Fahrradleasing für Mitarbeiter des Kreis Coesfeld

Die Ausschreibung beinhaltet die Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings (Teilamortisierungsleasing) gemäß TV-Fahrradleasing sowie § 2 Landesbesoldungsgesetz NRW. Der Leistungsgegenstand umfasst die Überlassung der Fahrräder an Tarifbeschäftigte zur dienstlichen und privaten Nutzung. Des Weiteren sind Versicherungs-, Schulungs- und Serviceleistungen gefordert, einschließlich der Abwicklung der Bestell-, Rückgabe- und Schadenabwicklungsprozesse. Die Wartung und Reparatur der Fahrräder sowie ein Störfallmanagement sind ebenfalls Bestandteil der Ausschreibung. Die Bereitstellung eines Online-Portals für alle vertragswesentlichen Schritte ist erforderlich. Im Rahmen des Händlernetzes muss der Auftragnehmer im Umkreis von jeweils bis zu 10 km um die Stadt Coesfeld und um die Stadt Lüdinghausen über jeweils mindestens einen kooperierenden Fachhändler für Fahrräder bereitstellen. Jedes Rad muss fachgerecht montiert und an den Mitarbeiter / Nutzer übergeben werden, wobei der Auftragnehmer sicherzustellen hat, dass jedes Dienstrad verkehrssicher ist. Bei Übergabe muss eine kostenlose Einweisung erfolgen. Der Auftragnehmer muss bei jeder Übergabe- und Rücknahme dem Auftraggeber binnen 1 Tag ein Protokoll zur Verfügung stellen, das den Tag, die Vertragsnummer, den ordnungsgemäßen Zustand des Rades, etwaige Mängel, die Vollständigkeit der Ausstattung und erforderliche Unterlagen erfasst. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass über sein System Einzel-Leasingverträge nur über Räder geschlossen werden, die den Vorgaben TV-Fahrradleasing (bzw. Landesbesoldungsgesetz NRW) entsprechen. Festverbautes, grundsätzlich leasing-fähiges Rad-Zubehör kann mit geleast werden. Der Auftragnehmer muss alle für die Ausführung ihrer Dienstleistung erforderlichen Musterverträge (ausgenommen: Rahmenvereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer) bereitstellen, die mit allen maßgeblichen Rechtsvorschriften, insbesondere den Anforderungen des TV-Fahrradleasing (bzw. Landesbesoldungsgesetz NRW) vereinbar sind. Der Auftragnehmer muss ein rechts- und tarifvertragskonformes Muster für den Überlassungsvertrag zwischen Auftraggeber und Mitarbeiter bereitstellen und Änderungen des Auftraggebers an diesem Muster in sein System übernehmen. Der Auftragnehmer muss gewährleisten, dass bei Nutzung seiner Vertragsmuster der Auftraggeber – und nicht der Fahrrad-Nutzer (Mitarbeiter) – der wirtschaftliche Leasingnehmer des Rades ist (über die gesamte Laufzeit aller Verträge und Vereinbarungen). Jeder Einzelleasingvertrag muss den jeweils monatlich zu zahlenden Gesamtbetrag ausweisen (jeweils brutto und netto). Die private Nutzung des Rades durch Mitarbeiter ist erlaubt. Der Auftragnehmer muss digitales Informationsmaterial über das Angebot für den Arbeitgeber jederzeit, unbegrenzt und kostenfrei zum Abruf bereitstellen und die auftraggebende Kommune bei der internen Kommunikation des Dienstradleasingangebots mit analogen wie digitalen Formaten o.ä. für Beratungs- und Informationsmöglichkeiten unterstützen. Für alle Fahrradtypen muss ab Übergabe des Fahrrades (keine Wartefrist!) für die gesamte Laufzeit des jeweiligen Einzelleasingvertrages mindestens ein Basis-Versicherungsschutz auch für die Privatnutzung bestehen (kein Fahrrad ohne Versicherungsschutz!). Die Kosten für den Versicherungsschutz müssen fest in den Einzelleasingvertrag eingepreist und die gesamte Laufzeit konstant sein. Für Fälle, in denen eine nutzende Person aus der laufenden Entgeltzahlung bei der auftraggebenden Kommune herausfällt oder das Fahrrad nicht weiter nutzen kann, müssen Möglichkeiten bzw. Regelungen zur Verringerung der noch ausstehenden Gesamtnutzungsraten bestehen (z. B. vorzeitige Rückgabe, Weiternutzung durch Dritte, Privatleasing). Etwaige (Zusatz)Kosten, die durch die Bearbeitung eines Störfalls entstehen, müssen umfassend, transparent und aufgeteilt in ihre einzelnen Bestandteile ausgewiesen werden. Der Auftragnehmer muss dem Auftraggeber jederzeit alle für die Lohnbuchhaltung erforderlichen Daten mindestens per Datei in einem gängigen Dateiformat zur Verfügung stellen (.CVS, .XLSX o.Ä.). Für jeden Einzelleasingvertrag ist für die gesamte Dauer des Vertrages eine einzige Rechnung zu stellen. Das Lastschriftverfahren ist ausgeschlossen. Der Auftragnehmer muss ein Online-Portal für alle vertragswesentlichen Schritte (Information, Auswahl, Freigabe, Dokumentation usw.) ohne Zusatzkosten bereitstellen (inklusive Systemservice). Das Online-Portal muss getrennte Bereiche für den Auftraggeber und Mitarbeiter haben. Für Arbeitgeber müssen jederzeit alle Informationen über alle aktuellen und beendeten Verträge dargestellt sein. Für Mitarbeiter müssen alle Informationen zur Vorbereitung eines Vertragsschlusses und über die gesamte Vertragslaufzeit dargestellt sein. Außerdem muss für Mitarbeiter ein Tool zur Berechnung der Gehaltsumwandlungsrate vorhanden sein.