Vergabemanagementsystem für Region Hannover

Die Region Hannover beabsichtigt die Beschaffung eines Vergabemanagementsystems (VMS) als Software as a Service (SaaS) Lösung. Dieses System soll die gesamte, elektronische und medienbruchfreie Abwicklung von Vergabeverfahren unterstützen, einschließlich der Bedarfsermittlung, der Erstellung von Vergabeunterlagen, der Kommunikation mit Bietern, der Angebotsöffnung, -prüfung und -wertung sowie der Dokumentation und Archivierung. Das VMS muss für die Region Hannover und ihre derzeit neun Kooperationspartner nutzbar sein und eine Laufzeit von zehn Jahren haben. Wesentliche Anforderungen umfassen die Unterstützung aller nationalen und EU-Vergabeverfahren, die Anpassung an spezifische Workflows und Abzeichnungsgrenzen der Region Hannover und ihrer Kooperationen, ein flexibles Rechte- und Rollensystem sowie die Einhaltung von Datenschutz- und Datensicherheitsstandards gemäß DSGVO und NDSG. Die Software muss webbasiert sein und eine Vergabeplattform für externe Nutzer bereitstellen. Besondere Beachtung finden die Individualisierungsmöglichkeiten für verschiedene Verfahrensarten (Hochbau, Tiefbau, Liefer- und Dienstleistungen) durch Erfassungsmasken, die automatische Übernahme von Daten in Vergabeunterlagen und Vergabevermerke. Die Einhaltung von Fristen und die Bereitstellung von Schulungen sind ebenfalls Teil des Leistungsumfangs. Die Software muss releasesicher und versionsfest sein, sodass Anpassungen bei Programmupdates ohne zusätzliche Kosten erhalten bleiben. Die Datensicherheit, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßiger Backups, ist von zentraler Bedeutung. Die Software muss eine kontinuierliche Konformität mit vergaberechtlichen Vorgaben gewährleisten und sich an zukünftige Gesetzesänderungen anpassen lassen. Die Unterstützung von Standards wie eForms und die Möglichkeit zur Erstellung von Statistiken und Reports sind ebenfalls gefordert. Die Kommunikation mit Bietern und Bewerbern muss über die Vergabeplattform erfolgen, und es wird ein kostenfreier Support im First-, Second- und Third-Level-Bereich erwartet. Die Software muss eine revisionssichere Dokumentation aller Systemtätigkeiten ermöglichen und die rechtskonforme Erstellung des Vergabevermerks unterstützen. Die Möglichkeit zur Aufteilung von Verfahren in Lose und die Unterstützung von besonderen Beschaffungsmethoden wie elektronischen Katalogen, dynamischen Beschaffungssystemen und elektronischen Auktionen sind ebenfalls gewünscht.