SAP S/4HANA Implementierung und Migration für Universität Köln

Die Universität zu Köln plant die Umstellung ihrer SAP-Systeme auf SAP S/4HANA, um die aktuelle ERP-Landschaft abzulösen und gleichzeitig Geschäftsprozesse zu optimieren. Die Transition fokussiert sich auf den technischen Systemwechsel, während die Transformation die Digitalisierung und Effizienzsteigerung der Prozesse zum Ziel hat. Der beauftragte Implementierungspartner wird die Universität zu Köln bei der Migration der SAP-Systeme auf SAP S/4HANA unterstützen. Dies beinhaltet die Erstellung einer Implementierungskonzeption, die als Grundlage für die anschließende Implementierung, Lokalisierung und das Customizing des Systems dient. Der Partner berät auch hinsichtlich fachlicher und technischer Prozessoptimierungen, um eine effiziente und nachhaltige Systemgestaltung zu gewährleisten. Die Umsetzung umfasst die Implementierung des Systems, Datenbereinigung und Datenmigration. Dabei kann auf bestehende Konzepte und Customizing-Transporte aus NRW-Hochschulkooperationsprojekten zurückgegriffen werden. Die Universität zu Köln strebt eine End-to-End prozessorientierte Arbeitsweise an und möchte die bestehenden Eigenentwicklungen reduzieren, um sich stärker am SAP-Standard zu orientieren. Besonderes Augenmerk liegt auf der Berücksichtigung der Besonderheiten, die sich aus der eigenständigen Wahrnehmung der Bauherreneigenschaft durch die Universität ergeben. Das bestehende SAP ECC 6.0 System, das vor etwa 15 Jahren installiert wurde, weist an vielen Stellen suboptimale Verfahren auf, die nicht übernommen werden sollen. Das SAP FIORI System wird seit 2024 betrieben. Der Auftragnehmer wird die technische Transition, einschließlich der Ablösung des bestehenden dreistufigen ERP-Systems und der Umstellung auf SAP S/4HANA, sicherstellen. Dies beinhaltet eine reibungslose Datenmigration bei minimaler Ausfallzeit, die Optimierung der Systemarchitektur, die Sicherstellung der Kompatibilität mit bestehenden Schnittstellen und Systemen sowie die Erfüllung von IT-Sicherheits- und Datenschutzanforderungen. Im Rahmen der geschäftlichen Transformation sollen Geschäftsprozesse standardisiert und automatisiert, die Benutzerfreundlichkeit durch moderne SAP-Fiori-Oberflächen verbessert, Echtzeit-Analysen und optimierte Berichtsführung genutzt sowie neue Technologien integriert werden. Klare Meilensteine, Qualitätskriterien, enger Austausch mit Fachabteilungen und Key-Usern, Schulungen und Change-Management zur Nutzerakzeptanz sowie Risikominimierung durch frühzeitige Tests sind entscheidend für den Erfolg. Der Auftragnehmer muss ein standardisiertes, erprobtes und adaptierbares Vorgehen mitbringen und eine professionelle Projektdurchführung gewährleisten. Die Leistungserbringung endet mit der formalen Freigabe und erfolgreichen Übergabe der Produktivsysteme in den Regelbetrieb, inklusive einer Anlaufunterstützung während der Hypercarephase und einem Know-how-Transfer. Der Auftragnehmer stellt ausreichende Ressourcen in benötigter Qualität zur Verfügung und setzt qualifiziertes Personal mit relevanten SAP-Zertifizierungen ein. Die Universität zu Köln wird Mitwirkungsleistungen erbringen, wie die Benennung von Ansprechpartnern, Sicherstellung der Entscheidungsfähigkeit und Bereitstellung von Informationen. Der Leistungsumfang umfasst Projektinitialisierung, Analyse, Anforderungsdefinition, Prozessdefinition und -transformation, Vorbereitung und Einführung des Geschäftspartners, Systemvorbereitung, Customizing, Migration, Schulungen, Test- und Abnahmeverfahren, Go-Live und Post-Go-Live-Support sowie Dokumentation und Übergabe. Die Erstellung verschiedener Konzepte (fachlich, technisch, Schnittstellen, Rollen, Test, Change Management, Schulung, Datenmigration, Einführung, IT-Sicherheit, Notfallmanagement, Support) ist ebenfalls Teil des Auftrags. Die Datenmigration muss den Anforderungen eines Wirtschaftsprüfers entsprechen. Die Implementierung erfolgt in iterativen Schritten mit anschließender Testphase und Überführung in die Produktionsumgebung. Der Auftragnehmer ist für die Projektorganisation, Ressourcenbereitstellung, das Berichtswesen und die Gesamtverantwortung für das Transitionsprojekt zuständig. Die Universität zu Köln setzt derzeit SAP-Module wie MM, RE-FX, HCM, FI, PSM, CO/PS und SAP Ariba Contracts ein und prüft weitere Module wie SAC, SuccessFactors, Ariba, VIM und BCM. Eine detaillierte Übersicht der bestehenden SAP-Schnittstellen ist ebenfalls Teil der Vergabeunterlagen.