Microsoft Dynamics 365 Business Central Implementierung und Support

Die Ausschreibung beinhaltet die Implementierung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central in der Cloud für die ZUG gGmbH. Ziel ist die Digitalisierung zentraler Verwaltungsprozesse, darunter Finanzbuchhaltung, Controlling, Einkauf, Reiseanträge und -abrechnungen sowie Projektzeiterfassung. Die ERP-Implementierung soll eine ganzheitliche Prozessunterstützung und Systemintegration gewährleisten, insbesondere mit MS365 und ECM (Doxis / SER). Die Standardisierung und Effizienzsteigerung durch Automatisierung regelbasierter Prozesse ist ein weiteres Ziel. Die Lösung soll verbesserte Transparenz und Steuerbarkeit durch eine konsolidierte Datenbasis ermöglichen. Rechtskonforme und revisionssichere Abwicklung unter Einhaltung gesetzlicher, steuerlicher und interner Vorgaben ist erforderlich. Die ZUG strebt eine langfristige Zusammenarbeit für nachhaltigen Betrieb und Support an. Die bestehende IT-Systemlandschaft umfasst DATEV Smart IT, DATEV Unternehmen Online, DATEV LoDas, cosinex Vergabemanagementsystem, cosinex Vertragsmanagement, rexx und Atlassian JIRA. Das neue ERP-System soll DATEV Smart IT und das Controllingkernsystem (Excel) ablösen. Schnittstellen sind zu DATEV LoDas, DATEV-Software für Steuerberater, cosinex Vergabemanagementsystem und rexx zu realisieren. Die Infrastruktur umfasst Microsoft Exchange und Fileserver, wobei eine Umstellung auf Microsoft 365 und Windows 11 geplant ist. Zukünftig sind ein Data Warehouse (DWH) und ein Business Intelligence Tool geplant, die Daten aus dem ERP-System nutzen sollen. Das ECM-System Doxis wird aktuell eingeführt und soll mit dem ERP-System integriert werden. Die Anforderungen an den Datenschutz und die IT-Sicherheit umfassen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Schulungen und Dokumentationen müssen barrierefrei gestaltet sein. Die funktionalen Anforderungen umfassen die Abbildung von Aufträgen über Kostenträger, Angebotskalkulation und Vertragsstruktur. Die ERP-Prozesslandkarte umfasst die Hauptprozesse Aufträge akquirieren, Leistung erbringen, Finanzen und Controlling durchführen, Produkte und Dienstleistungen beschaffen sowie Dienstreisen managen. Die funktionalen Anforderungen sind je Themenbereich bzw. Prozessabschnitt strukturiert aufgebaut, inklusive fachlicher Beschreibung, User Story und Akzeptanzkriterien. Die Finanzbuchhaltung muss sämtliche Anforderungen erfüllen, die mit einer Buchhaltung und Bilanzierung nach HGB verbunden sind. Der Eingangsrechnungsprozess soll digital verarbeitet und freigegeben werden, inklusive Bearbeitung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Der Ausgangsrechnungsprozess umfasst die Erstellung, Prüfung und Verbuchung projektbezogener Rechnungen. Der Zahlungsprozess soll sicher, nachvollziehbar und automatisiert sein. Die Jahresbudgetplanung Gemeinkosten soll eine fundierte Kostensteuerung ermöglichen. Der Wirtschaftsplan soll als zentrales Planungsdokument dienen und Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Entwicklungen analysieren. Rollierende Forecasts sollen erstellt werden, um aktuelle Entwicklungen in die Finanzplanung einfließen zu lassen. Die Personaleinsatzplanung soll die Zuordnung von Mitarbeitenden zu Projekten optimieren. Umsatzsteuern sollen effizient gemanagt werden, um die steuerliche Compliance sicherzustellen. Der Jahresabschluss soll reibungslos extern erstellt werden können. Statistische Meldungen sollen aus den ERP-Daten erstellt werden können. Das interne Rechnungswesen soll eine verursachungsgerechte Verbuchung von Kosten auf die entsprechenden Kostenträger gewährleisten. Kostenstellen sollen kontrolliert und VZÄ verteilt und Kosten mit Bezug zum Mitarbeitenden umgelegt werden. Gemeinkosten sollen vertrags- und verursachungsgerecht auf die Kostenträger verteilt werden. Nachträgliche Änderungen sollen verbucht werden können, ohne abgeschlossene Kostenträger zu beeinflussen. Ein Auftragscontrolling soll regelmäßig einen Überblick über die finanzielle sowie personelle Entwicklung des Auftrags geben. Kostensätze für Angebotskalkulationen sollen ermittelt werden können. Produkte und Dienstleistungen sollen effizient beschafft werden können, inklusive Verwaltung von Vertragspartnern und Verträgen. Bedarfe sollen ermittelt und Bedarfsanforderungen gestellt werden können. Bedarfsanforderungen sollen geprüft, genehmigt und Bestellungen abgewickelt werden können. Vergabeverfahren sollen ausgewählt, finalisiert und Verträge abgeschlossen werden können. Dienstreisen sollen beantragt, genehmigt und gebucht werden können. Vorschüsse auf Dienstreisen sollen beantragt und ausgezahlt werden können. Reisekosten sollen abgerechnet und vorbereitende Tätigkeiten je Reise in der Dienstreisestelle durchgeführt werden können. Ein Bahncardprozess soll durchgeführt werden können. Daten für ESG-Reporting sollen bereitgestellt und ein Asset Management durchgeführt werden können.