Fahrradleasing für Universitätsklinikum Düsseldorf

Das Universitätsklinikum Düsseldorf (UKD) beabsichtigt den Abschluss eines Rahmenvertrages über das Leasing von verschiedenen Fahrrädern für seine Bediensteten. Das Leasing erfolgt als reines Finanzleasing. Insgesamt sind rund 9.000 Mitarbeitende des UKD sowie ca. 800 Mitarbeitende von Tochtergesellschaften (GSD, UKM, GKD) in das Vorhaben eingebunden. Es wird geschätzt, dass zwischen 1.000 und 2.000 Mitarbeitende das Angebot in Anspruch nehmen werden. Die Ausschreibung bezieht sich auf Fahrräder und Elektrofahrräder/Pedelecs, die verkehrstechnisch als Fahrräder gelten und keine Kennzeichen- oder Versicherungspflicht erfordern. Der Auftraggeber agiert als Leasingnehmer und schließt einen Rahmenvertrag mit dem Auftragnehmer ab. Für die einzelnen Beschäftigten werden individuelle Überlassungsverträge geschlossen. Das Eigentum an den Leasingobjekten verbleibt während der Leasingdauer beim Auftragnehmer, ebenso die Verwaltung und Verwertung der Fahrräder. Die Gewährleistungs- und Garantiebestimmungen der Hersteller sind uneingeschränkt anzuwenden. Bei Gewährleistungsansprüchen muss der Auftragnehmer eine Liste von Vertragswerkstätten oder Generalvertretungen in der Region bereitstellen. Der Auftragnehmer ist der primäre Ansprechpartner für die Beschäftigten in Vertrags-, Versicherungs- und Wartungsfragen. Es darf kein vertraglicher Anspruch auf den Kauf des Fahrrads eingeräumt werden, um die ertragsteuerliche Situation des Auftraggebers und seiner Bediensteten zu wahren. Ein zentrales Ziel ist ein umfangreiches Fahrradangebot, das mindestens fünf Fahrradfachhändler oder Filialen im Düsseldorfer Stadtgebiet und weitere fünfzig in der Region (Umkreis 40 km) sowie Online-Fachhändler umfasst. Dies soll eine breite Palette an Fahrradtypen (City-Bike, Mountain-Bike, Trekking-Bike, Lastenfahrrad, Rennrad) und Marken abdecken. Die Fahrräder können optional mit leasingfähigem Zubehör und individuellen Komponenten ausgestattet werden. Das Leasingangebot muss sich auf Fahrräder mit einem Verkaufspreis zwischen 750 und 7.000 Euro (inklusive Umsatzsteuer) erstrecken. Preise für Versicherungs- und Wartungspakete sind separat aufzuführen. Ein digitalisiertes Verfahren mit einem übersichtlichen und intuitiv bedienbaren Online-Portal ist erforderlich, das auch einen Onlinerechner zur Ermittlung der finanziellen Auswirkungen für die Beschäftigten beinhaltet. Der Auftragnehmer muss Testzugänge für das Portal bereitstellen. Es werden mindestens zwei Referenzen von Leasingnehmern mit mindestens 5.000 Beschäftigten erwartet, die das Konzept, die technische Umsetzung, den Umsetzungszeitraum und die Nutzeranzahl detailliert beschreiben. Die Leasinglaufzeit beträgt in der Regel 36 Monate, wobei Einzelverträge abgeschlossen werden. Der Restwert des Fahrrads am Leasingende muss angegeben werden. Der Überlassungsvertrag muss Versicherungsbeiträge für Schutz bei Vandalismus, Diebstahl und Unfall sowie einen deutschlandweiten Notfallservice (Abschleppdienst, Ersatzrad) umfassen. Ebenso sind Wartungsbeiträge für die Gewährleistung der Verkehrssicherheit und die Durchführung notwendiger Wartungsmaßnahmen zu berücksichtigen. Der Auftragnehmer muss ein System zur Dokumentation und Nachweisführung der Wartung bereitstellen. Das Konzept muss auch Regelungen für Sonderfälle wie die vorzeitige Beendigung des Leasingvertrages bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder Wegfall der Gehaltszahlung enthalten. Das Online-Portal muss ein Berichtswesen für den Auftraggeber bereitstellen, das Daten zu Teilnehmenden, Preissegmenten, Fahrradantrieben, Versicherungs- und Wartungspaketen sowie Händlerstandorten enthält. Ein Kommunikations- und Vertriebskonzept zur Bewerbung des Leasingangebots ist ebenfalls gefordert. Die Auftragsabwicklung erfolgt über das Online-Portal, wobei der Auftraggeber die Teilnahmevoraussetzungen prüft und die Angebote freigibt. Die Fahrradübergabe erfolgt in der Regel beim ausgewählten Fahrradhändler. Das Fahrrad muss sich bei Rückgabe in einem ordnungsgemäßen Zustand befinden. Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst ein Jahr und verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, maximal jedoch vier Jahre, sofern kein Widerspruch erfolgt. Eine außerordentliche Kündigung ist bei nachhaltiger Störung der Geschäftsbeziehung möglich.