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl an potenziellen Bietern auffordert, ein Angebot abzugeben. Dabei wird eine Ausschreibung veröffentlicht, auf die jedes interessierte Unternehmen ein Angebot einreichen kann. Ziel dieses Verfahrens ist es, einen fairen Wettbewerb zu fördern und Transparenz sicherzustellen. Das Offene Verfahren ist im europäischen Vergaberecht verankert und findet in Deutschland Anwendung, sobald ein Auftrag bestimmte Schwellenwerte überschreitet.

Ablauf des Offenen Verfahrens

Das Offene Verfahren folgt einem klar strukturierten Ablauf, der auf Transparenz und Chancengleichheit ausgerichtet ist. Die einzelnen Schritte im Überblick:

1. Bekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen
   Das Verfahren startet mit der öffentlichen Bekanntmachung des Auftrags, meist über das europäische Vergabeportal TED. Gleichzeitig werden alle relevanten Vergabeunterlagen bereitgestellt. So erhalten alle interessierten Unternehmen die gleichen Informationen.
2. Angebotsphase und Fragemöglichkeiten
   Unternehmen können innerhalb der festgelegten Angebotsfrist ihre vollständigen Angebote einreichen. Während dieser Zeit besteht für Bieter die Möglichkeit, Fragen zu den Vergabeunterlagen zu stellen. Der Auftraggeber beantwortet diese Fragen und stellt die Antworten allen Interessierten zur Verfügung.
3. Formale Prüfung und Eignungsprüfung
   Nach Ablauf der Angebotsfrist prüft der Auftraggeber zunächst, ob die Angebote formal korrekt eingereicht wurden. Anschließend folgt die Überprüfung, ob die Bieter die festgelegten Eignungskriterien erfüllen.
4. Inhaltliche Bewertung und Preisprüfung
   Im nächsten Schritt werden die Angebote inhaltlich bewertet, insbesondere im Hinblick auf die Zuschlagskriterien. Preise werden auf Angemessenheit geprüft. Angebote, die nicht den Anforderungen entsprechen, können ausgeschlossen werden.
5. Zuschlagsentscheidung, Informations- und Wartepflicht
   Der Auftraggeber trifft die Zuschlagsentscheidung für das wirtschaftlichste Angebot. Vor Erteilung des Zuschlags informiert er die unterlegenen Bieter über das Ergebnis und hält eine gesetzliche Wartefrist ein (§ 134 GWB). Erst nach Ablauf dieser Frist darf der Zuschlag erteilt werden.
6. Veröffentlichung des Zuschlags
   Nach der Zuschlagserteilung wird das Ergebnis auf der Vergabeplattform veröffentlicht. Damit ist das Verfahren abgeschlossen.

Vorteile des Offenen Verfahrens

Das Offene Verfahren bietet mehrere Vorteile, die sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer ansprechen:

• Maximale Transparenz: Da alle Anforderungen öffentlich zugänglich sind und alle interessierten Bieter ein Angebot abgeben dürfen, ist das Verfahren besonders transparent.
• Fairer Wettbewerb: Das Verfahren fördert den Wettbewerb, da alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe eine Chance auf den Zuschlag haben.
• Breite Auswahl an Angeboten: Durch die große Anzahl potenzieller Bieter erhält der Auftraggeber eine breite Palette an Angeboten, aus denen er das wirtschaftlichste auswählen kann.

Nachteile und Herausforderungen des Offenen Verfahrens

Obwohl das Offene Verfahren viele Vorteile hat, gibt es auch einige Herausforderungen:

• Hoher Verwaltungsaufwand: Da potenziell viele Angebote eingehen, ist die Prüfung und Wertung zeitintensiv.
• Risiko von Qualitätsunterschieden: Durch die große Bandbreite an Bietern kann es zu erheblichen Qualitätsunterschieden kommen, was die Bewertung erschwert.
• Eingeschränkte Kontrolle: Auftraggeber können im Offenen Verfahren nicht gezielt bestimmte Unternehmen auswählen, sondern müssen alle eingehenden Angebote berücksichtigen.

Wann kommt das Offene Verfahren zur Anwendung?

Das Offene Verfahren wird in Deutschland ab bestimmten Schwellenwerten für öffentliche Aufträge eingesetzt. Diese Schwellenwerte variieren je nach Art des Auftrags (Bauleistungen, Liefer- oder Dienstleistungen) und sind durch das EU-Vergaberecht vorgegeben. Sobald der Schwellenwert erreicht ist, wird das Offene Verfahren zur Pflicht und bietet so allen interessierten Unternehmen die Möglichkeit, sich zu beteiligen.

Unterschiede zum Nichtoffenen Verfahren und Verhandlungsverfahren

Im Gegensatz zum Offenen Verfahren steht das Nichtoffene Verfahren, bei dem nur eine begrenzte Anzahl an Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Ein weiteres alternatives Verfahren ist das Verhandlungsverfahren, das ebenfalls Einschränkungen bei der Auswahl der Teilnehmer bietet und dem Auftraggeber erlaubt, nach der Angebotsabgabe noch Verhandlungen zu führen. Das Offene Verfahren hingegen schließt Verhandlungen aus und fördert maximale Offenheit.

Fazit

Das Offene Verfahren ist ein zentraler Bestandteil des öffentlichen Vergaberechts und trägt wesentlich zu einem fairen, transparenten und wettbewerbsorientierten Beschaffungsprozess bei. Durch die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl an Angeboten zu erhalten, stellt es sicher, dass der öffentliche Auftraggeber die beste Leistung zum besten Preis erhält, auch wenn der Verwaltungsaufwand im Vergleich zu anderen Vergabeverfahren höher ist.

Mit Vergabepilot.AI lassen sich Ausschreibungen aus Offenen Verfahren gezielt finden und analysieren, um frühzeitig passende Auftragschancen zu erkennen und fundierte Angebotsentscheidungen zu treffen.