SaaS-Lösung für digitale Formulare der Bayerischen Versorgungskammer

Die Bayerische Versorgungskammer (BVK) sucht eine SaaS-Cloud-Lösung für die Erstellung und Nutzung digitaler Formulare, um den Prozess der Datenerfassung und -verarbeitung zu digitalisieren und zu automatisieren. Die Lösung soll es den Mitarbeitern der BVK ermöglichen, Formularvorlagen zu erstellen, die dann den Versicherten oder anderen relevanten Personen zur Verfügung gestellt werden können. Die Formulare sollen über einen Link auf der Website der BVK oder per E-Mail zugänglich sein, wobei die Möglichkeit besteht, personalisierte Links zu versenden. Die Nutzer sollen die Formulare online ausfüllen und optional Dokumente im PDF-Format hochladen können. Die Lösung muss eine rechtsgültige eSignatur unterstützen und einen Audit-Trail erstellen. Nach der Freigabe sollen alle Dokumente verschlüsselt gespeichert und über eine REST-API für die Weiterverarbeitung durch die BVK bereitgestellt werden. Die BVK wird einen eigenen Service entwickeln, um die Daten über die REST-API abzurufen und in das hauseigene Archivsystem zu übertragen. Die Lösung muss eine hohe Verfügbarkeit aufweisen und den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Der Auftragnehmer muss nachweisen, wie durch technische und organisatorische Maßnahmen verhindert wird, dass Mitarbeiter des Auftragnehmers die Versichertendaten einsehen können. Die BVK betreibt ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) nach ISO 27001/BSI IT-Grundschutz des BSI. Eine jährliche Mitarbeit des Auftragnehmers am Risikomanagementprozess ist erforderlich. Ein C5 (Typ 2)-Testat oder eine SOC 2 (Type 2)-Zertifizierung für die Infrastrukturkomponenten der Lösung ist erforderlich. Die Daten sind innerhalb der Europäischen Union zu speichern und zu verarbeiten. Der Anbieter verfügt über ein mehrschichtiges Backup-Konzept und sorgt für die Sicherstellung einer redundanten Datenhaltung. Geplante Wartungszeiten müssen im Voraus angekündigt werden und dürfen nur in definierten Zeitfenstern stattfinden, um die Auswirkungen auf den Betrieb zu minimieren. Ungeplante Ausfälle müssen durch schnelle Erkennungs- und Wiederherstellungsprozesse auf ein Minimum reduziert werden. Der Anbieter führt regelmäßig entsprechende Sicherheits- und Lasttests, sowie kontinuierliche Penetrationstests zur Vorbeugung von Cyberangriffen durch. Es müssen Redundanzen in der IT-Infrastruktur vorhanden sein, um sicherzustellen, dass Ausfälle einzelner Komponenten keine Beeinträchtigung der Gesamtverfügbarkeit verursachen. Notfallpläne (Disaster Recovery) müssen implementiert sein, um im Falle eines größeren Ausfalls eine schnelle Wiederherstellung der Systeme zu gewährleisten. Der Anbieter sollte ein Backup- und Disaster Recovery Konzept für die Daten der BVK implementieren. Die Einführung der Plattform zur Nutzung wird in der BVK als Projekt durchgeführt. Seitens des Anbieters wird ebenfalls ein Projektleiter erwartet, der für die gesamte Projektlaufzeit (geplant bis Ende Juli 2026) für dieses Projekt zur Verfügung steht. Das komplette System inklusive der durch den Anbieter vorgenommenen projektspezifischen Konfigurationen und Anpassungen ist vollumfänglich zu dokumentieren. Im Rahmen der Implementierung der Plattform und des Formular-Tools in unterschiedlichen Fachbereichen sind die späteren User des Formular-Baukastens zu schulen und in die Lage zu versetzen, selbständig mit dem System zu arbeiten. Der Anbieter befähigt von der BVK benannte Mitarbeitende der BVK-eigenen IT in Form von einer Einweisung oder Dokumentationen dazu, alle in genannten Daten, selbständig gemäß den in 3.2.3 Datenbereitstellung spezifizierten Kriterien abzuholen und in das Zielsystem innerhalb des BVK-Netzwerks zu übernehmen.