Beratung für Dokumentenmanagementsystem in Lörrach

Der Eigenbetrieb Abfallwirtschaft des Landkreises Lörrach (EAL) sucht Beratungsleistungen zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Derzeit nutzt der EAL den MS Dateiexplorer zur Verwaltung von Dokumenten, was bei intensiver Nutzung und gemeinsamer Bearbeitung zu Problemen führt. Die Funktionen des MS Explorer sind für das Management der Dateien und die zunehmende Komplexität der Bearbeitung und Dokumentation nicht ausreichend. Die Ablagestruktur muss dem Kommunalen Aktenplan 21 (Teil 7) entsprechen. Fallbezogene Akten und Dokumentation im Zusammenhang mit Gebührenveranlagung und Deponierung sowie die elektronische Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen sind in separaten Fachanwendungen abgebildet und werden in dieser Ausschreibung nicht betrachtet. Die Beratungsleistung umfasst die Analyse des Ist-Zustands der aktuellen Dokumentenverwaltung im MS Explorer unter Einbeziehung von Vertretern der Fachabteilungen und der zentralen IT-Abteilung. Dies beinhaltet die Analyse von Anwendungsfällen, die Identifikation von Schwachstellen sowie die Betrachtung von IT-Datenschutz und Sicherheit. Darauf aufbauend ist der Soll-Zustand zu definieren, indem funktionale und nichtfunktionale Anforderungen abgeleitet und in einem detaillierten Anforderungskatalog zusammengefasst werden. Fachliche, organisatorische und prozesstechnische Optimierungsmaßnahmen sind zu berücksichtigen. Eine Marktanalyse gängiger, etablierter Standardsoftwaresysteme, die auch Künstliche Intelligenz (KI) integrieren, ist durchzuführen. Der Berater erstellt ein Pflichtenheft unter Berücksichtigung der spezifizierten Anforderungen des AG und eine qualifizierte Kostenschätzung. Des Weiteren sind die Ausschreibungsunterlagen zu erstellen, welche die Leistungsbeschreibung, das Leistungsverzeichnis, die Eignungs- und Zuschlagskriterien inklusive Bewertungsmatrix sowie die Überprüfung und ggf. Anpassung des zu verwendenden EVB-IT Vertrages umfassen. Die Projektziele beinhalten die Fertigstellung der Ausschreibungsunterlagen und eine Kostenschätzung bis Ende des 4. Quartals 2025, wobei die anschließende Ausschreibung und Anschaffung der Softwarelösung für 2026 geplant ist. Zusätzlich wird der Berater den AG bei der Beantwortung von Bieterfragen unterstützen und eine fundierte Vergabeempfehlung aussprechen. Im anschließenden Vergabeverfahren wird der Berater die Bieterpräsentationen von 3 bis maximal 5 ausgewählten Bietern begleiten.