Messestandbau für Gemeinschaftsstand European Conference on Optical Communications 2025

Die Ausschreibung beinhaltet die Umsetzung eines modularen Standkonzepts für den Gemeinschaftsstand auf der ECOC 2025 in Kopenhagen. Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Anpassung des Standkonzepts an die Messeanforderungen, die Erstellung der Planungsunterlagen und deren fortlaufende Anpassung in Abstimmung mit der Auftraggeberin. Die Kommunikation mit den Mitausstellern bezüglich der Gestaltung ihrer Standeinheiten sowie die Möglichkeit für diese, zusätzliches Messeequipment und Dienstleistungen über den Auftragnehmer zu beziehen, sind ebenfalls Teil der Aufgaben. Die komplette Abwicklung der Lieferung und Rückführung der benötigten Materialien obliegt dem Auftragnehmer. Der Auf- und Abbau des Messestandes muss innerhalb der vorgegebenen Zeiten erfolgen und umfasst die Installation von Wasser-, Abwasser-, Strom- und sonstigen Leitungen sowie der Lichttechnik und Netzwerkkabel. Die Übergabe des mängelfreien Messestandes an die Auftraggeberin erfolgt am Tag vor Messebeginn. Das Aufbauteam unterstützt die Mitaussteller bei der Einrichtung ihrer Standeinheiten. Reisekosten des Aufbauteams sind pauschal im Preisblatt anzugeben. Bei Bedarf ist ein Standservice vor Ort während der Messelaufzeit durch einen Projektleiter oder Standbauer bereitzustellen. Für Veranstaltungen im Rahmen des Messeauftritts ist das erforderliche Equipment inklusive Service bereitzustellen oder über Dritte zu beauftragen. Die Ausstattung des Messestandes mit Möbeln und Küchenausstattung ist entsprechend der Standplanung zusammenzustellen, zu verpacken und zu liefern. Die benötigte Technikausstattung ist ebenfalls zusammenzustellen, zu verpacken und zur Messe zu liefern. Der Gemeinschaftsstand umfasst eine Fläche von 132 m² in zwei Blöcken. Der Boden ist als Podestboden auszuführen, um die Leitungsverlegung zu ermöglichen. Der Bodenbelag im Infrastrukturbereich soll wiederverwendbar sein, während im Bereich von Information und Firmen Teppich genutzt werden kann. Der Stand gliedert sich in Firmenfläche und Infrastrukturfläche, wobei die Infrastrukturfläche die Bereiche Gemeinschaft (Küche, Lager, Networking) und Information umfasst. Die Firmenfläche dient der Darstellung der Mitaussteller in den Kategorien Grundmodul und Kleinsteinheit. Für die ECOC 2025 sind 11 Mitaussteller angemeldet, wodurch eine Firmenfläche von 85 m² vorgesehen ist. Die Infrastrukturfläche von 47 m² umfasst Küche, Lager und Networking-Bereich. Die Küche ist individuell anzupassen und beinhaltet Kühlfunktion sowie Möglichkeiten zur Bereitstellung von Getränken und ggf. zum Erwärmen von Speisen. Das Lager muss Lagersysteme für Broschüren und andere Güter der Aussteller sowie Schließfächer und Garderobe aufnehmen. Der Networking-Bereich dient als gemeinschaftlich nutzbare Fläche für Gespräche und Veranstaltungen. Der Info-Bereich dient als Anlaufpunkt für Standbesucher und wird für Standortwerbung genutzt. Die Gemeinschaftspräsentationen sollen offen, transparent und lichtbetont wirken. Farbgebung und Fernaussage richten sich nach den Gestaltungsrichtlinien der Länder Berlin und Brandenburg. Die Umsetzung des Standkonzepts soll unabhängig von den Baubedingungen sein. Optionale Leistungen können in Abstimmung mit der Auftraggeberin durch weitere Nachunternehmer erbracht werden. Die Vorgaben der Berliner Verwaltungsvorschrift Beschaffung und Umwelt sind einzuhalten. Nach Zuschlagserteilung ist eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abzuschließen.