Verhandlungsverfahren: Definition, Ablauf und Anwendung bei Ausschreibungen

Das Verhandlungsverfahren spielt im Bereich der öffentlichen und privaten Ausschreibungen in Deutschland eine zentrale Rolle. Im Gegensatz zu offenen Verfahren ermöglicht es den Auftraggebern, mit ausgewählten Bietern in direkten Kontakt zu treten und spezifische Bedingungen auszuhandeln. Dieser Artikel erklärt, was das Verhandlungsverfahren ausmacht, wann es eingesetzt werden darf und wie der Ablauf aussieht.

Was ist ein Verhandlungsverfahren?

Das Verhandlungsverfahren ist eine spezielle Form des Vergabeverfahrens, das besonders bei komplexen oder innovativen Projekten zum Einsatz kommt. Anders als im klassischen offenen Verfahren werden hier Bieter gezielt zur Teilnahme eingeladen, und es besteht die Möglichkeit, die Vertragsbedingungen in Verhandlungen zu präzisieren und anzupassen. Dieses Verfahren bietet Flexibilität und erlaubt eine genauere Anpassung an die Bedürfnisse des Auftraggebers.

Wann kommt das Verhandlungsverfahren zum Einsatz?

In Deutschland wird das Verhandlungsverfahren in bestimmten Fällen angewandt, vor allem wenn:

• die Anforderungen des Projekts besonders anspruchsvoll oder innovativ sind und keine Standardlösungen vorliegen,
• der Preis oder die Bedingungen durch Verhandlungen optimiert werden können,
• oder wenn eine öffentliche Ausschreibung zuvor kein zufriedenstellendes Ergebnis gebracht hat.

Die Vergabeverordnung (VgV) und das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) regeln, wann das Verhandlungsverfahren zulässig ist.

Der Ablauf des Verhandlungsverfahrens

Das Verhandlungsverfahren folgt einem strukturierten Ablauf, der in mehreren Phasen unterteilt ist:

1. Einladung zur Angebotsabgabe: Der Auftraggeber lädt geeignete Bieter zur Abgabe eines ersten Angebots ein.
2. Erstangebote und Bewertung: Die ersten Angebote werden eingereicht und bewertet, um eine Grundlage für die Verhandlungen zu schaffen.
3. Verhandlungsphase: Hier werden konkrete Vertragsinhalte besprochen und angepasst. Dabei können verschiedene Runden stattfinden, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.
4. Finale Angebote: Nach Abschluss der Verhandlungen geben die Bieter ihre finalen Angebote ab, die endgültig bewertet werden.
5. Zuschlag: Der Auftraggeber entscheidet sich für das beste Angebot und erteilt den Zuschlag.

Verhandlungsparteien und Verhandlungsführung: Wer verhandelt – und wie läuft eine Verhandlungsrunde ab?

Im Mittelpunkt des Verhandlungsverfahrens stehen zwei zentrale Akteure: der öffentliche Auftraggeber und die ausgewählten Bieter. Der Auftraggeber ist in der Regel durch ein Vergabeteam oder eine Vergabestelle vertreten, das die Verhandlungsführung übernimmt und darauf achtet, dass alle rechtlichen und vergaberechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Auf Seiten der Bieter nehmen meist Geschäftsführung, Vertriebsverantwortliche oder Fachexperten teil, die das Angebot vertreten und anpassen können. Die Verhandlungen verlaufen strukturiert und werden häufig in mehreren Runden durchgeführt. Dabei ist der Auftraggeber verpflichtet, mit mehreren Bietern parallel zu verhandeln, um einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten. Nach jeder Runde kann entschieden werden, welche Bieter weiterhin teilnehmen. Die Rolle der Verhandlungsführung liegt beim Auftraggeber, der die Themen und den Ablauf vorgibt, aber auch sicherstellen muss, dass alle Teilnehmenden gleich behandelt und vertrauliche Informationen geschützt werden. So entsteht ein dynamischer Prozess, in dem die besten Lösungen für beide Seiten herausgearbeitet werden.

Fristen im Verhandlungsverfahren: Worauf kommt es an?

Im Verhandlungsverfahren gelten verschiedene Fristen, die für einen strukturierten und transparenten Ablauf sorgen:

• Teilnahmefrist:
• • Mindestens 30 Kalendertage für den Eingang der Teilnahmeanträge ab Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung
  • Bei nachweislicher Dringlichkeit Verkürzung auf mindestens 15 Kalendertage möglich
• Angebotsfrist (Erstangebote):
• • Mindestens 30 Kalendertage ab Aufforderung zur Angebotsabgabe
  • Bei elektronischer Übermittlung Verkürzung um fünf Tage (auf 25 Kalendertage) möglich
  • In begründeten Ausnahmefällen Verkürzung auf mindestens 10 Kalendertage zulässig
• Fristen während der Verhandlungsphase:
• • Auftraggeber setzt für jede Verhandlungsrunde Fristen zur Einreichung überarbeiteter Angebote
  • Allen Bietern müssen identische Fristen eingeräumt werden
• Dokumentationspflicht:
• • Bei jeder Fristverkürzung muss der Auftraggeber die Gründe dokumentieren und die Einhaltung der Mindestfristen sicherstellen

Diese Fristen gewährleisten Chancengleichheit, Transparenz und Rechtssicherheit im gesamten Verfahren.

Vorteile und Herausforderungen des Verhandlungsverfahrens

Das Verhandlungsverfahren bietet verschiedene Vorteile:

• Flexibilität: Anpassungen und Präzisierungen der Angebotsinhalte sind möglich.
• Optimierung der Konditionen: Der Auftraggeber kann Kosten und Leistungen spezifisch anpassen.
• Förderung von Innovation: Durch direkte Kommunikation können innovative Lösungen gefunden werden.

Trotz seiner Vorteile bringt das Verhandlungsverfahren auch einige Herausforderungen mit sich. Diese entstehen vor allem durch die höhere Komplexität und den organisatorischen Aufwand:

• Erhöhter Zeit- und Organisationsaufwand: Mehrere Verhandlungsrunden und fortlaufende Abstimmungen verlängern den Vergabeprozess.
• Hohe Anforderungen an Fach- und Verhandlungskompetenz: Auftraggeber müssen Angebote sicher bewerten und zielführend verhandeln können.
• Strenge Transparenz- und Dokumentationspflichten: Jeder Verhandlungsschritt muss nachvollziehbar festgehalten werden, um Gleichbehandlung und Rechtssicherheit zu garantieren.

Tipp für Bieter: Ein strukturiertes Vorgehen ist im Verhandlungsverfahren entscheidend. Digitale Tools wie Vergabepilot.AI können dabei unterstützen, relevante Ausschreibungen frühzeitig zu identifizieren, Fristen im Blick zu behalten und die Vorbereitung auf Verhandlungsrunden zu erleichtern.

Fazit zum Verhandlungsverfahren bei Ausschreibungen

Das Verhandlungsverfahren ist ein wertvolles Instrument, wenn Projekte besondere Anforderungen stellen und Flexibilität gefragt ist. Es erlaubt eine individuelle Anpassung der Angebote und fördert oft innovative Ansätze. Allerdings sollten Auftraggeber den zusätzlichen Aufwand und die Notwendigkeit eines transparenten, strukturierten Vorgehens berücksichtigen.