Hybride Postdienstleistungen für Landkreis Havelland

Gegenstand der Ausschreibung sind hybride Postdienstleistungen für den Landkreis Havelland über eine Laufzeit von 48 Monaten, beginnend am 01.04.2026. Die Dienstleistungen umfassen den Druck, die Kuvertierung, die Freimachung und Portooptimierung sowie die Zustellung von Briefen, die elektronisch übermittelt werden. Zunächst wird die Leistung aus dem bestehenden Vertrag fortgeführt, der die Herstellung und Versendung von Bescheiden über Abfallgebühren, Schreiben und Bescheide im Sozialrecht sowie Verwarngeldbescheide und Anhörungsbögen umfasst. Perspektivisch soll die Ausgangspost aller Ämter des Landkreises auf das hybride Verfahren umgestellt werden, einschließlich Einschreiben mit und ohne Rückschein sowie Postzustellungsaufträgen. Der Auftragnehmer muss ein elektronisches Postsystem bereitstellen, das in die bestehende Systemlandschaft integrierbar ist und eine durchgängige sowie zuverlässige Übermittlung gewährleistet. Dies beinhaltet die Anpassung von Formularen, die Einhaltung von Größenbeschränkungen und die Datenübergabe über einen geschützten Online-Zugang. Mehrere Dokumente können zu einem Druckauftrag zusammengeführt werden. Das Logo des Landkreises ist in den Vorlagen enthalten, sodass kein Vorbedrucken von Papier erforderlich ist. Die Datenübermittlung soll über eine Software mit Druckfunktion (virtueller Drucker) oder ein Online-Portal mit individuellem Zugang erfolgen. Die Leistung umfasst den Versand von Einzelbriefen und Serienbriefen. Die zu versendenden Briefe werden vom Auftraggeber elektronisch im Format Microsoft Word, PDF, PDF/A oder PDF-XML, im Format DIN A4 und mit Empfängeradresse nach DIN 5008 bereitgestellt. Die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer muss verschlüsselt erfolgen. Der Auftragnehmer ist für die Wartung, Pflege und den Support der bereitgestellten Software verantwortlich und muss einen deutschsprachigen Ansprechpartner mit werktäglicher Erreichbarkeit gewährleisten. Vor dem Echtstart ist ein Testlauf durchzuführen. Der Druck erfolgt auf Recyclingpapier mit einer Grammatur von 80g/qm. Die Kuvertierung muss mit Recyclingpapier erfolgen und sicherstellen, dass alle Dokumente vollständig und korrekt zugeordnet sind. Die elektronische Freimachung mittels Datamatrix-Code nach ISO/IEC 16022:2006 ist zulässig. Der Auftragnehmer muss ein technisches Konzept sowie Maßnahmen zum Datenschutz darlegen. Die Zustellung umfasst die werktägliche Beförderung und Zustellung von Briefsendungen, Postzustellungsaufträgen und Einschreiben national und international. Die Zustellung erfolgt an die angegebene Adresse. Der Auftragnehmer muss im Anbieterverzeichnis der Bundesnetzagentur eingetragen sein. Die Regellaufzeiten für Briefsendungen müssen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, wobei mindestens 95% der Sendungen bis zum dritten Werktag (E+3) und mindestens 99% bis zum vierten Werktag (E+4) zugestellt sein müssen. Für Einschreiben und Postzustellungsaufträge gelten spezifische gesetzliche Bestimmungen bezüglich der Zustellung und des Nachweises. Bei nicht zustellbaren Sendungen sind Empfängerrecherchen durchzuführen und gegebenenfalls erneute Zustellversuche zu unternehmen. Nicht zustellbare Sendungen sind mit Angabe des Zustellhindernisses an den Auftraggeber zurückzusenden. Für Einschreiben gelten verschiedene Zustellungsarten (persönlich, Einwurf, mit Rückschein), und bei Nichterscheinen des Empfängers sind Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Die Kosten für Recherche, erneute Zustellung, Aufbewahrung und Rücksendung sind in der Vergütung enthalten. Postzustellungsaufträge erfordern eine förmliche Zustellung mit Zustellungsurkunde, die unverzüglich an den Auftraggeber zurückzuführen ist. Die Einhaltung der Formvorgaben und Fristen ist zwingend.